ZASTUPNIČKI DOM SABORA REPUBLIKE HRVATSKE

Na osnovi članka 89. Ustava Republike Hrvatske, donosim

ODLUKU

O PROGLAŠENJU ZAKONA O ARHIVSKOM GRADIVU I ARHIVIMA

Proglašavam Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, koji je donio Zastupnički dom Sabora Republike Hrvatske na sjednici 19. rujna 1997.

Broj: 081-97-1511/1
Zagreb, 29. rujna 1997.

ZAKON

O ARHIVSKOM GRADIVU I ARHIVIMA

Ovim se Zakonom uređuju: zaštita i uvjeti korištenja, čuvanje, uporaba i obrada arhivskoga gradiva, javna arhivska služba, te nadležnosti i zadaće arhiva.

Arhivsko je gradivo od interesa za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu.

Arhivsko i registraturno gradivo zaštićeno je bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu, odnosno kod koga se nalazi, te je li registrirano ili evidentirano.

Na zaštitu arhivskoga gradiva primjenjuju se i propisi o zaštiti kulturnih dobara.

Arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani.

Zapisi ili dokumenti poglavito su spisi, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskovnice, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojnočitljivi zapisi, datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.

Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnoga gradiva.

Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe.

Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju, te se glede njegove zaštite primjenjuju odredbe ovoga Zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsko gradivo.

Imateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva smatraju se pravne i fizičke osobe koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga drže s bilo kojega naslova.

Stvarateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva smatraju se pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje.

Arhivi su ustanove za čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivskoga gradiva koje mogu biti javne i privatne.

Pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko, odnosno registraturno gradivo do predaje nadležnom arhivu.

Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo.

Arhivsko gradivo nastalo djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe čini cjelinu (arhivski fond) i u načelu se ne može dijeliti.

Registraturno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg ustrojstva stvaratelja, prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaratelja, zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a uz prethodno pribavljeno mišljenje nadležnoga državnog arhiva.

Tijelo ili osoba koja donosi odluku o podjeli ili spajanju registraturnoga gradiva dužna je utvrditi imatelja za svaki dio ovako podijeljenoga ili spojenoga gradiva.

U slučaju sumnje je li neko gradivo arhivsko, muzejsko ili knjižnično, odlučuje ministar kulture.

Javnim arhivskim ili registraturnim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti (dalje: stvaratelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva).

Stvaratelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su o svom osnivanju, te o promjeni statusa i ustrojstva izvijestiti nadležni državni arhiv radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

Nadležni državni arhiv utvrđuje popis stvaratelja i imatelja javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva na području svoga djelovanja.

Javno arhivsko i registraturno gradivo je neotuđivo.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su:

- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu,

- dostavljati na zahtjev nadležnoga državnog arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u svezi s njim,

- pribavljati mišljenje nadležnoga državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo,

- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnoga gradiva,

- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva,

- pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva.

Stvaratelji i imatelji javnoga registraturnoga gradiva dužni su, i nakon što je arhivsko gradivo odabrano, osigurati čuvanje onoga registraturnog gradiva u kojemu još nisu protekli rokovi čuvanja.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva obvezni su osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su odrediti djelatnika odgovornoga za rad pismohrane, a po potrebi i djelatnika u pismohrani.

Djelatnici u pismohrani moraju imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohranama.

Ministar kulture donosi na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva i Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama.

Ako imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva čuva gradivo nemarno ili nestručno, te postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, nadležni će mu državni arhiv rješenjem naložiti da u ostavljenom roku provede mjere njegova sređivanja, popisivanja ili tvarne zaštite.

Ako istekom ostavljenoga roka imatelj ne provede naložene mjere, to će rješenje izvršiti nadležni državni arhiv na trošak imatelja.

Protiv rješenja iz stavka 1. ovoga članka, žalba se podnosi Ministarstvu kulture. Žalba ne odgađa izvršenje rješenja.

Tijelo koje donese odluku o prestanku rada stvaratelja, odnosno imatelja javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva, dužno je odrediti novu pravnu osobu kao imatelja toga gradiva ili donijeti odluku o predaji gradiva nadležnom arhivu.

Tijelo, iz stavka 1. ovoga članka, dužno je obavijestiti nadležni državni arhiv o novom smještaju gradiva.

Stvaratelji i imatelji javnoga registraturnog gradiva redovito, po isteku roka za čuvanje određene vrste gradiva, odabiru iz njega arhivsko gradivo, prema uputama i uz odobrenje nadležnog arhiva.

Odabiranje se obavlja prema popisima što ih utvrđuju nadležni arhiv i imatelj.

Postupak odabiranja arhivskoga gradiva, kao i potanji propisi o mjerilima, načinu vrednovanja, izradi popisa gradiva s rokovima čuvanja, redovnom provođenju i postupku odabiranja, utvrđuju se posebnim pravilnikom što ga donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Stvaratelji i imatelji dužni su, nakon odabiranja, uništiti neodabrano (izlučeno) registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja. Pri uništavanju moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli povrijediti javni probitak ili probitak građana.

Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka.

Prije predaje nadležnom arhivu, stvaratelji, odnosno imatelji, dužni su obaviti odabiranje i sređivanje gradiva.

Gradivo se može predati nadležnom arhivu i prije isteka roka iz stavka 1. ovoga članka, ako se o tome sporazume imatelj i nadležni arhiv, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.

Ako je gradivo i nakon isteka roka iz stavka 1. ovoga članka potrebno u redovitom poslovanju, stvaratelj će, odnosno imatelj, i nadležni arhiv, utvrditi popis takvoga gradiva i odrediti rok u kojem će se ono predati arhivu.

Obveza predaje odnosi se i na gradivo koje sadrži osobne podatke, kao i gradivo za koje je utvrđen stupanj tajnosti određen zakonom ili općim propisima o čuvanju tajnosti. Prigodom predaje arhivu, takvo se gradivo obvezno posebno označuje u popisu i navodi se rok dostupnosti javnosti.

Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva dužni su ga predati nadležnom arhivu u izvorniku, sređeno, označeno, popisano, u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno, u skladu s Pravilnikom o predaji arhivskoga gradiva arhivima.

Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva.

Arhiv će preuzeti gradivo i ako nisu zadovoljeni uvjeti iz ovoga članka, ako je to nužno radi zaštite i spašavanja gradiva od oštećenja ili uništenja.

Troškove predaje, uključujući sređivanje i izradu popisa, ukoliko ono nije ranije provedeno, snosi imatelj arhivskoga gradiva.

Proizvođači filmova namijenjenih javnome prikazivanju, bez obzira u kojoj su tehnici filmovi snimljeni, dužni su u prvoj godini prikazivanja filma predati Hrvatskom državnom arhivu jednu nekorištenu kopiju svakoga proizvedenog filma s odgovarajućom dokumentacijom (scenarij, knjiga snimanja, ispis dijaloga, plakat i izbor fotografija).

Godinu dana nakon snimanja filma proizvođač je obvezan predati na trajno čuvanje izvorno gradivo snimljenoga filma (originalni negativi slike i tona).

Uvoznici filmova obvezni su po isteku licence filma predati Hrvatskom državnom arhivu najbolju kopiju svakoga filma, uvezenoga za javno prikazivanje.

Uvoznici videokazeta obvezni su predati Hrvatskom državnom arhivu na trajno čuvanje po jednu kopiju svakoga uvezenog filma.

Ako osoba iz članka 15. i 16. ovoga Zakona ne ispuni utvrđene obveze, nadležni arhiv donijet će rješenje o odabiranju, sređivanju i predaji gradiva i izvršiti ga na trošak imatelja.

Protiv rješenja iz stavka 1. ovoga članka žalba se podnosi Ministarstvu kulture. Žalba ne odgađa izvršenje rješenja.

Pravo na korištenje javnoga arhivskog gradiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima.

Javno arhivsko gradivo u arhivima daje se na korištenje u službene svrhe, za znanstveno istraživanje i u publicističke svrhe, za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi ostvarenja ili zaštite osobnih prava i u druge opravdane svrhe.

Na korištenje privatnoga arhivskog gradiva u arhivima primjenjuju se odredbe o korištenju javnoga arhivskog gradiva, ako zakonom ili drugim propisom nije drukčije uređeno ili ako nije drukčije utanačeno u ugovoru, odnosno ispravi o predaji gradiva u arhivu.

Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno za korištenje 30 godina nakon nastanka.

Arhivsko je gradivo dostupno za korištenje i prije isteka roka od 30 godina, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to odobri stvaratelj.

Arhivsko i registraturno gradivo koje sadrži podatke što se odnose na obranu, međunarodne odnose i na poslove nacionalne sigurnosti, uključujući one za održavanje reda i mira, te na gospodarske interese države, a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni interes Republike Hrvatske, dostupno je za korištenje po isteku od 50 godina od njegova nastanka, ako posebnim propisom nije drukčije određeno.

Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni, financijski i sl.) dostupno je za korištenje 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi.

Arhivsko gradivo iz stavka 1. ovoga članka može se koristiti i prije predviđenoga roka, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako na to pristane osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti.

Kod predaje arhivu javnoga arhivskog gradiva navedenog u članku 20. stavku 3. ovoga Zakona i u stavku 1. ovoga članka, u primopredajnom se zapisniku obvezno utvrđuju rokovi dostupnosti.

Ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivskoga gradiva prije isteka predviđenoga roka, ravnatelj arhiva može odobriti korištenje toga gradiva iako se nisu stekli uvjeti iz članka 20. i 21. ovoga Zakona, na način i pod uvjetima koji jamče zaštitu javnih probitaka, odnosno privatnosti, prava i probitaka treće osobe, a uz obvezno prethodno pribavljeno mišljenje Hrvatskog arhivskog vijeća.

Javno arhivsko gradivo mogu koristiti bez ograničenja stvaratelji čijom je djelatnošću i radom ono nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.

Na korištenje se u načelu daju snimci arhivskoga gradiva.

Dokumente, potrebne u službene svrhe, arhivi u načelu daju na korištenje u obliku ovjerovljena preslika.

Iznimno se državnim tijelima može posuditi izvorno arhivsko gradivo, ali na određeno vrijeme i uz uvjet da se na trošak toga tijela prethodno izradi zaštitni preslik.

Iznimno, izvorno arhivsko gradivo može se dati na korištenje ako ne postoje snimci toga gradiva ili ako to zahtijeva znanstvena metoda rada.

Arhivsko gradivo može se koristiti za izložbe izvan arhiva, ukoliko su osigurani uvjeti za njegovu zaštitu i sigurnost i uz obvezu da se zaštitno snimi o trošku posuditelja, prije predaje.

Korištenje arhivskoga gradiva i obavijesnih pomagala u arhivima besplatno je. Za izradu preslika ili posebne tehničke opreme, arhivu se plaća naknada.

Za korištenje arhivskoga gradiva u svrhu promidžbe, stjecanja dobiti, za umnažanje ili za objavljivanje reprodukcija zapisa, potrebno je posebno odobrenje nadležnog arhiva.

Za korištenje gradiva prema stavku 1. i 2. ovoga članka arhivu se plaća naknada utvrđena Pravilnikom o korištenju arhivskoga gradiva.

Odobrenje za korištenje javnoga arhivskog gradiva daje ravnatelj arhiva.

U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje arhivskoga gradiva donosi se rješenje.

Žalba na rješenje iz stavka 2. ovoga članka podnosi se Ministarstvu kulture.

Način, uvjeti i postupak korištenja javnoga arhivskog gradiva, te izrada preslika i ovjerovljenih prijepisa utvrđuju se Pravilnikom o korištenju arhivskoga gradiva što ga donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva.

Za svaku štetu i povredu nečijega prava učinjenu korištenjem arhivskoga gradiva odgovara osoba kojoj je odobreno korištenje gradiva.

Izvorno arhivsko gradivo može se iznijeti u inozemstvo u svrhu izlaganja, ekspertize ili provođenja mjera zaštite, uz odobrenje koje rješenjem daje ministar kulture. U rješenju se određuje rok u kojem arhivsko gradivo mora biti vraćeno u zemlju, a mogu se odrediti i drugi uvjeti.

Prije iznošenja iz zemlje obvezno je gradivo zaštitno snimiti.

Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.

Hrvatski državni arhiv utvrđuje popis imatelja arhivskoga gradiva u privatnom vlasništvu za koje po svojoj stručnoj ocjeni utvrdi da je od interesa za državu.

Privatno arhivsko gradivo upisuje se u Upisnik vlasnika privatnoga arhivskog gradiva.

Upisnik iz stavka 1. ovoga članka vodi Hrvatski državni arhiv i u njega se unose sljedeći podaci:

- ime, prezime i prebivalište vlasnika, te JMBG,

- osnovni podaci o stvaratelju arhivskoga gradiva,

- kratki opis sadržaja, vremenski raspon i količina gradiva,

- datum upisa, te broj i nadnevak rješenja o proglašenju gradiva dijelom spomeničke baštine.

Na stvaratelje i imatelje privatnoga arhivskog gradiva na odgovarajući se način primjenjuju odredbe ovoga Zakona o javnom arhivskom gradivu, osim ako ovim Zakonom nije drukčije određeno.

Imatelji privatnoga arhivskog gradiva koji iz bilo koje osnove čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, obavezni su:

- obavijestiti nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva,

- čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu,

- srediti gradivo i izraditi popis,

- dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje.

Ukoliko imatelj privatnoga arhivskog gradiva nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi popis, dužan je dopustiti nadležnom državnom arhivu da to učini o svom trošku.

Ako imatelj privatnoga arhivskog gradiva nemarno ili nestručno čuva gradivo, tako da postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, pa ni nakon opomene nadležnoga državnog arhiva u ostavljenom roku ne osigura uvjete za pravilno čuvanje i stručno održavanje arhivskoga gradiva, nadležni državni arhiv može rješenjem odrediti da se arhivsko gradivo preda arhivu na čuvanje dok imatelj ne dokaže da je osigurao propisane uvjete, i to rješenje izvršiti.

Protiv rješenja iz stavka 1. ovoga članka žalba se podnosi Ministarstvu kulture. Žalba ne odgađa izvršenje rješenja.

Vlasnik privatnoga arhivskog gradiva može ga pohraniti, darovati ili prodati državnom arhivu.

Privatno arhivsko gradivo koje pohranom, darovanjem ili kupnjom dođe u posjed državnoga arhiva, pristupačno je za korištenje pod uvjetima i na način koji vrijede za javno arhivsko gradivo, ako nije drukčije utanačeno u ugovoru, odnosno u ispravi o predaji gradiva državnom arhivu.

Vlasnik, koji je gradivo pohranio u državnom arhivu, zadržava sva prava na gradivo ako ugovorom o pohrani nije drukčije određeno.

Državni arhivi imaju pravo prvokupa arhivskoga gradiva u privatnome vlasništvu.

Vlasnici privatnoga arhivskog gradiva koji žele prodati svoje arhivsko gradivo, dužni su ga najprije ponuditi nadležnom državnom arhivu na čijem području imaju svoje sjedište, odnosno prebivalište. U ponudi moraju navesti cijenu i druge uvjete prodaje.

Nadležni državni arhiv koji ne želi koristiti svoje pravo prvokupa dužan je u roku od 30 dana od dana prijama ponude, o ponudi izvijestiti Hrvatski državni arhiv, koji se u roku od narednih 30 dana mora očitovati o ponudi.

Ukoliko ponuda ne bude prihvaćena u roku od 60 dana od njene predaje nadležnom državnom arhivu, vlasnik može svoje arhivsko gradivo prodati drugoj pravnoj ili fizičkoj osobi, uz cijenu koja nije niža od cijene navedene u ponudi nadležnom državnom arhivu i pod uvjetima koji za kupca nisu ni u čemu povoljniji od uvjeta sadržanih u ponudi nadležnom državnom arhivu.

Ako vlasnik privatnoga arhivskog gradiva postupi protivno odredbama ovoga članka, nadležni državni arhiv ima pravo tužbom protiv vlasnika i kupca zahtijevati poništenje ugovora o kupoprodaji, a najkasnije u roku od pet godina od dana sklapanja takvog ugovora.

Osobe koje prodaju svoje arhivsko gradivo državnom arhivu, oslobođene su plaćanja svih vrsta poreza na promet.

Državni arhivi mogu dati primjerenu naknadu osobama koje pomognu u pronalaženju i evidentiranju arhivskoga gradiva.

Vlasnici privatnoga arhivskog gradiva, koji namjeravaju svoje gradivo iznijeti iz Republike Hrvatske, dužni su, bez obzira jesu li upisani u Upisnik iz članka 32. ovoga Zakona, zatražiti odobrenje koje rješenjem izdaje ministar kulture.

Ministar kulture može odobriti privremeni ili trajni izvoz privatnoga arhivskog gradiva nakon pribavljenog mišljenja nadležnoga državnog arhiva.

Arhivska služba obavlja se kao javna služba obvezno na cijelom području Republike Hrvatske.

Arhivsku službu obavljaju, kao javne ustanove, Hrvatski državni arhiv, područni državni arhivi, te arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave.

Određene poslove arhivske službe mogu, kao ustanove, obavljati specijalizirani arhivi i privatni arhivi, na način uređen ovim Zakonom i drugim propisima.

Upravne i druge stručne poslove iz svoga djelokruga, u odnosu na arhivsku djelatnost, Ministarstvo kulture obavlja putem arhivske uprave kao upravne organizacije u svom sastavu.

Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični državni arhiv, obavlja arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, državnih i javnih ustanova i poduzeća, te pravnih osoba, obitelji i pojedinaca, čija se djelatnost prostirala ili se prostire na čitavom ili većem dijelu Republike Hrvatske, odnosno koja ima značenje za Republiku Hrvatsku.

Područni državni arhivi obavljaju arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, pravnih osoba s javnim ovlastima i javnih službi koje obavljaju djelatnost na području jedne ili više jedinica lokalne samouprave i uprave i u odnosu na gradivo koje nastaje na području djelovanja toga arhiva.

Arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave čuvaju, zaštićuju, obrađuju i koriste javno arhivsko gradivo tijela lokalne samouprave i uprave i njihovih javnih službi.

Specijalizirani arhivi i privatni arhivi (sveučilišni arhivi, gospodarski arhivi, arhivi vjerskih zajednica, arhivi banaka i dr.) mogu prikupljati i čuvati arhivsko i registraturno gradivo nastalo radom svojih osnivača i drugih domaćih pravnih i fizičkih osoba.

Specijalizirani arhivi koji se osnivaju za zaštitu, obradu i korištenje javnog arhivskog i registraturnoga gradiva, mogu se osnovati na temelju pribavljene suglasnosti i rješenja o razgraničenju nadležnosti s arhivima iz članka 39. stavka 2. ovoga Zakona, što ga izdaje ministar kulture.

Državni arhivi u sklopu svojih zadaća iz članka 41. ovoga Zakona:

- provode mjere zaštite arhivskoga gradiva u arhivu i brinu za njegovu sigurnost,

- sređuju, propisuju i objavljuju arhivsko gradivo, te ga daju na korištenje,

- obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove zaštite,

- provode neposredan nadzor nad radom arhiva i drugih imatelja arhivskoga gradiva izvan sustava državnih arhiva,

- preuzimaju javno arhivsko gradivo,

- prikupljaju privatno arhivsko gradivo otkupom, poklonom ili pohranom,

- obavljaju sigurnosno i zaštitno snimanje arhivskoga gradiva, te restauratorske i konzervatorske poslove u svezi s arhivskim gradivom,

- daju podatke, izvatke iz dokumenata i ovjerovljene prijepise na zahtjev korisnika,

- izrađuju i objavljuju obavijesna pomagala za pojedine arhivske fondove i zbirke,

- organiziraju predavanja, tečajeve i druge oblike stručnog osposobljavanja i usavršavanja arhivskog osoblja,

- priređuju izložbe, predavanja i provode druge oblike kulturne djelatnosti radi poticanja zanimanja za arhivsko gradivo i arhivsku djelatnost,

- surađuju međusobno i s drugim ustanovama kulture, znanstvenim i srodnim ustanovama dokumentacijske i informacijske službe radi unapređenja arhivske djelatnosti i znanstvenoga rada u području arhivistike, pomoćnih povijesnih i informacijskih znanosti,

- obavljaju i druge poslove određene ovim Zakonom i drugim propisima.

Radi ostvarenja svojih zadaća, državni arhivi stručnim i znanstvenim metodama istražuju i proučavaju pitanja zaštite kulturnih dobara, arhivistike, pomoćnih povijesnih i informacijskih znanosti, suvremenih oblika strojne obrade podataka i srodnih disciplina.

Državni arhivi mogu objavljivati gradivo i izdavati druge stručne publikacije iz svoga djelokruga, izrađivati i objavljivati znanstvene studije, organizirati znanstvene i stručne skupove, biti nositelji znanstvenih i stručnih projekata ili sudjelovati u ostvarenju znanstvenih i stručnih projekata drugih ustanova.

Hrvatski državni arhiv, osim poslova iz članka 43. ovoga Zakona, obavlja i sljedeće poslove i zadaće:

- vodi registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske,

- obavlja informativno-dokumentacijsku službu o arhivskom gradivu na području Republike Hrvatske,

- vodi evidencije o arhivskom gradivu u inozemnim arhivima koje je od značenja za Republiku Hrvatsku, kao i o arhivskom gradivu iseljene Hrvatske,

- vodi Upisnik svih arhiva u Republici Hrvatskoj,

- vodi Upisnik vlasnika arhivskoga gradiva Republike Hrvatske u privatnom vlasništvu,

- vodi evidenciju osoba zaposlenih u državnim arhivima,

- izrađuje plan školovanja i drugih oblika izobrazbe stručnog arhivskog osoblja,

- daje mišljenje ministru kulture o programima rada državnih arhiva,

- obavlja i druge stručne poslove predviđene zakonom.

U sastavu Hrvatskoga državnog arhiva djeluje:

- Hrvatska kinoteka kao nacionalni filmski arhiv, koja čuva i provodi mjere zaštite i restauracije filmskog i ostalog audiovizualnog gradiva,

- Središnji laboratorij za fotografiju, mikrografiju i reprografiju,

- Središnji laboratorij za konzervaciju i restauraciju arhivskoga gradiva,

- Zavod za arhivistiku i pomoćne povijesne znanosti,

- Razvojna služba.

Državni arhivi mogu osnovati sabirne centre (međuarhive) kao svoje podružnice, u svrhu prikupljanja, odabiranja, čuvanja i sređivanja registraturnoga i arhivskoga gradiva.

Arhivi obvezno vode:

- knjigu primljenoga arhivskog gradiva, opći našastar arhivskog gradiva i našastare za pojedine fondove i zbirke, knjigu pohranjenoga arhivskog gradiva, knjigu snimljenoga arhivskog gradiva, te knjigu restauriranoga i konzerviranoga arhivskoga gradiva,

- evidenciju o stvarateljima i imateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva na svom području,

- evidenciju o korištenju arhivskoga gradiva.

Ministar kulture donosi, na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva pravilnik o vođenju evidencije iz stavka 1. ovoga članka.

Izradom obavijesnih pomagala i davanjem stručnih i znanstvenih obavijesti, arhivi se povezuju u jedinstveni informacijski sustav, uključuju u opći informacijski sustav Republike Hrvatske i u međunarodne sustave prijenosa obavijesti.

Državne arhive osniva Republika Hrvatska.

Jedinica lokalne samouprave i uprave može osnovati svoj arhiv.

Više jedinica lokalne samouprave i uprave može osnovati zajednički arhiv, a međusobne odnose urediti ugovorom.

Ako jedinica lokalne samouprave i uprave ne osnuje svoj arhiv, poslove iz članka 41. stavka 3. ovoga Zakona o njenom trošku obavlja područni državni arhiv nadležan za područje te jedinice lokalne samouprave.

Specijalizirane i privatne arhive mogu osnivati domaće pravne i fizičke osobe.

Arhiv se može osnovati ako je:

- osiguran potreban i primjeren radni i spremišni prostor, te odgovarajuća oprema,

- osiguran potreban broj stručnoga arhivskoga osoblja,

- osigurana novčana sredstva za osnivanje i početak rada arhiva, kao i sredstva za njegov rad.

Rješenje o postojanju uvjeta za osnivanje arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave, te specijaliziranih i privatnih arhiva, donosi Ministarstvo kulture.

Ako Ministarstvo u roku od 30 dana od dana prijama zahtjeva ne donese rješenje iz stavka 2. ovoga članka, smatra se da je osnivač ispunio uvjete za osnivanje arhiva.

Ministar kulture donosi, na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva, pravilnik kojim se utvrđuju uvjeti smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskoga gradiva, te broj i struktura stručnog osoblja arhiva.

Sredstva za rad državnih arhiva osiguravaju se u državnom proračunu.

Sredstva za rad ostalih arhiva osiguravaju njihovi osnivači.

Ako u obavljanju svoje djelatnosti arhiv ostvari dodatna sredstva (dobit), ona se mogu upotrijebiti isključivo za obavljanje i razvoj djelatnosti arhiva.

Prostor za rad, spremišni prostor i opremu Hrvatskoga državnoga arhiva osigurava Republika Hrvatska.

Prostor za rad i spremišni prostor područnih državnih arhiva osiguravaju gradovi u kojima arhiv ima svoje sjedište, a opremu im osigurava Republika Hrvatska.

Prostor za rad, spremišni prostor i opremu za ostale arhive osiguravaju njihovi osnivači.

Jedinice lokalne samouprave i uprave ili druge pravne osobe koje nisu osnovale svoje arhive, pa svoje gradivo predaju na čuvanje državnom arhivu, snose troškove preuzimanja, smještaja, čuvanja, obrade i zaštite svoga arhivskog gradiva.

Uzajamne obveze iz stavka 4. ovoga članka utvrđuju se ugovorom između državnog arhiva i jedinice lokalne samouprave i uprave, odnosno pravne osobe koja svoje gradivo predaje arhivu.

Tijelo koje donese odluku o prestanku rada arhiva ili utvrdi da je arhiv prestao radom, dužno je ovu odluku dostaviti Ministarstvu kulture.

Ministarstvo kulture, na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva, utvrđuje mjere zaštite gradiva arhiva koji je prestao radom i određuje izvršitelja.

Arhivom upravlja ravnatelj.

Za ravnatelja arhiva može se imenovati osoba koja ima visoku stručnu spremu, položen stručni ispit iz arhivske struke, objavljene vrijedne stručne ili znanstvene radove i odlikuje se stručnim, radnim i organizacijskim sposobnostima.

Iznimno se za ravnatelja arhiva može imenovati osoba koja nije položila stručni ispit iz arhivske struke, ako se na temelju dosadašnjeg rada može očekivati da će s uspjehom voditi arhiv i uz obvezu polaganja stručnog ispita u roku od dvije godine od dana imenovanja.

Ravnatelja Hrvatskoga državnog arhiva imenuje i razrješava Vlada Republike Hrvatske, na prijedlog ministra kulture.

Ravnatelje područnih državnih arhiva imenuje i razrješava ministar kulture.

Ravnatelje ostalih arhiva imenuje i razrješava osnivač sukladno odredbama Zakona o ustanovama.

Ravnatelji arhiva imenuju se na četiri godine na temelju javnog natječaja i mogu biti ponovno imenovani.

Arhivi imaju stručno vijeće.

Stručno vijeće arhiva raspravlja o svim stručnim pitanjima rada arhiva, daje ravnatelju mišljenje i prijedloge glede organizacije rada i uvjeta za razvitak arhivske djelatnosti, te obavlja i druge stručne poslove sukladno sa statutom arhiva.

Sastav stručnoga vijeća utvrđuje se statutom arhiva. U arhivu u kojemu je zaposleno do pet stručnih djelatnika, svi oni čine stručno vijeće.

Upravni nadzor nad radom državnih arhiva obavlja Ministarstvo kulture.

Hrvatski državni arhiv obavlja stručni nadzor nad radom područnih državnih arhiva, a stručni nadzor nad Hrvatskim državnim arhivom obavlja Ministarstvo kulture putem svoje uprave za arhive.

Upravni nadzor nad radom ostalih arhiva obavlja županijski ured za prosvjetu, kulturu, informiranje, šport i tehničku kulturu na čijem području arhiv ima sjedište, odnosno Gradski ured za obrazovanje, kulturu i znanost Grada Zagreba, a stručni nadzor nad njima obavlja državni arhiv na čijem području arhiv djeluje.

Hrvatsko arhivsko vijeće je savjetodavno tijelo ministra kulture koje obavlja savjetodavne i određene stručne poslove u arhivskoj djelatnosti, prema odredbama ovoga Zakona, a osobito:

- raspravlja o općim pitanjima iz područja arhivske djelatnosti, daje preporuke i mišljenja o unapređenju djelatnosti,

- razmatra srednjoročne i dugoročne programe razvitka arhivske djelatnosti,

- razmatra programe rada i godišnja izvješća državnih arhiva,

- daje mišljenje o potrebi osnivanja arhiva,

- daje mišljenje o ostvarivanju znanstvene i kulturne funkcije arhiva,

- daje mišljenje o korištenju arhivskoga gradiva u arhivima prije isteka predviđenoga roka,

- potiče donošenje i promjene zakona i drugih propisa kojima se uređuje arhivska djelatnost i rad arhiva, te daje mišljenje o provedenim propisima što ih donosi ministar kulture,

- daje mišljenja o međunarodnoj suradnji na području arhivske djelatnosti,

- daje mišljenje o radu i financiranju arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave, specijalnih i privatnih arhiva,

- predlaže ministru kulture dodjeljivanje zvanja višeg arhivista i arhivskog savjetnika,

- obavlja i druge poslove utvrđene ovim Zakonom i drugim propisima.

Hrvatsko arhivsko vijeće ima 11 članova koji se imenuju na četiri godine.

Članove Hrvatskoga arhivskog vijeća imenuju: Ministarstvo kulture - dva člana, a po jednog člana - Ministarstvo uprave, Ministarstvo pravosuđa, Ministarstvo obrane, Ministarstvo vanjskih poslova, Ministarstvo unutarnjih poslova, Ministarstvo znanosti i tehnologije, Hrvatska biskupska konferencija, Hrvatsko arhivističko društvo, a Hrvatski državni arhiv imenuje svoga ravnatelja.

Hrvatsko arhivsko vijeće bira predsjednika iz svojih redova.

Hrvatsko arhivsko vijeće donosi poslovnik o svom radu.

Stručne i administrativne poslove za Hrvatsko arhivsko vijeće obavlja Hrvatski državni arhiv.

Stručne arhivske poslove obavlja stručno osoblje u zvanjima: arhivski tehničar, viši arhivski tehničar, arhivist, viši arhivist i arhivski savjetnik, kao i njima odgovarajuće osoblje u konzervatorskoj i restauratorskoj struci, reprografiji i mikrografiji, te zaštiti audiovizualnog i filmskoga arhivskog gradiva.

Arhivski tehničar može biti osoba koja ima srednju stručnu spremu i koja je položila stručni ispit za arhivskog tehničara.

Viši arhivski tehničar može biti osoba koja ima višu stručnu spremu i koja je položila stručni ispit za višeg arhivskog tehničara.

Arhivist može biti osoba koja ima visoku stručnu spremu i koja je položila stručni ispit za arhivista.

Viši arhivist može biti osoba s položenim stručnim ispitom za arhivista, najmanje pet godina radnog iskustva u obavljanju stručnih poslova na radnom mjestu arhivista (odnosno konzervatora u arhivskoj djelatnosti) nakon položenoga stručnog ispita i koja je objavila zapažene stručne ili znanstvene radove iz arhivske struke.

Arhivski savjetnik može biti osoba s položenim stručnim ispitom za arhivista, priznatim zvanjem višeg arhivista i s najmanje deset godina rada u arhivskoj struci, koja je objavila značajne znanstvene i stručne radove iz arhivske struke i koja po svojim stručnim kvalitetama može obavljati najsloženije poslove arhivske struke.

Radi stjecanja potrebnoga stručnog znanja za samostalno obavljanje poslova arhivskoga tehničara, višega arhivskog tehničara i arhivista, vježbenici provode vježbeničku praksu koja traje godinu dana.

Najkasnije u roku od godine dana po isteku vježbeničke prakse, vježbenici su dužni položiti stručni ispit.

Vježbenicima iz stavka 1. ovoga članka, koji ne polože stručni ispit, prestaje rad u arhivu istekom roka određenoga za polaganje stručnog ispita.

Vježbenici i stručno arhivsko osoblje bez položenoga stručnog ispita polažu stručni ispit po programu i pravilniku o polaganju stručnih ispita što ih donosi ministar kulture na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva.

Stručni ispiti polažu se pred stručnim povjerenstvom koje imenuje Hrvatsko arhivsko vijeće.

Hrvatsko arhivsko vijeće imenuje i stručno povjerenstvo za ocjenjivanje stručnih i znanstvenih radova iz arhivistike osoba koje ostvaruju uvjete za sticanje zvanja višeg arhivista i arhivskog savjetnika.

Zvanja višeg arhivista i arhivskog savjetnika, na prijedlog Hrvatskoga arhivskog vijeća, dodjeljuje ministar kulture.

Za stručno osoblje drugih struka i zvanja zaposleno u arhivu na zaštiti arhivskog gradiva u pogledu polaganja stručnih ispita primjenjuju se propisi kojima je uređeno polaganje stručnih ispita u njihovim strukama.

Do donošenja propisa iz stavka 1. ovoga članka, takvo osoblje polaže posebni dio arhivističkoga stručnog ispita pred povjerenstvom za arhivske stručne ispite.

Tko uništi, prikriva ili učini neupotrebljivim arhivsko gradivo, ili ga iznese u inozemstvo bez prethodnog odobrenja nadležnog državnog tijela, kaznit će se zatvorom do pet godina.

Novčanom kaznom od 5.000,00 do 20.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj:

- imatelj, odnosno tijelo koje donese odluku o podjeli gradiva pismohrane protivno odredbama članka 4. ovoga Zakona,

- stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva, te stvaratelj i imatelj iz članka 32. ovoga Zakona, koji nakon upozorenja državnog arhiva ne ispuni obveze iz članka 7., 8. i 9. ovoga Zakona ili ako zbog neizvršavanja tih obveza nastane šteta na gradivu,

- tijelo koje donese odluku o prestanku rada stvaratelja ili imatelja javnoga arhivskog ili registraturnoga gradiva ili gradiva kojemu je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra, a ne provede mjere propisane člankom 10. ovoga Zakona,

- stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva i nadležni arhiv koji pri odabiranju arhivskoga gradiva ne postupi prema odredbama članka 11. ovoga Zakona,

- stvaratelj i imatelj koji neodabrano registraturno gradivo ne uništi prema odredbi članka 13. ovoga Zakona,

- stvaratelj i imatelj koji kod predaje gradiva ne postupi prema odredbama članka 15. ovoga Zakona,

- proizvođači i uvoznici filmova koji ne postupe prema odredbama članka 16. ovoga Zakona,

- imatelj privatnoga arhivskog gradiva koji po upozorenju državnog arhiva ne izvrši obveze iz članka 34. ovoga Zakona ili zbog neizvršenja tih obveza nastane trajna šteta na gradivu,

- imatelj privatnoga arhivskog gradiva koji prilikom prodaje gradiva ne postupi prema odredbama članka 36. ovoga Zakona,

- arhiv koji ne provodi mjere zaštite gradiva, te ono bude oštećeno ili uništeno protivno odredbama članka 43. ovoga Zakona,

- privatna i druga poduzeća, i ustanove, koja su preuzela gradivo u pismohranama nastalo djelatnošću bivših organizacija udruženoga rada, ako ne postupe prema odredbama članka 69. ovoga Zakona.

Novčanom kaznom od 3.000,00 do 12.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj:

- stvaratelj javnoga arhivskog i registraturnoga gradiva koji o osnivanju i promjeni djelatnosti i ustrojstva ne izvijesti nadležni državni arhiv prema odredbi članka 5. stavka 2. ovoga Zakona.

- imatelj javnoga arhivskog ili registraturnoga gradiva koji u roku od 6 mjeseci od osnutka ne utvrdi popis i ne zatraži mišljenje nadležnoga državnog arhiva iz članka 11. ovoga Zakona,

- arhiv koji preuzme arhivsko gradivo na način i pod uvjetima koji su različiti od propisanih u članku 14. i 15. ovoga Zakona,

- arhiv koji izda gradivo na korištenje, a nisu zadovoljeni uvjeti sigurnosti protivno odredbama članka 23. ovoga Zakona,

- arhiv koji dopusti korištenje gradiva prije isteka rokova propisanih u članku 20. i 21. ovoga Zakona ako korištenje nije odobreno na osnovi članka 22. ovoga Zakona,

- ravnatelj arhiva koji izda odobrenje za korištenje gradiva suprotno odredbi članka 22. ovoga Zakona,

- arhiv koji ne vodi evidenciju iz članka 47. ovoga Zakona.

Odgovorna osoba stvaratelja i imatelja arhivskog i registraturnoga gradiva ili ustanove, za prekršaje iz stavka 1. i 2. ovoga članka kaznit će se novčanom kaznom od 2.000,00 do 8.000,00 kuna.

Ministar kulture donijet će provedbene propise za koje je ovlašten ovim Zakonom u roku od godinu dana od njegova stupanja na snagu.

Do donošenja provedbenih propisa predviđenih ovim Zakonom ostaje na snazi, ukoliko nije u suprotnosti s ovim Zakonom:

1. Uputstvo o vođenju evidencije u arhivima ("Narodne novine", br. 7/63.),

2. Uputstvo o evidenciji arhiva i zbirki arhivske građe ("Narodne novine", br. 12/67.),

3. Pravilnik o odabiranju i izučivanju registraturne građe ("Narodne novine", br. 36/81.),

4. Pravilnik o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci ("Narodne novine", br. 38/81.),

5. Uputstvo o predaji arhivske građe arhivima ("Narodne novine", br. 33/87.),

6. Uputstvo o vrednovanju registraturne građe ("Narodne novine", br. 33/87.),

7. Pravilnik o polaganju ispita o stručnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva ("Narodne novine", br. 17/88.),

8. Pravilnik o zaštiti arhivske i registraturne građe izvan arhiva ("Narodne novine", br. 17/88.),

9. Popis imalaca arhivske i registraturne građe prve i druge kategorije u nadležnosti Arhiva Hrvatske ("Narodne novine", br. 15/89.).

Arhivsko gradivo koje se čuva u državnim arhivima, u smislu Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima ("Narodne novine", br. 25/78. i 47/86.), arhivsko gradivo nastalo do 31. prosinca 1990. za koje je po istom Zakonu postojala obveza predaje arhivima (članak 15.-17.) i arhivsko gradivo bivših društveno-političkih organizacija, državno je vlasništvo i smatra se javnim arhivskim gradivom prema odredbama ovoga Zakona.

Privatna i druga poduzeća, i ustanove, nastala pretvorbom, koja su do pretvorbe bila društveno, odnosno državno vlasništvo, mogu arhivsko gradivo što su ga preuzela pretvorbom, a potrebno im je u obavljanju njihove osnovne zadaće, zadržati najdulje deset godina nakon isteka kalendarske godine u kojoj je izvršena pretvorba.

Pravne osobe iz stavka 1. ovoga članka dužne su navedeno gradivo osigurati od uništenja i oštećenja, te su ga po isteku predviđenoga roka dužne u sređenom stanju i popisano predati nadležnom državnom arhivu. Ukoliko arhiv nije u mogućnosti preuzeti gradivo, pravna ga je osoba dužna i nadalje čuvati u sređenom stanju.

Na dijelove gradiva koji su i nakon isteka roka iz stavka 1. ovoga članka potrebni za obavljanje djelatnosti, na odgovarajući se način primjenjuju odredbe ovoga Zakona o predaji javnoga arhivskog gradiva. Gradivo izuzeto od predaje, vlasnik je dužan popisati i popis predati nadležnom državnom arhivu.

Vlasnik pravne osobe iz stavka 1. ovoga članka i nadležni državni arhiv sklapaju ugovor o predaji gradiva. U ugovoru se može ograničiti pravo korištenja predanoga gradiva, ako postoji opravdan razlog za sumnju da bi njegovim korištenjem vlasniku bila nanesena šteta.

Stupanjem na snagu ovoga Zakona postojeći Povijesni arhiv u Bjelovaru, Dubrovniku, Karlovcu, Osijeku, Pazinu, Rijeci, Slavonskom Brodu, Sisku, Splitu, Varaždinu, Zadru i Zagrebu nastavljaju radom kao područni državni arhivi pod nazivom Državni arhiv u Bjelovaru, Dubrovniku, Karlovcu, Osijeku, Pazinu, Rijeci, Slavonskom Brodu, Sisku, Splitu, Varaždinu, Zadru i Zagrebu.

Arhivi iz stavka 1. ovoga članka uskladit će svoje opće akte i način rada s odredbama ovoga Zakona u roku od 6 mjeseci od dana njegova donošenja.

Stupanjem na snagu ovoga Zakona prestaje važiti Zakon o zaštiti arhivske građe i arhivima ("Narodne novine", br. 25/78., 47/86. i 47/89.) i Zakon o postupku imenovanja ravnatelja arhiva i o sastavu Hrvatskoga arhivskog vijeća ("Narodne novine", br. 96/93.), članak 28. Zakona o određivanju poslova iz samoupravnog djelokruga jedinica lokalne samouprave i uprave ("Narodne novine", br. 75/93.).

Stupanjem na snagu ovoga Zakona prestaje važiti Pravilnik o zaštiti, obradi i selekciji registraturne i arhivske građe koja je nastala radom organa unutrašnjih poslova ("Narodne novine", br. 24/82.) i Pravilnik o zaštiti, obradi i selekciji registraturne građe i čuvanju arhivske građe nastale radom organa uprave nadležnih za poslove narodne obrane ("Narodne novine", br. 37/83.).

Ovaj Zakon stupa na snagu osmoga dana od dana objave u "Narodnim novinama".

Klasa: 612-06/96-01/01
Zagreb, 19. rujna 1997.