MINISTARSTVO ZNANOSTI I TEHNOLOGIJE

Na temelju članka 71. Zakona o visokim učilištima ("Narodne novine" br. 96/93 i 48/95), Ministar znanosti i tehnologije donosi

PRAVILNIK

O POPISU S DOKUMENTACIJOM O STUDENTIMA NA SVEUČILIŠNIM ILI STRUČNIM STUDIJIMA

Ovim pravilnikom propisuje se sadržaj i oblik vođenja popisa s dokumentacijom o upisu, ocjenjivanju i uspjehu studenata na sveučilišnim ili stručnim studijima.

Popis s dokumentacijom iz članka 1. ovoga pravilnika sadrži

1.zapisnik o razredbenom (klasilikacijskom) postupku

2. matičnu knjigu

3. matični list

4. upisni list

5. indeks studenta

6. dosje studenta

7. karton studenta

8. prijavnicu za ispit

9. popis o održanim ispitima

10. zapisnik o završnom ispitu

11. diplomu

Visoka učilišta vode zapisnik o provedenom razredbenom postupku izbora pristupnika za upis na sveučilište ili stručne studije.

Zapisnik iz stavka 1. ovog članka vodi se svake školske godine za redovne i izvanredne studente, a sadrži podatke za svakog pristupnika prema uvjetima utvrđenim razredbenim postupkom.

Zapisnik o razredbenom postupku sadrži obvezno slijedeće podatke :

1. ime, ime oca i prezime pristupnika

2. državljanstvo pristupnika

3. naziv studija i smjera za koji se pristupnik prijavljuje

4. rezultate razredbenog postupka:

a) uspjeh u prethodnom školovanju,

b) uspjeh na razredbenom ispitu,

c) ukupan uspjeh (a + b)

5. rang prema postignutom uspjehu

6. oznaku da li je pristupnik prešao razredbeni prag

7. datum održavanja odnosno provedbe razredbenog postupka,

8. potpis ovlaštene osobe.

Zapisnikom o razredbenom postupku smatra se i rang-lista uspjeha pristupnika u razredbenom postupku, ako sadrži podatke iz stavka 3. točke od 1. do 7. ovog članka, a ovjerena je pečatom i potpisom ovlaštene osobe.

Pored podataka iz stavka 3. ovoga članka visoko učilište može prema potrebi voditi i druge podatke o provedenom razredbenom postupku.

Visoka učilišta dužna su voditi popis o studentima koji su ostvarili pravo upisa na studij bez provođenja razredbenog postupka.

Obrazac zapisnika o razredbenom postupku utvrđuje visoko učilište.

Matična knjiga vodi se za sve studente i sadrži slijedeće podatke :

1. redni broj (matični broj studenta),

2. ime (ime oca ili majke) i prezime studenta,

3. dan, mjesec i godina rođenja (jedinstveni matični broj građana),

4. mjesto, općina odnosno grad, županija i država rođenja,

5. datum upisa,

6. studij koji upisuje,

7. godina studija koju upisuje,

8. status studenta: redovni koji studira uz potporu Ministarstva znanosti i tehnologije ili sam plaća svoj studij, izvanredni student,

9. broj zapisnika o završnom ispitu i broj diplome, 10. datum završetka studija,

11. napomene.

Ukoliko visoko učilište ustrojava i izvodi nastavu izvan svojeg sjedišta matična knjiga može se za te studente voditi odvojeno.

U matičnu knjigu studenti se upisuju redoslijedom prvog upisa na visoko učilište od rednog broja 1. na dalje.

Redni brojevi u novoj matičnoj knjizi nastavljaju se na posljednji broj iz matične knjige koja joj je prethodila.

Izuzetno, visoka učilišta mogu voditi matičnu knjigu za svaku školsku godinu posebno.

Matični broj upisuje se na sve dokumente studenta (indeks, matični i upisni list, dosje, karton studenta, prijavnicu za ispit).

Matična knjiga vodi se na obrascu broj 1, veličine 29,5 x 42

cm.

Matična knjiga sadrži 200 stranica, a unutarnje stranice određene su rednim brojevima.

Matična knjiga uvezuje se u tvrdi uvez u platno. Na prednjoj strani korica u gornjem središnjem dijelu otisnut je grb Republike Hrvatske. Ispod grba otiskane su u zlatnoj boji riječi "Republika Hrvatska", ispod kojih su u sredini korica otiskane riječi "Matična knjiga studenata".

Visoko učilište može kao pomoćnu knjigu voditi i registar upisanih studenata u koji se studenti upisuju abecednim ili nekim drugim redom s pođacima koje samostalno utvrđuje visoko učilište.

Matični list sadrži

1. naziv visokog učilišta,

2. matični broj studenta - redni broj iz matične knjige,

3. prostor za fotografiju,

4. ime i prezime studenta,

5. jedinstveni matični broj građana,

6. spol (muški, ženski),

7. dan, mjesec i godina rođenja,

8. mjesto, općina odnosno grad, županija i država rođenja,

9. prebivalište - mjesto stalnog boravka,

10. državljanstvo,

11. narodnost,

12. prethodna školska odnosno stručna sprema, godina i mjesto završetka škole,

13. ime oca i majke,

14. stručna sprema oca i majke,

15. zanimanje uzdržavatelja ili osobno,

16. socijalni položaj uzdržavatelja ili osobni,

17. broj prijave za upis,

18. datum upisa,

19. potpis studenta,

20. potpis odgovorne osobe.

Matični list ispunjava student jedanput tijekom studija i to prilikom prvog upisa u visoko učilište.

Matični list vodi se na obrascu broj 2, veličine 21 x 29,5 cm.

U upisnom listu vode se za svaku školsku godinu, odnosno godinu studija, podaci iz kojih je vidljivo kretanje studenta tijekom studija, njegove obveze (nastavni predmeti koje je upisao) i drugi podaci o materijalnom i socijalnom položaju studenta.

Upisni list sadrži i slijedeće podatke:

1. naziv visokog učilišta,

2. matični broj (redni broj iz matične knjige),

3. ime i prezime - jedinstveni matični broj građana,

4. školska godina u kojoj se upisuje,

5. naziv studija, smjera i usmjerenja,

6. vrsta studija koja se upisuje,

7. koju godinu studija upisuje,

8. indikator upisa,

9. status studenta,

10. bračno stanje,

11. adresa u mjestu studiranja (ulica i broj),

12. da li je zdravstveno osiguran i po kakvoj osnovi,

13. stanovanje tijekom studija,

14. izvori prihoda studenta tijekom studija,

15. datum upisa,

16. potpis odgovorne osobe,

17. potpis studenta.

Upisni list ispunjava student na početku svake školske godine prilikom upisa u svaku godinu studija, a ovjerava ga odgovorna osoba na kraju semestra i godine studija.

Student koji ponavlja godinu upisuje u upisni list nazive predmeta iz kojih nije ispunio obveze predviđene nastavnim programom i nastavnim planom, te predmete iz naredne godine na način utvrđen općim aktom visokog učilišta.

Upisni list vodi se na obrascu broj 3, veličine 21 x 29,5 cm.

Studentu koji upiše sveučilišni ili stručni studij izdaje se indeks u koji se unose podaci o upisanom programu (popis predmeta), evidentira kretanje u studiju i uspjeh iz pojedinih predmeta te rezultati postignuti u stručnoj praksi.

U dosje studenta, koji može biti u obliku košuljice ili mape, odlažu se dokumenti studenta koje je visoko učilište obvezno voditi te drugi dokumenti čije je vođenje propisano općim aktom visokog učilišta.

U dosje se odlažu:

1.prijava na natječaj za upis,

2. svjedodžba o maturi odnosno završnom ispitu ili diploma o završenom sveučilišnom ili stručnom studiju koji je prethodio upisu na studij,

3. domovnica ili ovjereni preslik domovnice,

4. izvod iz matice rođenih,

5. zapisnik o razredbenom postupku (ako se vodi pojedinačno),

6. matični list,

7. upisni list (ako se ne uvezuje u jedinstvenu knjigu nakon provedenog upisa),

8. prijavnice za ispit,

9. . kopije rješenja koja se studentu izdaju tijekom studija,

10. kopije diploma,

11. ostali dokumenti koje propiše visoko učilište.

Na prednjoj strani dosjea upisuje se matični broj te ime i prezime studenta.

Obrazac dosjea studenta utvrđuje visoko učilište samostalno.

Karton studenta služi za upisivanje izvršenja općim aktom utvrđenih obveza u studiju (položeni ispiti, obavljene vježbe, seminari, kolokviji, stručna praksa, diplomski rad i dr.).

U karton studenta podaci se upisuju na osnovi odgovarajućih dokumenata (popisa o održanim ispitima, prijavnica za ispit i dr.).

U karton studenta obvezno se upisuju podaci o tome koliki je puta student polagao ispit iz pojedinog predmeta.

Obrazac kartona studenta utvrđuje visoko učilište samostalno.

Zapisnik o završnom ispitu sadrži slijedeće podatke:

1. redni broj (broj diplome),

2. ime i prezime studenta,

3. matični broj studenta,

4. datum prvog upisa,

5. status studenta,

6. tema završnog rada,

7. mentor završnog rada,

8. datum obrane završnog rada,

9. ocjena o uspješnosti obrane završnog rada,

10. imena i prezimena i potpisi članova povjerenstva za obranu završnog rada.

Pored podataka iz stavka 1. točke 1. do 10. ovoga članka visoko učilište može prema potrebi voditi i druge podatke u zapisniku o završnom ispitu.

Obrazac zapisnika o završnom ispitu određuje visoko učilište samostalno.

Diploma se izdaje studentu na kraju studija nakon što je položio sve ispite, izvršio sve propisane obveze tijekom studija izradio i obranio završni rad.

Visoko učilište je dužno prije izdavanja diplome sravnati podatke iz kartona studenta, indeksa i zapisnika o završnom ispitu"

U slučaju gubitka indeksa studenta ili u postupku dokazivanja izvršenih obveza u studiju, upisni list je osnovni dokument iz kojega se provjeravaju podaci o upisanim predmetima i izvršenim obvezama u studiju.

Visoka učilišta koja vode elektroničku obradu podataka mogu veličinu obrazaca te pojedine rubrike u obrascima propisanim ovim pravilnikom prilagoditi svojim potrebama unosu podataka.

Visoka učilišta iz stavka 1. ovog članka dužna su voditi i popis s dokumentacijom na način predviđen ovim pravilnikom.

Izuzetno, visoka učilišta iz stavka 1. ovog članka, mogu uz suglasnost Ministra znanosti i tehnologije voditi popis s dokumentacijom o studentima na sveučilišnim i stručnim studijima samo na način prilagođen elektroničkoj obradi podataka.

Matična knjiga, matični list, upisni list, karton studenta, zapisnik o završnom ispitu i kopija diplome su dokumenti od trajne vrijednosti.

Zapisnik o razredbenom postupku s dokumentacijom čuva se dvije godine od završetka školske godine.

Obrasci propisani ovim pravilnikom sastavni su dio ovog pravilnika.

Visoka učilišta dužna su od 1995/96. školske godine voditi popis s dokumentacijom propisanim ovim pravilnikom.

Na studente koji studiraju na studijima za stjecanje visoke vojne naobrazbe ili naobrazbe redarstvenika na odgovarajući se način primjenjuju odredbe ovog pravilnika.

Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje važiti "Pravilnik o evidenciji s dokumentacijom o studentima i nastavi u znanstveno-nastavnim organizacijama usmjerenog obrazovanja" ("Narodne novine" br. 15/86) u dijelu koji se odnosi na popis s dokumentacijom o studentima i na nastavu na sveučilišnim ili stručnim studijima.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u "Narodnim novinama".

Klasa: 602-01/95-06/013

Urbroj: 533-01-95-l

Zagreb,12. rujna 1995.