ZASTUPNIČKI DOM SABORA REPUBLIKE HRVATSKE

GUIDELINES PROCUREMENT UNDER IBRD LOANS AND IDA CREDITS

1.1 The purpose of these Guidelines is to inform those carrying out a project that is financed in whole or in part by a loan from the International Bank for Reconstruction and Development (BRD) or a credit from the International Development Association (IDA)1 of the arrangements to be made for procuring the goods and works2 (including related services) required for the project. The Loan Agreement governs the legal relationships between the Borrower and the Guidelines are made applicable to procurement of goods and works for the project, as provided in the agreement. The rights and obligations of the Borrower and the providers of goods and works for the project are governed by the bidding3 documents, and by the contracts signed by the Borrower with the providers of goods and works, and not by these Guidelines or the Loan Agreements. No party other than the parties to the Loan Agreement shall derive any rights therefrom or have any claim to loan proceeds.

1.2 The responsibility for the implementation of the project, and therefore for the award and administration of contracts under the project, rests with the Borrower.4 The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement to«... ensure that the proceeds of any loan are used only for the purposes for which the loan was granted, with due attention to considerations of economy and efficiency and without regard to political or other non-economic influences or consderations,«5 and it has established detailed procedures for this purpose. While in practice the specific procurement rules and procedures to be followed in the implementation of a project depend on the circumstances of the particular case, four considerations generally guide the Bankžs requirements:

(a) the need for economy and efficiency in the implementation of the project, including the procurement of the goods and works involved;

(b) the Bankžs interest as a cooperative institution in giving all eligible bidders from developed and developing countries6 an opportunity to compete in providing goods and works financed by the Bank;

(c) the Bankžs interest as a development institution, in encouraging the development of domestic contracting and manufacturing industries in the borrowing country; and

(d) the importance of transparency in the procurement process.

1.3 The Bank has found that, in most cases, these needs and interests can be realized through International Competative Bidding (ICB). properly administered, and with suitable allowance for preferences for domestically manufactured goods and, where appropriate, for domestic Contractors7 for works under prescribed conditions. In such cases, therefore, the Bank requires its Borrowers to obtain goods and works through ICB open to eligible Suppliers and Contractors.8 Section II of these Guidelines describes the procedures for ICB.

1.4. On the other hand, where ICB is clearly not the most economic and efficient method of procurement, other methods of procurement are specified in the Loan Agreement. Section III describes these other methods of procurement and the circumstances under which their application would be more appropriate. The particular methods to be followed for the procurement of goods and works for a given project specified in the Loan Agreement for such project.

1.5 Generally the Bank finances only a part of the cost of the project. The procedures outlined in these Guidelines apply to all contracts for goods and works financed on whole or in par from Bank loans. For the procurement of those contracts for goods and works not financed from a Bank loan, the Borrower may adopt other procedures. In such cases the Bank shall be satisfied that the procedures to be used will fulfill the Borroweržs obligations to cause the project to be carried out diligently and efficiently, and that the goods and works to be procured:

(a) are of satisfactory quality and are compatible with the balance of the project;

(b) will be delivered or completed in timely fashion; and

(c) are priced so as not to affect adversely the economic and financial viability of the project.

1.6 Funds from Bank loans are disbursed only on account of expenditures for goods and works provided by nationals of, and produced in or supplied from, Bank member countries.9 Under this policy, nationals of other countries or bidders offering goods and works from other countries shall be disqualified from bidding for contracts intended to be financed in whole or in part from Bank loans.

1.7 In connection with any contract to be financed in whole or in part from a Bank loan, the Bank does not permit a Borrower to deny prequalification, if required, to a firm for reasons unrelated to its capability and resources to successfully perform the contract; nor does permit a Borrower to disqualify any bidder for such reasons.

1.8 As exceptions to the foregoing:

(a) Firms of a member country or goods manufactured in a member

country may be excluded if, (i) as a matter of law or official regulation the Borroweržs country prohibits commercial relations with that country, provided that the Bank is satisfied that such exclusion does not preclude effective competition for the supply of goods or works required, or (ii) by an act of compliance with a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations the Borroweržs country prohibits any import of goods from that country or any payments to persons or entities in that country.

(b) A firm which has been engaged by the Borrower to provide consulting services for the preparation or implementation of a project, and any of its affiliates, shall be disqualified from subsequently providing goods or woorks (other than a continuation of the firmžs earlier consulting services) for the same project. This provision does not apply to the various firms (Consultants, Contractors or Suppliers) which together are performing the Contractoržs obligations under a turnkey or design and build contract.10

(c) Government-owned enterprises in the Borroweržs country may participate only if they can establish that they (i) are legally and financially autonomous, and (ii) operate under commercial law. No dependent agency of the Borrower or Sub-Borrower under a Bank-financed project shall be permitted to bid or submit a proposal for the procurement of goods or works under the project.11

(d) A firm declared ineligible by the Bank in accordance with subparagraph (d) of paragraph 1.15 of these Guidelines shall be inlegible to be awarded a Bank-financed contract during the period of time determined by the Bank.

1.9 In certain circumstances, such as to accelerate project implementation, the Borrower may wish to proceed with the initial steps of procurement before signing the related Bank loan. The procurement procedures, including advertising, shall be in accordance with the Guidelines in order for the eventual contracts to be eligible for Bank financing, and the normal review process by the Bank shall be followed. A Borrower undertakes such advance contracting at its own risk, and any concurrence by the Bank with the procedures, documentation, or proposal for award does not commit the Bank to make a loan for the project in question. If the contract is signed, reimbursement by the Bank of any payments made by the Borrower under the contract prior to loan signig is referred to as retroactive financing and is only permitted within the limits specified in the Loan Agreement.

1.10 Suppliers and Contractors in the Borroweržs country are encouraged to participate in the procurement process since the Bank encourages the development of domestic industry. They may bid independently or in joint venture with foreign firms, but the Bank will not accept conditions of bidding which require mandatory yoint ventures or other forms of mandatory association between domestic and foreign firms.

1.11 The Bank reviews the Borroweržs procurement procedures, documents, bid evaluations, award recommendations, and contracts to ensure that the procurement process is carried out in accordance with the agreed procedures. These review procedures are described in Appendix 1. The Loan Agreement shall specify the extent to which these review procedures shall apply in respect of the different categories of goods and works to be financed, in whole or in part, from the Bank loan.

2 References to »goods« and »works« in these Guidelines include related services such as transportation, insurance, installation, commissioning, training, and initial maintenance. »Goods« includes commodities, raw material, machinery, equipment, and industrial plant. The provisions of these Guidelines also apply to services which are bid and contracted on the basis of performance of a measurable physical output, such as drilling, mapping, and similar operations. These Guidelines do not refer Consultantsž services, to which the current Guidelines: Use of Consultants by World Bank Borrowers and by the World Bank as Executing Agency apply (referred to herein as Consultant Guidelines).

3 For the purposes of these Guidelines, the words »bid« and »tender« shall have the same meaning.

4 In some cases, the Borrower acts only as an intermediary, and the project is carried out by another agency or entity. References in these Guidelines to the Borrower include such agencies and entities, as well as Sub-Borrowers under on-lending arrangements.

5 The Bankžs Articles of Agreement; Article III, Section 5(b).

6 See para. 1.6.

7 For purposes of these Guidelines, »Contractor« refers only to a firm providing construction services.

8 See para. 1.6.

9 See Section 5.01 of General Conditions Applicable to Loan and Guarantee Agreements, dated January 1, 1985. The Bank maintains a list of countries from which bidders, goods and services are not eligible to participate in procurement financed by the Bank. The list is regularly updated and can be obtained from the Public Information Center of the World Bank.

10 See para. 2.5.

11 Other than Force Account units, as permitted under para 3.8.

1.12 When open competition would be the appropriate method of procurement for particular goods or works of the project, but the Borrower wishes to reserve this procurement for one or more specific firms or enterprises, the Bank may accept such reserved procurement only on condition that:

(a) it is not eligible for financing out of the Bank loan; and

(b) it will not significantly affect the satisfactory project implementation in terms of costs, quality, and completion time.

1.13 The Bank does not finance expenditures for goods and works which have not been procured in accordance with the agreed procedures in the Loan Agreement, and it is the policy of the Bank to cancel that portion of the loan allocated to the goods and works that have been misprocured. The Bank may, in addition, exercise other remedies under the Loan Agreement.

1.14 If the Borrower wishes to refer to the Bank in procurement documents, the following language shall be used:

»(name of Borrower) has received (or in appropriate cases žhas applied forž) a loan from the International Bank for Reconstruction and Development in various curenncies equivalent to USD... toward the cost of (name of project), and intends to apply a portion of the proceeds of this loan to eligible payments under this contract. Payment by the International Bank for Reconstruction and Development will be made only at the request of (name of Borrower or designate) and upon approval by the International Bank for Reconstruction and Development, and will be subject, in all respects, to the terms and conditions of the Loan Agreement. The Loan Agreement prohibits a withdrawal from the Loan Account for the purpose of any payment to persons or entities, or for any import of goods, if such payment or import, to the knowledge of the Bank, is prohibited by a decision of the United Nations Security Council taken under Chapter VII of the Charter of the United Nations. No party other than (name of Borrower) shall derive any rights from the Loan Agreement or have any claim to loan proceeds.«12

1.15 Its is the Bankžs policy to require that Borrowers (including beneficiaries of Bank loans), as well as bidders/Suppliers/Contractors under Bankfinanced contracts, observe the highest standard of ethics during the procurement and execution of such contracts. In pursuance of this policy, the Bank:

(a) defines, for the purposes of this provision, the terms set forth below as follows:

(i) »corrupt practice« means the offering, giving, receiving, or soliciting of any thing of value to influence the action of a public official in the procurement process or in contract execution; and

(ii) »fraudulent practice« means a misrepresentation of facts in order to influence a procurement process or the execution of a contract to the detriment of the Borrower, and incluedes collusive practices among bidders (prior to or after bid submission) designed to establish bid prices at artificial, noncompetitive levels and to deprive the Borrower of the benefits of free and open competition;

(b) will reject a proposal for award if it determines that the bidder recommended for award has engaged in corrupt or fraudulent practices in competing for the contract in question;

(c) will cancel the portion of the loan allocated to a contract for goods or works if it at any time determines that corrupt or fraudulent practices were engaged in by representatives of the Borrower or of a beneficiary of the loan during the procurement or the execution of that contract, without the Borrower having taken timely and appropriate action satisfactory to the Bank to remedy the situation;

(d) will declare a firm ineligible, either indefinitely or for a stated period of time, to be awarded a Bank-financed contract if it at any time determines that the firm has engaged in corrupt of fraudulent practices in competing for, or in exucuting, a Bank financed contract; and

(e) will have the right to require that, in contracts financed by a Bank loan, a provision be included requiring Suppliers and Contractors to permit the Bank to incpect their accounts and records relating to the performance of the contract and to have them audited by auditors appointed by the Bank.

2.1 The objective of International Competitive Bidding (ICB), as described in these Guidelines, is to provide all eligible prospective bidders13 with timely and adequate notification of a Borroweržs requirements and an equal opportunity to bid for the required goods and works.

2.2 The bidding documents shall clearly state the type of contract to be entered into and contain the proposed contract provisions appropriate therefor. The most common types of contracts provide for payments on the basis of a lump sum, unit prices, reimbursable cost plus fees, or combinations thereof. Reimbursable cost contracts are acceptable to the Bank only in exceptional circumstances such as conditions of high risk or where costs cannot be determined in advance with sufficient accuracy. Such contracts shall include appropriate incentives to limit costs.

2.3 The size and scope of individual contracts will depend on the magnitude, nature, and location of the project. For projects requiring a variety of goods and works, separate contracts generally are awarded for the supply and/or installation of different items of equipment and plant14 and for the works.

2.4 For a project requiring similar but separate items of equipment or works, bids may be invited under alternative contract options that would attract the intereset of both small and large firms, which could be allowed, at their option, to bid for individual contracts (slices) or for a group of similar contracts (package). All bids and combinations of bids shall be received by the same deadline and opened and evaluated simultaneously so as to determine the bid or combination of bids offering the lowest evaluated cost to the Borrower15

2.5 In certain cases, such as special processes, closely integrated manufacturing, or works of a special nature, the Bank may accept or require a turnkey contract under which the design and engineering, the supply and installation of equipment, and the construction of a complete industrial plant or works are provided under one contract. Alternatively, the Borrower may remain responsible for the design and engineering, and invite bids for a single responsibility contract for the supply and installation of all goods and works required for the project component. Design and build, and management contracting16 contracts are also acceptable where appropriate.

2.6 Detailed desing and engineering of the goods and works to be provided, including the preparation of technical specifications and other bidding documents, normally precede the invitation to bid for major contracts. However, in the case of turnkey contracts or contracts for large complex plants or works of a special nature, it may be undesirable or impractical to prepare complete technical specifications in advance. In such a case, a two-stage bidding procedure may be used, under which first unpriced technical proposals on the basis of a conceptual design or performance specifications are invited, subject to technical as wall as commericial clarifications and adjustments, to be followed by amended bidding documents and the submission of final technical proposals and prices bids in the second stage. These procedures are also appropriate in the procurement of equipment whidch is subject to rapid technological advances, such a major computer and communications systems.17

2.7 Timely notification of bidding opportunities is essential in competitive bidding. For projects which include procurement on the basis of ICB, the Borrower is required to prepare and submit to the Bank a draft General Procurement Notice. The Bank will arrange for its publication in Development Business (UNDB).18 The Notice shall contain information concerning the Borrower (or prospective Borrower), amount and purpose of the loan, scope of procurement under ICB, and the name and address of the Borroweržs agency responsible for procurement. If known, the scheduled date for availability of prequalification or bidding documents ahould be indicated. The Borrower shall maintain a list of responses to the Notice. The related prequalification or bidding documents, as the case may be, shall not be released to the public earlier than eight weeks after the date of publication of the Notice. The General Procurement Notice shall be updated annually for all outstanding procurement.

2.8 The international community shall also be notified in a timely manner of the oportunities to bid for specific contracts. To that end, invitations to prequalify or to bid, as the case may be, shall be advertised as Specific Procurement Notices in at least one newspaper of national circulation in the Borroweržs country (and in the official gazette, if any). Such invitations shall also be transmitted to those who have expressed intereset in bidding in response to the General Procurement Notice. Publication of the invitations in Development Business is also encouraged. Borrowers are also strongly encouraged to transmit such invitations to embassies and trade representatives of countries of likely Suppliers and Contractors. Additionally, for large, specialized, or important contracts, Borrowers shall advertise the invitations in Development Business and/or well-known technical magazines, newspapers, and trade publications of wide international circulation. Notification shall be given in sufficient time to enable prospective bidders to obtain prequalification or bidding documents and prepare and submit their response.19

2.9 Prequalification is usually necessary for large or complex works, or in any other circumstances in which teh high costs of preparing detailed bids could discourage competition, such as custom-designed equipment, industrial plant, specialized services, and contracts to be let under turnkey, design and build, or management contracting. This also ensures that invitations to bid are extended only to those who have adequate capabilities and resources. Prequalification may also be useful te determine eligibility for preference for domestic Contractors where this is allowed.20 Prequalification shall bez based entirely upon the capability and resources of prospective bidders to perform the particular contract satisfactorily, taking into account their (i) experience and past performance on similar contracts, (ii) capabilities with respect to personnel, equipment, and construction or manufacturing facilities, and (iii) financial position.21

2.10 The invitation to prequalify for bidding on specific contracts or groups of similar contracts shall be advertised and notified as described in paragraphs 2.7 and 2.8 above. The scope of the contract and a clear statement of the requirements for qualification shall be sent to those who responded to the invitation. All such applicants that meet the specified criteria shall be allowed to bid. Borrowers shall inform all application of the results of prequalification. As soon as prequalification is completed, the bidding documents shall be made available to the qualified prospective bidders. For prequalification for groups of contracts to be awarded over a period of time, a limit for the number or total value of awards to any one bidder may be made on the basis of the bidderžs resources. The list of prequalified firms in such instances shall be updated periodically. Verification of the information provided in the submission for prequalification shall be confirmed at the time of award of contract, and award may be denied to a bidder that is judged to no longer have the capability or resources to successfully perform the contract.

2.11 The bidding documents shall furnish all information necessary for a prospective bidder to prepare a bid for the goods and works to be provided. While the detail and complexity of these documents may vary with the size and nature of the proposed bid package and contract, they generally include: invitation to bid; instructions to bidders; form of bid; form of contract; conditions of contract, both general and special; specifications and drawings; list of goods or bill of quantities; delivery time or schedule of completion; and necessary appendices, such as formats for various securities. The basis for bid evaluation and selection of the lowest evaluated bid shall be clearly outlined in the instructions to bidders and/or the specifications. If a fee is charged for the bidding documents, it shall be reasonable and reflect only the cost of their printing and delivery to prospective bidders, and shall not be so high as to discourage qualified bidders. Guidance on critical components of the bidding documents are given in the following paragraph.

2.12 Borrowers shall use the appropriate Standard bidding Documents (SBDs) issued by the Bank with minimum changes, acceptable to the Bank, as necessary to address country - and projects-specific issues. Any such changes shall be introduced only through bid or contract data sheets, or through special conditions of contract, and not by introducing changes in the standard wording of the Bankžs SBDs. Where no relevant standard bidding documents have been issued, the Borrower shall use other internationally recognized standard conditions of contract and contract forms acceptable to the Bank.

2.13 Bidders shall be required to submit bids valid for a period specified in the bidding documents which shall be sufficient to enable the Borrower to complete the comparison and evaluation of bids, review the recommendation of award with the Bank (if required by the Loan Agreement), and obtain all the necessary approvals so that the contract can be awarded within that period.

2.14 Bid security, in the amount specified in the bidding documents, affording the Borrower reasonable protection against irresponsible bids, may be required, but it shall not be set so high as to discourage bidders. The bid security, at the bidderžs option, shall be in the form of a certified check, a letter of credit or a bank guarantee from a reputable bank. Bidders shall be allowed to submit bank guarantees directly issued by a bank of their choice located in any eligible country. Bid security shall remain valid for a period of four weeks beyond the validity period for the bids, in order to provide reasonable time for the borrower to act if the security is to be called. Bid security shall be released to unsuccessful bidders once it is determined that they will not be awarded a contract.

2.15 Prequalification and bidding documents shall be prepared in either English, French, or Spanish, and shall specify that the text of the contract documents in that language is governing. However, contracts entered into with local bidders (excluding joint ventures between local and foreign firms) may, at the Borroweržs option, be in the national language of the Borrower, which shall be the governing language for such contracts.

2.16 Bidding documents shall be so worded as to permit and encourage international competition and shall set forth clearly and precisely the work to be carried out, the location of the work, the goods to be supplied, the place of delivery or installation, the schedule for delivery or completion, minimum performance requirements, and the warranty and maintenance requirements, as well as any other pertinent terms and conditions. In addition, the bidding documents, where appropriate, shall define the tests, standards, and methods that will be employed to judge the conformity of equipment as delivered, or works as performed, with the specifications. Drawings shall be consistent with the text of the specifications, and an order of precedence between the two shall be specified.

2.17 The bidding documents shall specify any factors, in addition to price, which will be taken into account in evaluating bids, and how such factors will be quantified or otherwise evaluated. If bids based on alternative disgns, material, completion schedules, payment terms, etc., are permitted, conditions for their acceptability and the method of their evaluation shall be expressly stated.

2.18 All prospective bidders shall be provided the same information, and shall be assured of equal opportunities to obtain additional information on a timely basis. Borrowers shall provide reasonable access to project sites for visits by prospective bidders. For works or complex supply contracts, particularly for those requiring refurbishing existing works or equipment, a pre-bid conference may be arranged whereby potential bidders may meet with the Borrower representatives to seek clarifications. Minutes of the conference shall be provided to all prospective bidders with a copy to the Bank. Any additional information, clarification, correction of errors, or modifications of bidding documents shall be sent to each recipient of the original bidding documents in sufficient time before the deadline for receipt of bids to enable bidders to take appropriate actions. If necessary, the deadline shall be extended.

2.19 Standards and technical specifications quoted in bidding documents shall promote the broadest possible competition, while assuring the critical performance or other requirements for the goods and/or works under procurement. As far as possible, the Borrower shall specify internationally accepted standards such as those issued by the International Standards Organization with which the equipment or materials or workmanship shall comply. Where such international standards are unavailable or are inappropriate, national standards may be specified. In all cases, the bidding documents shall state that equipment, material, or workmanship meeting other standards, which promise at least substantial equivalence, will also be accepted.

2.20 Specifications shall be based on relevant characteristics and/or performance requirements. References to brand names, catalog numbers, or similar classifications shall be avoided. If it is necessary to quote a brand name or catalog number of a particular manufacturer to clarify an otherwise incomplete specification, the words »or equivalent« shall be added after such reference. The specification shall permit the acceptance of offers for goods which have similar characteristics and which provide performance at least substantially equivalent to those specified.

2.21 Bids for goods shall be invited on the basis of CIF (port of destination), or CIP22 (place of destination) for all goods offered from abroad, and EXW23 (ex works, ex factory, or off-the-shelf) for locally available or manufactured or assembled goods, including those previously imported. Bidders shall be allowed to arrange for ocean and other transportation and related insurance from any eligible source.24 Where inland transportation, installation, commissioning, or other similar services are required to be performed by the bidder, as in the case of »supply and installation« contracts, the bidder shall be required to quote for these services, in addition.

2.22 In the case of turnkey contracts, the bidder shall be required to quote the price of the installed plant at site, including all costs for supply of equipment, marine and local transportation and insurance, installation, and commissioning, as well as associated work and all other services included in the scope of contract such as design, maintenance, operation, etc. Unless otherwise specified in the bidding documents, the turnkey price shall include all duties, taxes, and other levies.25

2.23 Bidders for works contracts shall be required to quote unit prices or lump sum prices for the performance of the works, and such prices shall include all duties, taxes, and other levies. Bidders shall be allowed to obtain all inputs (except for unskilled labor) from any eligible sources so that they may offer their most competitive bids.

2.24 Bidding documents shall state either that (i) bid prices will be fixed or (ii) that price adjustments will be made to reflect any changes (upwards or downwards) in major cost components of the contract, such as labor, equipment, materials, and fuel. Price adjustment provisions are usually not necessary in simple contracts involving delivery of goods or completion of works within eighteen months, but shall be included in contracts which extend beyond eighteen months. However, it is normal commercial practice to obtain firm prices for some types of equipment regardless of the delivery time and, in such cases, price adjustment provisions are not needed.

2.25 Prices may be adjusted by the use of a prescribed formula (or formulae) which breaks down the total price into components that are adjusted by price indices specified for each component or, alternatively, on the basis of documentary evidence (including actual invoices) provided by the Supplier or Contractor. The use of the formula method of price adjustment is preferable to that of documentary evidence. The method to be use, the formula (if applicable), and the base date for application shell be clearly defined in the bidding documents. If the payment currency is different from the source of the input and corresponding index, a correction factor shall be applied in the formula, to avoid incorrect adjustment.

2.26 Bidding documents shall permit Suppliers and Contractors to arrange transportation and insurance from any eligible source. Bidding documents shall state the types and terms of insurance to be provided by the bidder. The indemnity payable under transportation insurance shall be at least 110 percent of the contract amount in the currency of the contract or in a freely convertible currency to enable prompt replacement of lost or damaged goods. For works, a Contractoržs All Risk form of policy usually shall be specified. For large projects with several Contractors on a site, a »wrap-up« or total project insurance arangement may be obtained by the Borrower, in which case the Borrower shall seek competition for such insurance.

2.27 As an exception, if a Borrower wishes to reserve transportation and insurance for the import of goods to national companies or other designated sources, bidders shall be asked to quote FOB (port of shipment) or CFR (post of destination)26 prices in addition to the CIF (port of destination) or CIP (place of destination) price specified in paragraph 2.21. Selection of the lowest evaluated bid shall be on the basis of the CIF or CIP price, but the Borrower may sign the contract on FOB or CFR terms and make its own arrangement for transportation and/or insurance. Under such circumstances, disbursements under the Bank loan shall be limited to the FOB or CFR cost. If the Borrower does not wish to obtain insurance coverage in the market, evidence shall be provided to the Bank that resources are readily available for prompt payment in a freely convertible currency of the indemnities required to replace lost or damaged goods.

2.28 Bidding documents shall state the currency or currencies in which bidders are to state their prices, the procedure for conversion of prices expressed in different currencies into a single currency for the purpose of comparing bids, and the currencies in which the contract price will be paid. The following provisions (paragraphs 2.29-2.33) are intended to (i) ensure that bidders have the opportunity to minimize any exchange risk with regard to the currency of bid and of payment, and hence may offer their best prices; (ii) give bidders in countries with weak currencies the option to use a stronger currency and thus provide a firmer basis for bid price; and (iii) ensure fairness and transparency in the evaluation process.

2.29 Bidding documents shall state that the bidder may express the bid price in the currency of any member country, or in ECUs.27 If the bidder wishes to express the bid price as a sum of amounts in different foreign currencies, he may do so, provided the price includes no more than three foreign currencies. Furthermore, the Borrower may require bidders to state the portion of the bid price representing local costs in the currency28 of the country of the Borrower.

2.30 In bidding documents for works, the Borrower may require bidders to state the bid price entirely in the local currency, along with the requirements for payments in up to three foreign currencies of their choice for expected inputs from outside the Borroweržs country (which inputs the bidders may be required to list), expressed as a percentage of the bid price, together with the exchange rates used in such calculations.

2.31 The bid price in the sum of all payments in various currencies required by the bidder. For the purpose of comparing prices, bid prices shall be converted to a single currency selected by the Borrower (local currency or fully convertible foreign currency) and stated in the bidding documents. The Borrower shall make this conversion by using the selling (exchange) rates for those curencies quoted by an official source (such as the Central Bank) or by a commercial bank or by an internationally circulated newspaper for similar transactions on a date selected in advance, such source and date to be specified in the bidding documents, provided that the date shall not be earlier than four weeks prior to the deadline for the receipt of bids, nor later than the original date for the expiry of the period of bid validity.

2.32 Payment of the contract price shall be made in the currency or currencies in which the bid price is expressed in the bid of the successful bidder.

2.33 When the bid price is required to be stated in the local currency but the bidder has requested payment in foreign currencies expressed as a percentage of the bid price, the exchange rates to be used for purposes of payments shall be those specified by the bidder in the bid, so as to ensure that the value of the foreign currency portions of the bid is maintained without any loss or gain.

2.34 Payment terms shall be in accordance with the international commercial practices applicable to the specific goods and works.

(a) Contracts for supply of goods shall provide for full payment on the delivery and inspection, if so required, of the contracted goods except for contracts involving installation and commissioning, in which case a portion of the payment may be made after the Supplier has complied with all its obligations under the contract. The use of letters of credit is encouraged so as to assure prompt payment to the Supplier. In major contracts for equipment and plant, provision shall be made for suitable advances and, in contracts of long duration, for progress payments during the period of manufacture or assembly.

(b) Contracts for works shall provide in appropriate cases for mobilization advances, advances on Contractoržs equipment and materials, regular progress payments, and reasonable retention amounts to be released upon compliance with the Contractoržs obligations under contract.

2.35 Any advance payment for mobilization and similar expenses, made upon signature of a contract for goods or works, shall be related to the estimated amount of these expenses and be specified in the bidding documents. Amounts and timing of other advances to be made, such as for materials delivered to the site for incorporation in the works, shall also be specified. The bidding documents shall specify the arrangements for any security required for advance payments.

2.36 Bidding documents shall specify the payment method and terms offered, whether alternative payment methods and terms would be allowed and, if so, under what circumstances. To method of payment shall take into account the available procedures for withdrawals of the proceeds of the loan, as described in Appendix 3.

2.37 The contract documents shall clearly define the scope of work to be performed, the goods to be supplied, the rights and obligations of the Borrower and of the Supplier or Contractor, and the functions and authority of the engineer, architect, or construction manager, if one is employed by the Borrower, in the supervision and administration of the contract. In addition to the general conditions of contract, any special conditions particular to the specific goods or works to be procured and the location of the project shall be included.

2.38 Bidding documents for works shall require security in an amount sufficient to protect the Borrower in case of breach of contract by the Contractor. This security shall be provided by a performance bond or a bank guarantee in an appropriate form and amount, as specified by the Borrower in the bidding document. The amount of the bond or guarantee may vary, depending on the type of security furnished and on the nature and magnitude of the works. A portion of this security shall extend sufficiently beyond the date of completion of the works to cover the defects liability or maintenance period up to final acceptance by the Borrower; alternatively, contracts may provide for a percentage of each periodic payment to be held as retention money until final acceptance. Contractors may be allowed to replace retention money with an equivalent security after provisional acceptance.

2.39 In contracts for the supply of goods, the need for performance security depends on the market conditions and commercial practice for the particular kind of goods. Suppliers or manufactures may be required to provide a bank guarantee to protect against nonperformance of the contract. Such security in an appropriate amount may also cover warranty obligations or, alternatively, a percentage of the payments may be held as retention money to cover warranty obligations, and any installation or commissioning requirements. The security or retention money shall be reasonable in amount.

2.40 Provisions for liquidated damages or similar provisions in an appropriate amount shall be included in the conditions of contract when delays in the delivery of goods, completion of works or failure of the goods or works to meet performance requirements would result in extra cost, or loss of revenue or loss of other benefits to the Borrower. Provision may also be made for a bonus to be paid to Suppliers or Contractors for completion of works or delivery of goods ahead of the times specified in the contract when such earlier completion or delivery would be of benefit to the Borrower.

2.41 The conditions of contract shall stipulate that failure on the part of the parties to perform their obligations under the contract will not be considered a default if such failure is the result of an event of force majeure as defined in the conditions of contract.

2.42 The conditions of contract shall include provisions dealing with the applicable law and the forum for the settlement of disputes. International commercial arbitration may have practical advantages over other methods for the settlement of disputes. Borrowers are, therefore, encouraged to provide for this type of arbitration in contracts for the procurement of goods and works. The Bank shall not be named arbitrator or be asked to name an arbitrator.29 In case of works contracts, supply and installation contracts, and turnkey contracts, the dispute settlement provision shall also include mechanisms such as dispute review boards or adjudicators, which are designed to permit a speedier dispute settlement.

1. The time allowed for the preparation and submission of bids shall be determined with due consideration of the particular circumstances of the project and the magnitude and complexity of the contract. Generally, not less than six weeks from the date of the invitation to bid or the date of availability of bidding documents, whichever is later, shall be allowed for ICB. Where large works or complex items of equipment are involved, this period shall generally be not less than twelve weeks to enable prospective bidders to conduct investigations before submitting their bids. In such cases, the Borrower is encouraged to convene pre-bid conferences and arrange site visits. Bidders shall be permitted to submit bids by mail or by hand. The deadline and place for receipt of bids shall be specified in the invitation to bid.

2.44 The time for the bid opening shall be the same as for the deadline for receipt of bids or promptly30 thereafter, and shall be announced, together wiht the place for bid opening, in the inivitation to bid. The Borrower shall open all bids at the stipulated time and place. Bids shall be opened in public; that is, bidders or their representatives shall be allowed to be present. The name of the bidder and total amount of each bid, and of any alternative bids if they have been requested or permitted, shall be read aloud and recorder when opened and a copy of this record shall be promptly sent to the Bank. Bids received after the time stipulated, as well as those not opened and read out at bid opening, shall not be considered.

2.45 Except as otherwise provided in paragraphs 2.61 and 2.62 of these Guidelines, bidders shall not be requested or permitted to alter their bids after the deadline for receipt of bids. The Borrower shall ask bidders for clarification needed to evaluate their bids but shall not ask or permit bidders to change the substance or price of their bids after the bid opening. Requests for clarification and the biddersž responses shall be made in writing.

2.46 After the public opening of bids, information relating to the examination, clarification, and evaluation of bids and recommendations concerning awards shall not be disclosed to bidders or other persons not officially concerned with this process until the successful bidder is notified of the award.

2.47 The Borrower shall ascertain whether the bids (i) meet the eligibility requirements specified in paragraph 1.6 of these Guidelines (ii) have been properly signed, (iii) are accompanied by the required securities, (iv) are substantially responsive to the bidding documents, and (v) are otherwise generally in order. If a bid is not substantially responsive, that is, it contains material deviations from or reservations to the terms, conditions, and specifications in the bidding documents, it shall not be considered further. The bidder shall not be permitted to correct or withdraw material deviations or reservations once bids have been opened.31

2.48 The prupose of bid evaluation is to determine the cost to the Borrower of each bid in a manner that permits a comparison on the basis of their evaluated cost. Subject to paragraph 2.57, the bid with the lowest evaluated cost,32 but not necessarily the lowest submitted price, shall be selected for award.

2.49 The bid price read out at the bid opening shall be adjusted to correct any arithmetical errors. Also, for the purpose of evaluation, adjustments shall be made for any quantifiable nonmaterial deviations or reservations. Price adjustment provisions applying to the period of implementation of the contract shall not be taken into account in the evaluation.

2.50 The evaluation and comparison of bids shall be on CIF or CIP prices for the supply of imported goods and EXW prices for goods offered from within the Borroweržs country, together with prices for any required installation, training, commissioning, and other similar services.

2.51 Bidding documents shall also specify the relevant factors in addition to price to be considered in bid evaluation and the manner in which they will be applied for the purpose of determining the lowest evaluated bid. For goods and equimpment, other factors which may be taken into consideration include, among others, costs of inland transport and insurance to the specified site, payment schedule, delivery time, operating costs, efficiency and compatibility of the equipment, availability of service and spare parts, and related training, safety, and environmental benefits. The factors other than price to be used for determining the lowest evaluated bid shall, to the extent practicable, be expressed in monetary terms, or given a relative weight in the evaluation provisions in the bidding documents.

2.52 Under works and turnkey contracts, Contractors are responsible for all duties, taxes, and other levies,33 and bidders shall take these factors into account in preparing their bids. The evaluation and comparison of bids shall be on this basis. Bid evaluation for works shall be strictly in monetary terms. Any procedure under whick bids above or below a predetermined assessment of bid values are automatically disqualified is not acceptable. If time is a critical factor, the value of early completion to the Borrower may the taken into account according to criteria presented in the bidding documents, only if the conditions of contract provide for commensurate penalties for noncompliance.

2.53 The Borrower shall prepare a detailed report on the evaluation and comparison of bids setting forth the specific reasons on which the recommendation is based for the award of the contract.

2.54 At the request of the Borrower, and under conditions to be agreed under the Loan Agreement and set forth in the bidding, documents, a margin of preference may be provided in the evaluation of bids for:

(a) goods manufactured in the country of the Borrower when comparing bids offering such goods with those offering goods manufactured abroad; and

(b) works in member countries below a specified threshold of GNP34 per capita, when comparing bids from eligible domestic Contractors with those from foreign firms.

2.55 Where preference for domestically manufactured goods or for domestic Contractors is allowed, the methods and stages set forth in Appendix 2 to these Guidelines shall be followed in the evaluation and comparison of bids.

2.56 Borrowers shall complete evaluation of bids and award of contract within the initial period of bid validity so that extensions are not necessary. An extension of bid validity, if justified by exceptional circumstances, shall be requested in writing from all bidders before the expiration date. The extension shall be for the minimum period required to complete the evaluation, obtain the necessary approvals, and award the contract. In the case of fixed price contracts, requests for second and subsequent extensions will be permissible only if the request for extension provides for an appropriate adjustment mechanism of the quoted price to reflect changes in the cost of inputs for the contract over the period of extension. Whenever an extension of bid validity period is requested, bidders shall not be requested or be permitted to change the quoted (base) price or other conditions of their bid. Bidders shall have the right to refuse to grant such an extension without forfeiting their bid security, but those who are willing to extend the validity of their bid shall be required to provide a suitable extension of bid security.

2.57 If bidders have not been prequalified, the Borrower shall determine whether the bidder whose bid has been determined to offer the lowest evaluated cost has the capability and resources to effectively carry out the contract as offered in the bid. The criteria to be met shall be set out in the bidding documents, and if the bidder does not meet them, the bid shall be rejected. In such an event, the Borrower shall make a similar determination for the nextlowest evaluated bidder.

2.58 The Borrower shall award the contract, within the period of the validity of bids, to the bidder who meets the appropriate standards of capability and resources and whose bid has been determined (i) to be substantially responsive to the bidding documents and (ii) to offer the lowest evaluated cost.35 A bidder shall not be required, as a condition of award, to undertake responsibilities for work not stipulated in the bidding documents or otherwise to modify the bid as originally submitted.

2.59 Bidding documents usually provide that Borrowers may reject all bids. Rejection of all bids is justified when there is lack of effective competition, or bids are not substantially responsive. However, lack of competition shall not be determined solely on the basis of the number of bidders. If all bids are rejected, the Borrower shall review the causes justifying the rejection and consider making revisions to the conditions of contract, design and specifications, scope of the contract, or a combination of these, before inviting new bids.

2.60 If the rejection of all bids is due to lack of competition, wider advertising shall be considered. If the rejection is due to most or all of the bids being nonresponsive, new bids may be invited from the initially prequalified firms, or with the agreement of the Bank from only those that submitted bids in the first instance.

2.61 All bids shall not be rejected and new bids invited on the same bidding and contract documents solely for the purpose of obtaining lower prices. If the lowest evaluated responsive bid exceeds the Borroweržs pre-bid cost estimates by a substantial margin, the Borrower shall investigate causes for the excessive cost and consider requesting new bids as described in the previous paragraphs. Alternatively, the Borrower may negotiate with the lowest evaluated bidder to try to obtain a satisfactory contract through a reduction in the scope and/or a reallocation of risk and responsibility which can be reflected in a reduction of the contract price. However, substantial reduction in the scope or modification to the contract documents may require rebidding.

2.62 The Bankžs prior concurrence shall be obtained before rejecting all bids, soliciting new bids, or entering into negotiations with the lowest evaluated bidder.

2.63. Where the loan provides financing for an imports program, as in the case of adjustment operations and other quick disbursement loans, ICB with simplified advertising and currency provisions shall be used for large value contracts, as defined in the Loan Agreement.36

2.64 The simplified provisions for notification of ICB procurement do not require a General Procurement Notice. Specific Procurement Notices shall be inserted in at least one newspaper of national circulation in the Borroweržs country (and in the official gazette, if any) in addition to either: (i) Development Business; or (ii) a newspaper, periodical, or technical journal of wide mulinational circulation. The period allowed for submission of bids may be reduced to four weeks. Bidding and payment may be limited to one currency widely used in international trade.

2.65 Market prices of commodities, such as grain, animal feed, cooking oil, fuel, fertilizer, and metals, fluctuate, depending upon the demand and supply at any particular time. Many are quoted in established commodity markets. Procurement often involves multiple awards for partial quantities to assure security of supply and multiple purchases over a period fo time to take advantage of favorable market conditions and to keep inventories low. A list of prequalified bidders may be drawn up to whom periodic invitations are issued. Bidders may be invited to quote prices linked to the market price at the time of or prior to the shipments. Bid validities shall be as short as possible. A single currency in which the commodity is usually priced in the market, may be used for bidding and payment. The currency shall be specified in the bidding document. Bidding documents may permit telexed or faxed bids, if there is no requirement for bid security, or if standing bid securities valid over a specified period of time have been submitted by prequalified bidders. Standard contract conditions and forms consistent with market practices shall be used.

3.1 There are circumstances where ICB would not be the most economic and efficient method of procurement, and where other methods are deemed more appropriate. The particular procurement methods and the categories of goods and works to which they apply are determined by agreement between the Bank and the Borrower, and are specified in the Loan Agreement.37 The Bankžs policies with respect to margins of preference for domestically manufactured goods and Contractors do not apply to methods of procurement other than ICB. The more common procurement methods which are generally considered in situations where ICB may not be suitable are set forth in this sections.

3.2. Limited International Bidding (LIB) is essentialy ICB by direct invitation without open advertisement. It may be an appropriate method of procurement where (i) the contract values are small, or (ii) there is only a limited number of Suppliers, or (iii) other exceptional reasons may justify departure from full ICB procedures. Under LIB, Borrowers shall seek bids from a list of potential Suppliers broad enough to assure competitive prices, such list to include all Suppliers when there are only a limited number. Domestic preferences are not applicable in the evaluation of bids under LIB. In all respects other than advertisement and preferences, ICB procedures shall apply.

3.3 National Competitive Bidding (NCB) is the competitive bidding procedure normally used for public procurement in the country of the Borrower, and may be the most efficient and economical way of procuring goods or works which, by their nature or scope, are unlikely to attract foreign competition. To be acceptable for use in Bank-financed procurement, these procedures shall be reviewed and modified as necessary to assure economy, efficiency, transparency, and broad consistency with the provisions included in Section I of these Guidelines.

NCB may be the preferred method of procurement where foreign bidders are not expected to be interested because (i) the contract values are small, (ii) works are scattered geographically or spread over time, (iii) works are labor intensive, or (iv) the goods or works are available locally at prices below the international market. NCB procedures may also be used where the advantages of ICB are clearly outweighed by the administrative or financial burden involved.

3.4 Publication of a General Procurement Notice is not required for NCB, and advertising may be limited to the national press or official gazette. Bidding documents may be in an official language of the country, and local currency is generally used for the purposes of bidding and payment. Adequate response time for preparation and submission of bids shall be provided. The procedures shall provide for adequate competition in order to ensure reasonable prices, and methods used in the evaluation of bids and the award of contracts shall be made known to all bidders and not be applied arbitrarily. If foreign firms wish to participate under these circumstances, they shall be allowed to do so.

3.5 Shopping is a procurement method based on comparing price quotations obtained from several Suppliers, usually at least three, to assure competitive prices, and is an appropriate method for procuring readily available off-the-shelf goods or standard specification commodities that are small in value. Requests for quotations shall indicate the description and quantity of the goods, as well as desired delivery time and place. Quotations may be submitted by telex or facsimile. The evaluation of quotations shall follow sound public or private sector practices of the purchaser. The terms of the accepted offer shall be incorporated in a purchase order.

3.6 International shopping shall solicit quotations from at least three Suppliers in two different countries. National shopping may be used where the desired goods are ordinarily available from more than one source in the country of the Borrower at competitive prices.

3.7 Direct contracting without competition (single source) may be an appropriate method under the following circumstances:

(a) An existing contract for goods or works, awarded in accordance with procedures acceptable to the Bank, may be extended for additional goods or works of a similar nature. The Bank shall be satisfied in such cases that no advantage could be obtained by further competition and that the prices on the extended contract are reasonable. Provisions for such an extension, if considered likely in advance, shall be included in the original contract.

(b) Standardization of equipment or spare parts, to be compatible with existing equipment, may justify additional purchases from the original Supplier. For such purchases to be justified, the original equipment shall be suitable, the number of new items shall generally be less than existing number, the price shall be reasonable, and the advantages of another make or source of equipment shall have been considered and rejected on grounds acceptable to the Bank.

(c) The required equipment is proprietary and obtainable only from one source.

(d) The Contractor responsible for a process design requires the purchase of critical items from a particular Supplier as a condition of a performance guarantee.

(e) In exceptional cases, such as in response to natural disasters.

3.8 Force account, that is, construction by the use of the Borroweržs own personnel and equipment,38 may be the only practical method for constructing some kinds of works. The use of force account may be justified where:

(a) quantities of work involved cannot be defined in advance;

(b) works are small and scattered or in remote locations for which qualified construction firms are unlikely to bid at reasonable prices;

(c) work is required to be carried out without disrupting ongoing operations;

(d) risks of unavoidable work interruption are better borne by the Borrower than by a Contractor; and

(e) there are emergencies needing prompt attention.

3.9 There may be situations in which procurement from specialized agencies of the United Nations (UN), acting as Suppliers, pursuant to their own procedures, may be the most economical and efficient way of procuring small quantities of off-the-shelf goods, primarily in the fields of education, health, and rural water supply and sanitation.

3.10 Where Borrowers lack the necessary organization, resources, and experience, Borrowers may wish (or be required by the Bank) to employ, as their agent, a firm specializing in handling international procurement. The agent shall strictly follow all the procurement procedures outlined in the Loan Agreement on behalf of the Borrower, including use of Bank Standard Bidding Documents (SBDs), review procedures, and documentation. This also applies in cases where UN agencies act as procurement agents.39 Management Contractors may be employed in a similar manner for a fee to contract for miscellaneous works involving reconstruction, repairs, rehabilitation, and new constructions in emergency situations, or where large numbers of small contracts are involved.

3.11 Preshipment inspection and certification of imports is one of the safeguards for the Borrower, particularly where the country has a large import program. The inspection and certification usually covers quality, quantity, and reasonableness of price. Imports procured through ICB procedures shall not be subject to price verification, but only verification for quality and quantity. However, imports not procured through ICB may additionally be subjected to price verification. The inspection agents are ordinarily paid for on a fee basis levied on the value of the goods. Costs for certification of imports shall not be considered in the evaluation of bids under ICB.

3.12 Where the loan provides funds to an intermediary institution such as an agricultural credit institution or a development finance company, to be re-lent to beneficiaries such as individuals, private sector enterprises, or autonomous commercial enterprises in the public sector for the partial financing of subprojects, the procurement is usually undertaken by the respective beneficiaries in accordance with established local private sector or commercial practices, which are acceptable to the Bank. However, even in these situations, ICB may be the more efficient and economic procurement method for the purchase of large single items or in cases where large quantities of like goods can be grouped together for bulk purchasing.

3.13 Where the Bank is participating in financing the cost of a project procured under a BOO/BOT/BOOT40 or similar type of private sector arrangement, either of the following procurement procedures shall be used, as set forth in detail in the Staff Appraisal Report, the Presidentžs Report, and the Loan Agreement:

(a) The enterpreneur under the BOO/BOT/BOOT or similar type of contract41 shall be selected under ICB or LIB procedures acceptable to the Bank, which may include several stages in order to arrive at the optimal combination of evaluation criteria, such as the cost and magnitude of the financing offered, the performance specifications of the facilities offered, the cost charged to the user or purchaser, other income generated for the Borrower or purchaser by the facility, and the period of the facilityžs depreciation. The said entrepreneur selected in this manner shall then be free to procure the goods, works, and services required for the facility from eligible sources, using its own procedures. In this case, the Staff Appraisal Report, the Presidentžs Report, and the Loan Agreement shall specify the type of expenditures incurred by the said entrepreneur towards which Bank financing will apply.

Or,

(b) If the said entrepreneur has not been selected in the manner set forth in subparagraph (a) above, the goods, works, or services required for the facility and to be financed by the Bank shall be procured in accordance with ICB or LIB procedures.

3.14 If the Bank guarantes the repayment of a loan made by another lender, the goods and works financed by the said loan shall be procured with due attention to economy and efficiency and in accordance with procedures which meet the requirements of paragraph 1.5.

1. Where, in the interest of project sustainability, or to achieve certain specific social objectives of the project, it is desirable in selected project components to (i) call for the participation of local communities and/or nongovernmental organizations (NGOs), or (ii) increase the utilization of local know-how and materials, or (iii) employ labor-intensive and other appropriate technologies, the procurement procedures, specifications, and contract packaging shall be suitably adapted to reflect these considerations, provided these are efficient. The procedures proposed shall be outlined in the Staff Appraisal Report, the Presidentžs Report, and the Loan Agreement.

38 A government-owned construction unit that is not managerially and financially autonomous shall be considered a force account unit. »Force account« is otherwise known as »direct labor«, »departmental forces«, or »direct work.«

39 The Consultant Guidelines shall apply for the selection of procurement and inspection agents. The cost or fee of the procurement or inspection agent is eligible for financing from the Bank loan, if so provided in the Loan Agreement, and provided the terms and conditions of selection and employment are acceptable to the Bank.

40 BOO: Build, Own, Operate.

BOT: Build, Operate, Transfer.

BOOT: Buil, Own, Operate, Transfer.

41 For projects such as toll roads, tunnels, harbors, bridges, power stations, waste disposal plants, and water distribution systems.

Appendix 1

1. The Bank shall review the procurement arrangements proposed by the Borrower, including contract packaging, applicable procedures, and the scheduling of the procurement process, for its conformity with these Guidelines and proposed implementation program and disbursement schedule. The Borrower shall promptly inform the Bank of any delay, or other changes in the scheduling of the procurement process, which could significantly affect the timely and successful implementation of the project contracts, and agree with the Bank on corrective measures.

2. With respect to all contracts which, in accordance with the Loan Agreement, are made subject to the Bankžs prior review:

(a) In cases where prequalification is used, the Borrower shall, before prequalification submissions are invited, furnish the Bank with the draft documents to be used, including the text of the invitation to prequalify, the prequalification questionnaire, and the evaluation methodology, together with a description of the advertising procedures to be followed, and shall introduce such modifications in said procedure and documents, as the Bank shall reasonably request. The list of prequalified bidders, together with a statement of their qualifications and of the reasons for the exclusion of any applicant for prequalification, shall be furnished by the Borrower to the Bank for its comments before the applicants are notified of the Borroweržs decision, and the Borrower shall make such additions to, deletions from, or modifications in the said list as the Bank shall reasonably request.

(b) Before bids are invited, the Borrower shall furnish to the Bank for its comments, draft bidding documents, including the invitation to bid; instructions to bidders, including the basis of bid evaluation and contract award; and the conditions of contract and specifications for the civil works, supply of goods, or installation of equipment, etc., as the case may be, together with a description of the advertising procedures to be followed for the bidding (if prequalification has not been used), and shall make such modifications in the said documents as the Bank shall reasonably request. Any further modification shall require the Bankžs concurrence before it is issued to the prospective bidders.

(c) After bids have been received and evaluated, the Borrower shall, before a final decision on the award is made, furnish to the Bank, in sufficient time for its review, a detailed report (prepared, if the Bank shall so request, by experts acceptable to the Bank), on the evaluation and comparison of the bids received, together with the recommendations for award and such other information as the Bank shall reasonably request. The Bank shall, if it determines that the intended award would be inconsistent with the Loan Agreement, promptly inform the Borrower and state the reasons for such determination.

(d) If the Borrower requires an extension of bid validity to complete the process of evaluation, obtain necessary approvals and clearances, and to make the award, it should seek the Bankžs prior concurrence for the first request for extension, if it is longer than eight weeks, and for all subsequent requests for extension, irrespective of the period.

(e) The terms and conditions of a contract shall not, without the Bankžs concurrence, materially differ from those on which bids were asked or prequalification of Contractors, if any, was invited.

(f) One conformed copy of the contract shall be furnished to the Bank promptly after its execution and prior to delivery to the Bank of the first application for withdrawal of funds from the Loan Account in respect of such contract. Where payments for the contract are to be made out of a Special Account (SA), a copy of the contract shall be furnished to the Bank prior to the making of the first payment out of the SA in respect of such contract.

(g) All evaluation reports shall be accompanied with a summary of the procurement on a form provided by the Bank. The description and amount of the contract, together with the name and address of the successful bidder, shall be subject to release by the Bank upon confirmation by the Borrower of contract award.

3. In the case of contracts subject to prior review, before granting a material extension of the stipulated time for performance of a contract, agreeing to any modification of waiver of the conditions of such contract, including issuing any change order or orders under such contract (except in cases of extreme urgency) which would in aggregate increase the original amount of the contract by more than 15 percent of the original price, the Borrower shall inform the Bank of the proposed extension, modification, or change order and the reasons therefor. If the Bank determines that the proposal would be inconsistent with the provisions of the Loan Agreement, it shall promptly inform the Borrower and state the reasons for its determination. A copy of all amendments to the contract shall be furnished to the Bank for its record.

4. With respect to each contract not governed by paragraph 2, the Borrower shall furnish to the Bank, promptly after its signing and prior to delivery to the Bank of the first application for withdrawal of funds from the Loan Account in respect of such contract, one conformed copy of such contract, together with the analysis of the respective bids, recommendations for award, and such other information as the Bank shall reasonably request. Where payments for the contract are to be made out of a Special Account, a copy of the contract, together with the other information required to be furnished to the Bank, shall be furnished to the Bank prior to delivery to the Bank of the first replenishment application in respect of such contract. The Bank shall, if it determines that the award of the contract or the contract itself is not consistent with the Loan Agreement, promptly inform the Borrower and state the reasons for such determination. These provisions shall not apply to contracts on account of which withdrawals from the loan are to be made on the basis of Statements of Expenditure,42 for which case all such documents shall be retained by the Borrower for subsequent examination by independent auditors and Bank supervision missions.

5. If a contract awarded under ICB procedures to a local bidder is written in the national language,43 a certified translation of the contract in either English, French, or Spanish shall be furnished to the Bank together with the conformed copy of the contract. Such certified translations shall also be furnished to the Bank, for any subsequent modifications of such contracts.

Appendix 2

1. The Borrower may, with the agreement of the Bank, grant a margin of preference in the evaluation of bids under ICB procedures to bids offering certain goods manufactured in the country of the Borrower, when compared to bids offering such goods manufactured elsewhere. In such cases, bidding documents shall clearly indicate any preference to be granted to domestic manufactured goods and the information required to establish the eligibility of a bid for such preference. The nationality of the manufacturer or Supplier is not a condition for such eligibility. The methods and stages set forth hereunder shall be followed in the evaluation and comparison of bids.

2. For comparison, responsive bids shall be classified in one of the following three groups:

(a) Group A: bids offering goods manufactured in the country of the Borrower if the bidder establishes to the satisfaction of the Borrower and the Bank that (i) labor, raw material, and components from within the country of the Borrower will account for more than 30 percent of the EXW price of the product offered, and (ii) the production facility in which those goods will be manufactured or assembled has been engaged in manufacturing/assembling such goods at least since the time of bid submission.

(b) Group B: all other bids offering goods from within the country of the Borrower.

(c) Group C: bids offering the goods from abroad and to be directly imported.

3. The EXW price quoted by a Group A bidder shall include all duties and taxes paid or payable on the basic materials or components purchased in the domestic market or imported. Similarly, prices quoted by Group B bidders shall include all duties and taxes on components and raw materials. The price quoted by Group A and B bidders shall exclude the sales and similar taxes on the finished product. The price quoted by Group C bidders shall be on CIF or CIP border point or other destination, exclusive of customs duties and other import taxes.

4. In the first step, all evaluated bids in each group shall be compared to determine the lowest evaluated bid in each. Such lowest evaluated bids shall then be compared with each other and if, as s result of this comparison, a bid from Group A or Group B is the lowest, it shall be selected for the award.

5. If, as a result of the comparison under paragraph 4 above, the lowest evaluated bid is a bid from Group C, all Group C bids shall be further compared with the lowest evaluated bid from Group A after adding to the evaluated bid price of the imported goods offered in each Group C bid, for the purpose of this further comparison only, an amount equal to: (i) the amount of duties and other related import charges which a nonexempt importer would have to pay for the importation of the goods offered in such Group C bid; or (ii) 15 percent of the CIF or CIP bid price of such goods if said duties and charges exceed 15 percent of such price. If the Group A bid in such further comparison is the lowest, it shall be selected for the award; if not, the lowest evaluated bid from Group C, as determined from the comparison under paragraph 4, shall be selected.

6. In the case of single responsibility, supply and installation or turnkey44 contracts in which a number of discrete items of equipment is grouped into one contract package, the preference margin shall not be applied to the whole package, but only to the locally-manufactured equipment within the package. Equipment offered from abroad shall be quoted CIF or CIP, and equipment offered locally EXW (free of sales and similar taxes); all other components, such as design, works, installation, and supervision, shall be quoted separately. Bids should not be classified into groups A, B, or C. In the comparasion of bids, only the CIF or CIP price in each bid of the equipment offered from outside the Borroweržs country shall be increased by the applicable duty and other taxes payable by a nonexempt importer or 15 percent, whichever is less. If duties vary from item to item within a package, the appropriate tariff for each piece of equipment shall apply. No preference shall be applied for any associated services or works included in the package.

7. For contracts for works to be awarded on the basis of ICB, eligible Borrowers may, with the agreement of the Bank, grant a margin of preference of 7.5 percent to domestic Contractors,45 in accordance with, and subject to, the following provisions:

(a) Contractors applying for such preference shall be asked to provide, as part of the data for qualification,46 such information, including details of ownership, as shall be required to determine whether, according to the classification established by the Borrower and accepted by the Bank, a particular Contractor or group of Contractors qualifies for a domestic preference. The bidding documents shall clearly indicate the preference and the method that will be followed in the evaluation and comparison of bids to give effect to such preference.

(b) After bids have been received and reviewed by the Borrower, responsive bids shall be classified into the following groups:

(i) Group A: bids offered by domestic Contractors eligible for the preference.

(ii) Group B: bids offered by other Contractros.

Fort the purpose of evaluation and comparison of bids, an amount equal to 7.5 percent of the bid amount shall be added to bids received from Contractors in Group B.

Appendix 3

1. The responsibility for the implementation of the project, and therefore for the payment of goods, works, and services under the project, rests solely with the Borrower. The Bank, for its part, is required by its Articles of Agreement to ensure that funds are paid from a Bank loan only as expenditures are incurred. Disbursements of the proceeds of a loan are made only at the Borroweržs request. Supporting evidence that the funds are used in accordance with the Loan Agreement shall be submitted with the Borroweržs withdrawal application. Payment may be made (i) to reimburse the Borrower for payment(s) already made form its own resources, (ii) directly to a third party (usually to a Supplier or Consultant), or (iii) to a commercial bank for expenditures against a World Bank Special Commitment covering a commercial bankžs letter of credit.

2. Two widely used procedures with special requirements are Statements of Expenditure (SOEs) and Special Accounts (SAs). The SOE method is used to reimburse the Borrower when documentation would otherwise be cumbersome or voluminous (for example, expenditures on civil works carried out by force account or payments against small contracts or purchase orders). For withdrawals against SOEs, the Borrower submits a form with details of the expenditures (the SOE form) and retains the actual supporting documentation in the field for subsequent examination by independent auditors and Bank supervision missions.

3. Special Accounts (SAs) are revolving accounts funded with an advance from a Bank loan for use by the Borrower exclusively to cover the Bankžs share of eligible expenses in both local and foreign currencies. The primary objective of the SA is to help the Borrower overcome cash flow problems and speed disbursements. The Borrower makes payments from the account to Contractors, Suppliers, and others when the payments are due. The Bank replenishes the SA regularly upon receipt of a withdrawal application with appropriate supporting documentation from the Borrower. Towards the end of loan disbursements, the Bank initiates a recovery procedure to obtain full documentation for the amount of the outstanding advance.

4. The Loan Agreement and the disbursement letter outline the disbursement procedures to be followed for the loan, including retroactive financing provisions, items eligible for disbursement under the Statement of Expenditure (SOE) procedure, requirements for the operation of a Special Account (SA), and a minimum application value. The minimum value varies among loans depending on the size of the loan and the nature of the project. Where there is an SA, the minimum value is generally between 10 percent and 33 percent of the total advanced to the SA. The method of payment specified in the bidding documents shall take into account the disbursement procedures applicable to the concerned loan.

5. A complete description of the Bankžs disbursement procedures is provided in the Disbursement Handbook.

Appendix 4

1. This Appendix provides guidance to potential bidders wishing to participate in Bank-financed procurement.

2. As emphasized in paragraph 1.2 of the Guidelines, the Borrower is legally responsible for the procurement. It invites, receives, and evaluates bids, and awards the contract. The contract is between the Borrower and the Supplier or Contractor. The Bank is not a party to the contract.

3. As stated in paragraph 1.11 of the Guidelines, the Bank reviews the procurement procedures, documents, bid evaluations, award recommendations, and the contract to ensure that the process is carried out in accordance with agreed procedures, as required in the Loan Agreement. In the case of major contracts (defined usually by a dollar threshold in each Loan Agreement), the documents are reviewed by the Bank prior to their issue, as described in Appendix 1. Also, if, at any time in the procurement process (even after the award of contract), the Bank concludes that the agreed procedures were not followed in any material respect, the Bank may declare misprocurement, as described in paragraph 1.13. However, if a Borrower has awarded a contract after obtaining the Bankžs »no objection«, the Bank will declare misprocurement only if the »no objection« was issued on the basis of incomplete, inaccurate, or misleading information furnished by the Borrower. Furthermore, if the Bank determines that corrupt or fraudulent practices were engaged in by representatives of the Borrower or of the bidder, the Bank may impose the applicable sanctions set forth in paragraph 1.15 of the Guidelines..

4. The Bank has published Standard Bidding Documents (SBDs) for various types of procurement. As stated in paragraph 2.12 of the Guidelines, it is mandatory for the Borrower to use these documents, with minimum changes to address country- and project-specific issues. The prequalification and bidding documents are finalized and issued by the Borrower.

5. Information on bidding opportunities under ICB may be obtained form the General Procurement Notice and the Specific Invitation to prequalify or to bid, as described in paragraphs 2.7 and 2.8 of the Guidelines. General guidance on participation,47 as well as advance information on business opportunities in upcoming projects, may be obtained from publications which can be obtained through subscription to the United Nations Development business (UNDB), as well as from the Public Information Center.48 Staff Appraisal Reports are also available from the Public Information Center upon approval of the loan.

6. Once a bidder receives the prequalification or bidding document, the bidder should study the documents carefully to decide if it can meet the technical, commercial, and contractual conditions, and if so, proceed to prepare its bid. The bidder should then critically review the documents to see if there is any ambiguity, omission, or internal contradiction, or any feature of specifications or other conditions whics are unclear or appear discriminatory or restrictive; if so, it should seek clarification from the Borrower, in wrtiting, within the time period specified in the bidding documents for seeking clarifications.

7. The criteria and methodology for selection of the successful bidder are outlined in the bidding documents, generally under Instructions to Bidders and Specifications. If these are not clear, clarification should be similarly sought from the Borrower.

8. In this connection it should be emphasized that the specific bidding documents issued by the Borrower govern each procurement, as stated in paragraph 1.1 of the Guidelines. If a bidder feels that any of the provisions in the documents are inconsistent with the Guidelines, it should also raise this with the Borrower.

9. It is the responsibility of the bidder to raise any issue of ambiguity, contradiction, omission, etc., prior to the submission of its bid, to assure submission of a fully responsive and compliant bid, including all the supporting documents requested in the bidding documents. Noncompliance with critical (technical and commercial) requirements will result in rejection of the bid. If a bidder wishes to propose deviations to a noncritical requirement, or propose an alternative solution, the bidder should quote the price for the fully compliant bid and then separately indicate the adjustment in price that can be offered if the deviation alternative solution is accepted. Once bids are received and publicly opened, bidders will not be required or permitted to change the price or substance of a bid.

10. As stated in paragraph 2.46, the process of bid evaluation shall be confidential until the award is notified. This is essential to enable the Borrower and Bank reviewers to avoid either the reality or perception of improper interference. If at this stage a bidder wishes to bring additional information to the notice of the Borrower, the Bank, or both, it should do so in writing.

11. Bidders are free to send copies of their communications on issues and questions with the Borrower to the Bank or to write to the Bank directly, when Borrowers do not respond promptly, or the communication is a complaint against the Borrower. All such communications should be addressed to the Chief of the Division for the relevant sector for the borrowing country, with a copy to the Regional Procurement Adviser.

12. References received by the Bank from potential bidders, prior to the closing date for submission of the bids, will, if appropriate, be referred to the Borrower with the Bankžs comments and advice, for action or response.

13. Communication received from bidders after the opening of the bids, will be handled as follows. In the case of contracts not subject to prior review by the Bank, the communication will be sent to the Borrower for due consideration and appropriate action, if any, and these will be reviewed during subsequent supervision of the project by Bank staff. In the cases of contracts subject to the prior review process, the communication will be examined by the Bank, in consultation with the Borrower. If additional data is required to complete this process, these will be obtained from the Borrower. If additional information or clarification is required from the bidder, the Bank will ask the Borrower to obtain it and comment or incorporate it, as appropriate, in the evaluation report. The Bankžs review will not be completed until the communication is fully examined and considered.

14. Except for acknowledgment, the Bank will not enter into discussion or correspondence with any bidder during the evaluation and review process of the procurementn, until award of the contract is notified.

15. If, after notification of award, a bidder wishes to ascertain the grounds on which its bid was not selected, it should address its request to the Borrower. If the bidder is not satisfied with the explanation given and wishes to seek a meeting with the Bank, it may do so by addressing the Regional Procurement Adviser for the borrowing country, who will arrange a meeting at the appropriate level and with the relevant staff. In this discussion, only the bidderžs bid can be discussed and not the bids of competitors.

46 At the prequalification and/or at the bidding stage.

47 The Guide to International Business Opportunities.

48 The UNDB address is listed in footnote 18. The Public Information Center address is the World Bank address at 1818 H Street, N. W., Washington, D.C., 20433, U.S.A.

SMJERNICE ZA NABAVU U OKVIRU ZAJMOVA
MEĐUNARODNE BANKE ZA OBNOVU I RAZVOJ (IBRD)
I KREDITA MEĐUNARODNE AGENCIJE ZA RAZVOJ (IDA)

1.1 Svrha ovih Smjernica je obavještavanje izvođača projekta koji dijelom ili u cijelosti financira Međunarodna Banka za obnovu i razvoj (IBRD) ili Međunarodna agencija za razvoj (IDA) 1 o ugovorima za nabavu robe i radova 2 (uključujući i prateće usluge) potrebnih za projekt. Ugovor o zajmu regulira pravne odnose između zajmoprimca i Banke, a Smjernice se primijenjuju za nabavu robe i radova za projekt u onoj mjeri koja je ugovorom predviđena. Prava i obveze zajmoprimca i dobavljača robe i radova za projekt regulirane su natječajnom dokumentacijom 3 i ugovorima koje potpisuje zajmoprimac s dobavljačima robe i radova, a ne ovim Smjernicama ili Ugovorom o zajmu. Nitko drugi osim onih koji su potpisali Ugovor o zajmu nema imati nikakva prava niti potraživanja s obzirom na sredstva zajma.

1.2 Zajmoprimac je odgovoran za provedbu projekta, pa prema tome i za dodjelu i administraciju ugovora u sklopu projekta. 4 Banka sa svoje strane, slijedom svog Statuta "...osigurava da će sredstva zajmova biti korištena jedino u svrhe u koje se zajam daje, uz uzimanje u obzir ekonomičnosti i efikasnosti, a bez obzira na političke ili bilo kakve druge ne-ekonomske utjecaje ili razloge" 5, te je u tu svrhu ustanovila detaljne postupke. Iako se u praksi specifična pravila poslovanja i postupci koji se odnose na nabavu određuju za svaki pojedini slučaj, kao smjernice su prihvaćena četiri osnovna zahtjeva Banke:

(a) potreba za ekonomičnošću i efikasnošću pri izvođenju projekta, uključujući nabavu sredstava (roba) i radova za projekt;

(b) interes Banke kao kooperativne institucije da se svim podesnim ponuđačima iz razvijenih i nerazvijenih 6 zemalja pruži prilika natjecati za nabavu roba i radova koje financira Banka;

(c) interes Banke kao razvojne institucije da stimulira razvoj lokalnih izvođača radova i proizvođača u zemljama iz kojih su zajmoprimci, te

(d) značaj preglednosti u postupku nabave.

1.3 Banka je ustanovila da ove potrebe u većini slučajeva mogu biti na najbolji način riješene putem propisno vođenog međunarodnog natječaja i uz primjereno davanje prioriteta lokalnim ili regionalnim proizvođačima i, kad je to odgovarajuće, lokalnim izvođačima radova 7 pod propisanim uvjetima. U tom slučajaju Banka zahtijeva od svojih zajmoprimaca da robu i radove nabavljaju putem međunarodnog natječaja koji je otvoren za prihvatljive dobavljače i izvođače 8 . Dio II ovih Smjernica opisuje postupak međunarodnog natječaja.

1.4 S duge pak strane, ako međunarodni natječaj nije najekomičnija i najefikasnija metoda nabave, u Ugovoru o zajmu određuju se druge metode nabave. Dio III opisuje ostale metode nabave i okolnosti u kojima bi takva nabava bila primjerenija. Pojedinačne metode za nabavu robe i radova za određeni projekt pobliže su određene u Ugovoru o zajmu za taj projekt.

1.5 Općenito uzevši, Banka financira samo dio troškova projekta. Postupci izneseni u ovim Smjernicama primjenjuju se na sve ugovore za nabavu robe i radova koji su u cjelosti ili dijelom financirani iz zajmova Banke. Za nabavu robe i radova koji nisu financirani iz sredstava zajmova Banke zajmoprimac može prihvatiti druge postupke. U takvim slučajevima Banci treba pružiti zadovoljavajuće dokaze da će postupci koji će biti poduzeti ispuniti obvezu zajmoprimca da se projekt izvrši valjano i učinkovito, te da su roba i radovi koji se nabavljaju:

(a) zadovoljavajuće kvalitete i u skladu sa proračunom projekta;

(b) isporučeni ili izvršeni na vrijeme; te

(c) imaju takvu cijenu da njihova nabava ne ugrožava ekonomsku i financijsku održivost projekta.

1.6 Sredstva iz zajmova Banke mogu biti povučena samo za troškove roba i usluga pribavljenih iz zemlje zajmoprimca ili proizvedenih ili pribavljenih od zemalja članica Banke 9. Slijedom takve politike Banke državljani ostalih zemalja ili ponuđači roba i usluga iz ostalih zemalja diskvalificirani su u natječajima za ugovore koji će u cijelosti ili dijelom biti financirani iz sredstava zajmova Banke.

1.7 Kad se radi o ugovorima koji su u cijelosti ili djelomično financirani iz zajmova Banke, Banka ne dopušta zajmoprimcu odbiti predkvalifikaciju, ako je potrebna, nekom poduzeću radi razloga koji nisu u svezi sa sposobnošću i kapacitetima poduzeća da uspješno izvrši ugovor, niti zajmoprimac može radi takvih razloga diskvalificirati bili kojeg ponuđača.

1.8 Kao izuzetak od spomenutog:

(a) poduzeća iz zemalja članica ili proizvođači roba u zemljama članicama mogu biti isključeni ako (i) zbog zakonskih ili službenih regulativa zemlja zajmoprimca ne dopušta komercijalne odnose s tom zemljom, uz pretpostavku da je Banci pružen dokaz da takvo izuzeće ne sprečava učinkovitu konkurenciju pri nabavi tražene robe i poslova; ili (ii) slijedom odluke Vijeća sigurnosti Ujedinjenih naroda u skladu s Dijelom VII Povelje Ujedinjenih naroda zemlja zajmoprimca zabranjuje uvoz robe iz te zemlje ili sva plaćanja osobama ili tijelima u toj zemlji.

(b) Tvrtka koju angažira zajmoprimac za pružanje savjetodavnih usluga u svezi s pripremom ili provedbom projekta ili bilo koje njeno pridruženo poduzeće bit će diskvalificirani s obzirom na svaku slijedeću nabavu robe ili radova (osim ako se radi o nastavku ranijih savjetodavnih usluga tog poduzeća) za potrebe istog projekta. Ova odredba se ne odnosi na različita poduzeća (savjetnike, izvođače radova, dobavljače) koji zajedno izvršavaju obveze izvođača radova slijedom ugovora "ključ u ruke" ili ugovora o projektiranju i izgradnji.10

(c) Poduzeća u vlasništvu države u zemlji zajmoprimca mogu sudjelovati jedino ako su (i) pravno i financijski autonomna i (ii) posluju u skladu sa trgovačkim zakonodavstvom. Agencije koje nisu autonomne s obzirom na zajmoprimca ili pod-zajmoprimca u okviru projekta koji financira Banka ne mogu se natjecati ili podnijeti ponudu za nabavu robe ili radova za potrebe projekta.11

(d) Poduzeće koje Banka ne smatra prihvatljivim slijedom pododjeljka (d) odjeljka 1.15 ovih Smjernica neće se smatrati prihvatljivim za dodjelu ugovora koji financira Banka tijekom onog vremenskog razdoblja koje odredi Banka.

1.9 Pod određenim okolnostima, u interesu bržeg i učinkovitijeg izvođenja projekta, zajmoprimac može željeti započeti s postupcima nabave prije potpisivanja Ugovora o zajmu. Nabavni postupci, uključujući i oglašavanje, moraju biti u skladu sa Smjernicama da bi ugovori bili prihvatljivi za financiranje iz zajmova Banke, što treba biti popraćeno uobičajenom Bančinom revizijom. Zajmoprimac ugovara unaprijed na vlastiti rizik i nikakav pristanak Banke na postupak, dokumentaciju ili prijedlog za ugovaranje ne obvezuje Banku da odobri zajam za projekt koji je u pitanju. Naknada Banke za svako plaćanje koje je izvršio zajmoprimac slijedom ugovora, a prije potpisivanja zajma, smatra se retroaktivnim financiranjem i odobrava se jedino uz ograničenja određena Ugovorom o zajmu.

1.10 Dobavljači i izvođači u zemlji zajmoprimca trebaju biti potaknuti na učešće u postupku nabave, budući da Banka pruža podršku razvoju domaće industrije. Dobavljači i izvođači u zemlji zajmoprimca mogu se natjecati zasebno ili u okviru zajedničkih ulaganja sa stranim firmama, ali Banka neće prihvatiti natječajne uvjete slijedom kojih je obvezno zajedničko ulaganje ili neki drugi oblik obveznog udruživanja domaćih i stranih firmi.

1.11 Banka vrši pregled postupaka nabave koje primjenjuje zajmoprimac, natječajne dokumentacije, ocjenjivanja ponuda, preporuka za dodjelu ugovora i dodijeljenih ugovora, da bi osigurala izvršenje nabave u skladu s dogovorenim postupcima. Ovi postupci pregleda opisani su u Dodatku 1. Ugovor o zajmu određuje opseg u kojem se primjenjuju ovi postupci pregleda s obzirom na različite kategorije roba i radova čija je nabava financirana u cijelosti ili djelomično iz zajma Banke.

1.12 Ako se odredi da bi odgovarajuća metoda nabave određene robe ili radova za projekt bilo otvoreno natjecanje, ali Zajmoprimac želi ograničiti natjecanje na jednu ili više određenih firmi ili poduzeća, Banka može prihvatiti takvu ograničenu nabavu jedino pod uvjetom da:

(a) nije prihvatljivo za financiranje iz sredstava zajma Banke; i

(b) neće značajno utjecati na uspješnu provedbu projekta s obzirom na troškove, kvalitetu i vrijeme dovršenja.

1.13 Banka neće financirati troškove za robu i radove čija nabava nije u skladu sa ugovorenim postupcima i politika Banke je poništenje onih iznosa zajma koji su dodijeljeni za robu i radove nabavljene u nepravilnom postupku nabave. Banka može dodatno primijeniti i druge odštetne zahtjeve prema zemlji s kojom se zaključuje Ugovor o zajmu.

1.14 Ako zajmoprimac želi navesti Banku u natječajnoj dokumentaciji, koristit će se slijedeća jezična konstrukcija:

"(ime Zajmoprimca)" je primio (ili u odgovarajućim slučajevima "zatražio je") zajam od Međunarodne banke za obnovu i razvoj u različitim valutama ekvivalentna vrijednost kojih je USD ... za troškove (naziv projekta), te namjerava primijeniti dio sredstava ovog zajma na prihvatljiva plaćanja slijedom ovog ugovora. Plaćanja Međunarodne banke za obnovu i razvoj izvršit će se samo na zahtjev (naziv zajmoprimca ili njegova opunomoćenika), te nakon odobrenja Međunarodne banke za obnovu i razvoj, te će u svakom obliku podlijegati ugovornim uvjetima Ugovora o zajmu. Ugovor o zajmu zabranjuje podizanja s računa zajma u svrhu plaćanja fizičkim ili pravnim osobama ili za uvoz robe ukoliko je po obavijestima Banke takva isplata ili uvoz zabranjen odlukom Vijeća sigurnosti Ujedinjenih naroda u skladu s Odjeljkom VII Povelje Ujedinjenih naroda. Niti jedna druga strana osim (naziv zajmoprimca) nema nikakva prava po osnovi Ugovora o zajmu niti može koristiti sredstva zajma."12

1.15 U skladu s politikom Banke od zajmoprimca se traži (uključujući i korisnike zajmova Banke), kao i od natjecatelja/dobavljača/izvođača, slijedom ugovora koje financira Banka, pridržavanje najviših etičkih standarda tijekom nabave i izvršenja navedenih ugovora. Slijedom te politike Banka:

(a) određuje, u svrhe ove odredbe, slijedeće uvjete:

(i) "korupcija" znači nuđenje, davanje, primanje ili traženje neke vrijednosti da bi se utjecalo na javnog djelatnika u postupku nabave ili tijekom izvršenja ugovora; te

(ii) "pronevjera" znači pogrešno iznošenje činjenica da bi se utjecalo na postupak nabave ili na izvršenje ugovora, a uključuje postupke među natjecateljima (prije ili nakon podnošenja ponude) s ciljem određivanja cijene natječaja na umjetnoj, nekonkurentnoj razini, te spriječavanja zajmoprimca da iskoristi mogućnost slobodnog i otvorenog natječaja;

(b) odbija prijedlog za dodjelu ugovora ako presudi da je natjecatelj koji je proporučen za dodjelu ugovora pribjegao korupciji ili pronevjeri natječući se za ugovor o kojem je riječ;

(c) poništava dio zajma dodijeljen za ugovor za nabavu robe ili radova ako, bez vremenskog ograničenja, odredi da su predstavnici zajmoprimca ili korisnici zajma pribjegli korupciji ili pronevjeri tijekom postupka nabave ili izvršenja ugovora, a da zajmoprimac nije poduzeo pravovremene i zadovoljavajuće postupke da bi popravio takvu situaciju;

(d) proglašava da poduzeće nije prihvatljivo bilo za određeno ili neodređeno vremensko razdoblje za dodjelu ugovora koji financira Banka ako, bez vremenskog ograničenja, ustanovi da je to poduzeće pribjeglo korupciji ili pronevjeri tijekom natjecanja ili izvršenja ugovora koji financira Banka; te

(e) ima pravo tražiti da u svim ugovorima koje financira Banka postoji odredba kojom se traži da dobavljači i izvođači dopuste Banci pregled njihovih računa i knjiga koje se odnose na provedbu ugovora, te da ih daju na reviziju revizorima koje odredi Banka.

2.1 Međunarodni natječaj, kao izraz koji se koristi u ovim Smjernicama, mora omogućiti da svi budući ponuđači13 koji zadovoljavaju uvjete budu primjereno obaviješteni o potrebama zajmoprimca i imaju jednakopravnu priliku ponuditi traženu robu i radove.

2.2 Natječajna dokumentacija mora jasno odrediti tip ugovora koji će se sklopiti i sadržavati ugovorne odredbe sukladne potrebama ugovora. Najčešći tipovi ugovora su oni koji predviđaju plaćanje na bazi okruglog iznosa, po komadu, troškovi uvećani za honorare ili kombinacije spomenutog. Ugovori o nadoknadi troškova prihvatljivi su Banci samo u izuzetnim okolnostima kao što su uvjeti visokog rizika ili kada se trošak ne može dovoljno precizno unaprijed odrediti. Ovakvi ugovori trebaju uključivati poticaje za odgovarajuća ograničenja troškova.

2.3 Veličina i opseg pojedinačnih ugovora ovisi o veličini, prirodi i smještaju projekta. Za projekte koji zahtijevaju raznovrsne poslove i opremu, dodjeljuju se zasebni ugovori za radove i za nabavu i/ ili za instaliranje različitih elemenata postrojenja14 i opreme, te radova.

2.4 Za projekte koji zahtijevaju slične ali zasebne radove ili elemente opreme, može se raspisati natječaj sa alternativnim oblicima ugovora kako bi se privukao interes kako manjih tako i velikih tvrtki. Dobavljačima ili proizvođačima može se dopustiti da ponude pojedinačne ugovore (odreske) ili slične ugovore u grupama (pakete) po vlastitom izboru, a svaka ponuda ili kombinacija ponuda treba biti primljena u istom vremenskom roku, otvorena i istodobno ocjenjena kako bi se odredila ponuda ili kombinacija ponuda kojom se Zajmoprimcu15 nudi najpovoljnije rješenje.

2.5 U izvjesnim slučajevima, kad se radi o posebnim postupcima, visoko integriranim oblicima proizvodnje, ili radovima posebne prirode Banka može prihvatiti ugovore "ključ u ruke" koji obuhvaćaju izradu nacrta i planova, nabavu i instaliranje opreme i izgradnju cjelokupnog postrojenja u samo jednom ugovoru. S druge strane, zajmoprimac može biti odgovoran za izradu i tehničke nacrte i može natječajem zatražiti pojedinačne ponude za nabavu i instalaciju sve opreme (roba) i poslova potrebnih za sastavnice projekta. Ugovori o projektiranju i izgradnji, te upravljanju projektom16 također su prihvatljivi kad je to odgovarajuće.

2.6 Detaljne nacrte i planove predviđene robe (opreme) i radova, uključujući i pripremu tehničkih specifikacija i drugih natječajnih dokumenata, potrebno je prethodno pripremiti prije objave natječaja za velike projekte. Međutim, u slučaju "ključ u ruke" ugovora ili ugovora za velika postrojenja može biti nepoželjno ili nepraktično pripremiti cjelokupnu tehničku specifikaciju unaprijed. U tom slučaju može se koristiti postupak natječaja u dva koraka, kad se najprije podnosi tehnička ponuda bez cijene podložnu tehničkim i komercijalnim razjašnjenjima i prilagodbama, nakon čega slijedi dodatna natječajna dokumentacija, podnošenje konačne tehničke ponude i ponude s cijenom. Ovi postupci su također prikladni za nabavu opreme koja podliježe brzom tehničkom napretku, kao što su veliki kompjuterski i komunikacijski sustavi.17

2.7 Pravovremeno obavještavanje o uvjetima za natječaj osnova je za ostvarivanje konkurentnoga natječaja. Kod projekata kod kojih je potrebna nabava roba i radova putem međunarodnog natječaja od zajmoprimca se traži da priredi i proslijedi Banci nacrt "Opće obavijesti o nabavci". Banka će osigurati da se ista objavi u publikaciji Development Buisness 18. Obavijest mora sadržavati informacije koje se odnose na zajmoprimca (ili budućeg zajmoprimca), iznos i svrhu zajma, opseg nabave slijedom međunarodnog natječaja, te ime i adresu agencije zajmoprimca koja je odgovorna za nabavu. Ako je poznato, treba navesti i predviđeni datum predkvalifikacije ili preuzimanja natječajne dokumentacije. Zajmoprimac će voditi evidenciju o odgovorima na obavijest. Relevantna predkvalifikacija ili natječajna dokumentacija, ovisno o slučaju, neće se objaviti u javnosti prije isteka roka od osam tjedana nakon datuma izdavanja obavijesti. Opća obavijest o nabavci upotpunjuje se svake godine za sve nepodmirene nabave.

2.8. Međunarodna zajednica također treba biti pravovremeno obavještena o mogućnostima natjecanja za specifične ugovore. U tu svrhu pozivi za predkvalifikaciju ili natječaj trebaju biti oglašeni najmanje u jednim novinama s općim optokom u zemlji zajmoprimca (i u službenom glasilu, ako postoji). Ti pozivi trebaju također biti preneseni predstavnicima zemalja koje su izrazile svoj interes za natjecanje kao odgovor na Opću obavijest o nabavci. Također se savjetuje objavljivanje poziva na natječa u publikaciji Development Business. Zajmoprimcima se također preporuča da prenesu te pozive veleposlanstvima i trgovinskim predstavnicima zemalja koje ispunjavaju uvjete kao potencijalni dobavljači traženih roba i radova. Pored toga, kad se radi o velikim, specijalnim ili iznimno značajnim ugovorima, Banka može tražiti od zajmoprimaca da objave pozive za predkvalifikaciju ili natječaj u etabliranim tehničkim časopisima, novinama i trgovačkim publikacijama koje su međunarodno široko zastupljene. Kod oglašavanja treba osigurati dovoljno vremena potencijalnim natjecateljima da upotpune dokumentaciju, te pripreme i predaju svoje odgovore 19.

2.9 Predkvalifikacija se preporuča za velike ili složene poslove, te u ostalim okolnostima kad bi visoki troškovi za pripremu detaljne ponude obeshrabrili ponuđače, kao što su posebno projektirana oprema, industrijska postrojenja, specijalizirane usluge, ugovori "ključ u ruke", projektiranje i izgradnja ili ugovori o vođenju poslova. Time se također osigurava da će se poziv na natječaj svesti samo na one koji su doista sposobni. Predkvalifikacija može biti također korisna pri određivanju podesnosti ugovarača u slučaju davanja prednosti domaćem tržištu, kad je to dopušteno 20. Predkvalifikacija bi se trebala u potpunosti zasnivati na sposobnosti budućih natjecatelja da ispune određeni ugovor na zadovoljavajući način, uzimajući u obzir njihovo (i) iskustvo i način na koji su ranije ostvarili sličan ugovor, (ii) sposobnosti glede osoblja, opreme i postrojenja i (iii) financijsku situaciju. 21.

2.10 Poziv za predkvalifikaciju za ponudu za natječaj za specifične ugovore treba biti objavljen i oglašen kao što je prethodno opisano u odjeljku 2.7 i 2.8. Opseg ugovora i jasan prikaz traženih uvjeta trebaju biti dostavljeni svima onima koji odgovore na poziv. Svi ponuđači koji udovolje zadanim uvjetima imaju se pravo natjecati. Zajmoprimci će sve ponuđače obavijestiti o rezultatima predkvalifikacije. čim se dovrši postupak predkvalifikacije natječajna dokumentacija će se staviti na raspolaganje kvalificiranim budućim natjecateljima. Kad se radi o predkavlifikaciji za grupu ugovora koji će se dodijeliti tijekom nekog vremenskog razdoblja, na temelju kapaciteta ponuđača može se odrediti ograničenje broja ili ukupne vrijednosti ugovora koji se dodjeljuju jednom ponuđaču. Popis poduzeća koja su predkvalificirana mora se s vremena na vrijeme ažurirati. Provjera obavijesti koje se pružaju prilikom predkvalifikacije mora se izvršiti u vrijeme dodjele ugovora, te se može odbiti dodijeliti ugovor ponuđaču za kojeg se prosudi da više nema svojstvo niti sredstva za uspješno izvršenje ugovora.

2.11 Natječajna dokumentacija treba sadržavati sve obavijesti korisne budućem ponuđaču za pripremu ponude roba i radova koji se traže. Iako detalji i složenost ovih dokumenata variraju u skladu sa obujmom i prirodom predloženih paketa ponude i ugovora, oni bi općenito trebali uključivati: poziv na davanje ponude, upute ponuđačima, obrazac ponude, obrazac ugovora, uvjete ugovora (opće i posebne), tehničke specifikacije i nacrte, listu roba ili specifikaciju količina, vrijeme isporuke ili raspored dovršenja, te potrebne dodatke kao što su razni oblici jamčevine. Osnova za ocjenu ponude i odabir najpovoljnije ponude mora biti jasno iskazana u uputama ponuđačima i/ili spcifikacijama. Ako se naplaćuje naknada za natječajnu dokumentaciju, ona mora biti razumna i pokrivati jedino troškove ispisa i isporuke dokumentacije budućim ponuđačima i ne smije biti previsoka tako da previsoka cijena ne obeshrabri ponuđače koji zadovoljavaju uvjete. Smjernice za najznačajnije sastavnice natječajne dokumentacije iznosimo u odlomcima koji slijede.

2.12 Zajmoprimci će koristiti odgovarajuću standardnu natječajnu dokumentaciju koju izdaje Banka unoseći samo minimalne izmjene koje su prihvatljive za Banku, kao što su pitanja koja se specifično odnose na projekt i na zemlju zajmoprimca. Sve takve izmjene mogu se izvršiti jedino putem obrazaca ponude ili podataka o ugovoru, ili posebnih ugovornih uvjeta, a ne unoseći izmjene u standardne formulacije koje se koriste u natječajnoj dokumentaciji Banke. Kad ne postoji odgovarajuća natječajna dokumentacija, zajmoprimac može koristiti ostale međunarodno priznate standardne ugovorne uvjete i obrasce za ugovore koji su prihvatljivi Banci.

2.13 Od ponuđača se zahtijeva podnošenje ponude koja vrijedi za vremensko razdoblje određeno u natječajnoj dokumentaciji, a koje je dostatno da bi se omogućilo zajmoprimcu da izvrši usporedbu i ocjenjivanje ponuda, pregleda preporuke za davanje ugovora s Bankom (ako to zahtijeva zajmovni ugovor), te da osigura sva potrebna odobrenja tako da se ugovor može dodijeliti u određenom roku.

2.14 Jamčevina za ponudu, koja mora biti u iznosu navedenom u natječajnoj dokumentaciji, a koja zajmoprimcu pruža razumnu zaštitu, može se tražiti, ali ne u previsokom iznosu kako ne bi obeshrabrila ponuđače. Po izboru ponuđača jamčevina može biti u obliku potvrđenog čeka, kreditnog pisma ili bankovne garancije pouzdane banke. Ponuđači mogu predati bankovnu garanciju koju izravno izda banka po njihovom izboru smještena u bilo kojoj od zemalja koje su prihvatljive slijedom općih uvjeta Banke. Jamčevina za ponudu vrijedi tijekom reazdoblja od četiri tjedna nakon razdoblja valjanosti ponuda da se osiguralo razumno vrijeme kao bi zajmoprimac mogao djelovati kada je u pitanju naplata jamčevine. Jamčevine se vraćaju neuspješnim ponuđačima kada je odlučeno da im neće biti dodijeljen ugovor.

2.15 Predkvalifikacijska i natječajna dokumentacija mora biti pripremljena na engleskom, francuskom ili španjolskom jeziku i mora specificirati da tekst dokumentacije na tom jeziku prevladava u slučaju različite interpretacije. Ugovori koji se sklapaju s domaćim ponuđačima (osim zajedničkog ulaganja u koje su uključene domaće i strane firme) mogu, po izboru zajmoprimca, biti na jeziku zemlje zajmoprimca koji će biti prevladavajući jezik za takve ugovore.

2.16 Natječajna dokumentacija treba biti takva da omogući učinkovitost međunarodnog natječaja i mora stoga točno i jasno opisati radove koje treba izvršiti, mjesto rada, robu koju treba nabaviti, mjesto dostave ili instaliranja, plan za dostavu ili izvršenje, minimalne zahtjeve izvršenja, zahtjeve za jamstvom i održavanja kao i ostale uvjete s tim u svezi. Pored toga, natječajna dokumentacija, kad je to potrebno, treba navesti mjerila, standarde i metode koje će služiti za ocjenjivanje usklađenosti isporučene opreme ili izvedenog rada sa datim specifikacijama. Nacrti trebaju biti u skladu sa opisanim tehničkim specifikacijama i treba odrediti što od rečenog ima prvenstvo.

2.17 Natječajna dokumentacija treba pobliže odrediti sve faktore koji će se uzimati u obzir uz cijenu u ocjenjivanju ponude, te način na koji će ti faktori biti kvantificirani ili na drugi način procijenjeni. Ako je dozvoljeno podnošenje ponuda zasnovanih na alternativnim nacrtima, materijalima, rasporedima dovršenja, uvjetima plaćanja i dr., tada uvjeti za njihovu prihvatljivost i metoda ocjenjivanja trebaju biti izričito navedeni.

2.18 Svim budućim ponuđačima pružit će se iste obavijesti i omogućiti jednaka mogućnost pravovremenog dobivanja dodatnih informacija. Zajmoprimci će omogućiti u razumnoj mjeri pristup gradilištima da bi ih budući ponuđači mogli posjetiti. Za radove ili ugovore koji se odnose na kompleksnu nabavu robe, naoročito ako je potrebno preuređenje postojećih radova ili opreme, može se organizirati prednatječajni sastanak tako da bi se potencijalni ponuđači mogli sastati s predstavnicima zajmoprimca i dobiti potrebna objašnjenja. Zapisnik s takvog sastanka dat će se svim potencijalnim ponuđačima, a jedna kopija bit će dostavljena Banci. Sva dodatna objašnjenja, pojašnjenja, ispravci pogrešaka ili izmjene u natječajnoj dokumentaciji trebaju biti poslani svakom primaocu originalne natječajne dokumentacije pravovremeno prije datuma podnošenja ponude, kako bi ponuđači mogli poduzeti potrebne akcije. Ako je potrebno, može se produžiti krajnji rok.

2.19 Standardi i tehničke specifikacije navedene u natječajnoj dokumentaciji trebaju omogućiti najširu moguću konkurenciju, istovremeno osiguravajući izvršenje ili ostale zahtjeve glede robe i/ili radova koji se nabavljaju. Koliko god je to moguće zajmoprimac će specificirati međunarodno prihvaćene standarde poput onih koje je izdala Međunarodna organizacija za standarde, a oprema ili materijali ili radovi moraju biti u skladu s njima. Ako takvi međunarodni standardi nisu na raspolaganju ili nisu odgovarajući, mogu se navesti nacionalni standardi. U svakom slučaju natječajna dokumentacija mora navesti opremu, materijale ili izvedbene radove koji odgovaraju tim drugim standardima, a osiguravaju barem jednaku kvalitetu.

2.20 Tehničke specifikacije trebaju se zasnivati na značajnim karakteristikama i /ili zahtjevima učinkovitosti. Treba izbjeći navođenje zaštitnih znakova, imena, brojeva kataloga i slične klasifikacije. Ako postoji potreba da se navede zaštićeno ime ili kataloški broj pojedinačnih proizvođača da se pojasni inače nepotpuna specifikacija, nakon takvog navođenja treba dodati riječi "ili ekvivalent". Specifikacija treba omogućiti prihvaćanje ili ponudu robe koja ima slične karakteristike i koja predviđa učinkovitost i kvalitetu najmanje jednaku kao ona koja je specificirana.

2.21 Natječaj za nabavu robe oglašava se na temelju klauzule CIF (odredišna luka) ili CIP 22 (odredišno mjesto) za svu robu koja se nudi iz stranih zemalja, te EXW 23 (ex works, ex factory ili off-the-shelf, tj. po tvorničkoj cijeni) za robu koja je na raspolaganju ili proizvedena ili montirana u zemlji, uključivši i onu koja je prethodno uvežena. Ponuđači imaju pravo organizirati prekomorski ili drugi prijevoz i pripadajuće osiguranje od svih prihvatljivih izvora. 24 Kad se radi o domaćem prijevozu, tada montažu ili slične usluge mora izvršiti ponuđač, kao i u slučaju ugovora o dostavi i montaži kad ponuđačmora dodatno navesti te usluge.

2.22 U slučaju ugovora "ključ u ruke" ponuđač mora navesti cijenu instaliranog postrojenja na gradilištu, uključivši sve troškove nabave opreme, morskog i domaćeg prijevoza i osiguranja, montaže i komisije, kao i svih pratećih radova i ostalih usluga uključenih u ugovor kao što je projektiranje, održavanje i rad postrojenja i slično. Osim ako je drugačije nevedeno u natječajnoj dokumentaciji, cijena ugovora "ključ u ruke" uključuje sve carine, poreze i ostala davanja. 25

2.23 Ponuđači radova moraju navesti jedinične cijene ili fiksne cijene za izvršenje radova, a te cijene uključuju sve obveze, poreze i ostala davanja. Ponuđači imaju pravo nabaviti sve radove (osim nekvalificirane radne snage) iz svih prihvatljivih izvora tako da mogu ponuditi najkonkurentniju ponudu.

2.24 Natječajna dokumentacija treba navesti je li cijena ponude (i) fiksna ili (ii) će se izvršiti prilagođavanje da bi se odrazile sve promjene (na više ili niže) u slučaju da dođe do izmjena važnijih sastavnica ugovora kao što su cijena rada, opreme, materijala i goriva. Prilagođavanje cijena obično nije potrebno kod jednostavnijih ugovora koji uključuje isporuku dobara ili obavljanje poslova u tijeku osamnaest mjeseci, ali treba biti uključeno u ugovore o radovima za dulje razdoblje. Uobičajena je komercijalna praksa da se dobiju podaci o ostalim cijenama za neke vrste opreme bez obzira na vrijeme isporuke, a u tom slučaju prilagođavanje stavaka o cijenama nije potrebno.

2.25 Ugovorene cijene mogu biti prilagođene primjenom propisanih formula kojima se pravi presjek ukupnih troškova ugovora po komponentama, vodeći računa da cijena bude utvrđena posebno za svaku komponentu ili, alternativno, na temelju dokaznih dokumenata (uključujući uvid u fakture) koje predočava dobavljač ili izvođač. Prednost se daje uporabi formule u prilgođavanju cijene u usporedbi sa dokaznom dokumentacijom. Postupak koji će se koristiti, formula (ako se primjenjuje) i datum od kada vrijedi, trebaju biti jasno utvrđeni u naječajnoj dokumentaciji. Ako je valuta plaćanja različita od izvora robe i usluga, primjenjuje se odgovarajući indeks, faktor korekcije, da bi se izbjeglo nepravilno prilagođavanje.

2.26 Natječajna dokumentacija mora omogućiti dobavljačima i izvođačima radova da ugovore prijevoz i osiguranje s izvorima koji su prihvatljivi s obzirom na ove Smjernice. Natječajna dokumentacija mora navesti vrste i uvjete osiguranja koje organizira ponuđač. Odšteta koja se plaća slijedom osiguranja prijevoza mora biti najmanje 110 posto ugovorne cijene u valuti ugovora ili u slobodno konvertibilnoj valuti da bi se omogućila pravovremena zamjena izgubljene ili oštećene robe. Kad se radi o nabavi javnih radova, obično se specificira oblik osiguranja koji pokriva sve rizike izvođača. Za velike projekte s više izvođača na gradilištu zajmoprimac može ugovoriti sveobuhvatno osiguranje čitavog projekta, a u tom slučaju zajmoprimac treba raspisati natječaj za takvo osiguranje.

2.27 U iznimnim slučajevima, ako zajmoprimac želi osigurati vanjski transport kod domaćeg osiguravajućeg društva ili ostalih izvora, od ponuđača treba tražiti da naznači f.o.b. cijenu (franko do određenog mjesta), ili c.f.r cijene (odredišna luka) 26 uz c.i.f. (odredišna luka) ili c.i.p. cijene (odredišno mjesto) kako je određeno odjeljkom 2.21. Odabir ponude s najnižom cijenom izvršit će se na osnovi c.i.f. ili c.i.p. cijena, ali zajmoprimac može potpisati ugovor prema f.o.b. ili c.f.r. kriterijima i prijevoz i osiguranje izvršiti u osobnom dogovoru. U takvim okolnostima isplate iz odobrenog bankovnog zajma bit će ograničene na f.o.b. ili c.f.r. troškove. Ako zajmoprimac ne želi priskrbiti osiguranje preko osiguravajućeg društva, mora Banci pružiti dokaze da ima osigurana i dostupna sredstava za promptno plaćanje moguće štete u slobodnoj konvertibilnoj valuti dovoljnoj za pokriće gubitka ili odštetu za naknadu vrijednosti izgubljene ili oštećene robe.

2.28 Natječajna dokumentacija mora odrediti valutu ili valute u kojima ponuđivači trebaju izreći svoje cijene, postupak pretvaranja cijena izraženih u različitim valutama u jednu valutu u svrhu usporedbe ponuda, i valute u kojima će ugovorene cijene biti plaćene. Slijedeće odredbe (odjeljci 2.29-2.33) imaju svrhu (i) osigurati da ponuđači imaju mogućnost svesti na najmanju moguć mjeru rizik tečaja ponude i plaćanja te tako mogu ponuditi najpovoljnije cijene; (ii) pružiti ponuđačima u zemljama sa slabom valutom mogućnost korištenja jače valutu i time stvaranje jače osnovu za cijenu njihove ponude, te (iii) omogućiti pravednost i transparentnost postupka ocjenjivanja.

2.29 Natječajna dokumentacija treba navesti da ponuđač može izraziti ponudbenu cijenu u valuti bilo koje zemlje članice Banke ili u ECU-ima. 27 Ako ponuđač želi izraziti cijenu ponude kao zbroj iznosa u različitim valutama, može to učiniti uz uvjet da cijena uključuje iznose u najviše tri valute. Nadalje, zajmoprimac može zatražiti od ponuđača da navede iznos cijene ponude koji predstavlja domaće troškove u valuti 28 zemlje zajmoprimca.

2.30 U natječajnoj dokumentaciji za radove zajmoprimac može tražiti od ponuđača da naznači nabavnu cijenu u cijelosti u domaćoj valuti sa zahtjevom da plaćanja budu izvršena u najviše tri strane valute po njihovom vlastitom izboru za očekivanu nabavu izvan zemlje zajmoprimca (od zajmoprimca s može zatražiti da ih navede), izraženo kao postotak cijene ponude, zajedno s tečajnim stopama koje su korištene u takvom obračunu.

2.31 Ponudbena cijena je zbroj svih plaćanja u različitim valutama koje ponuđivač treba učiniti. U svrhu uspoređivanja cijena, sve ponudbene cijene trebaju biti pretvorene u jednu valutu koju je izabrao zajmoprimac (domaća valuta ili konvertibilna strana valuta) i naznačio u dokumentima ponude. Zajmoprimac treba izvršiti konverziju koristeći prodajni tečaj za valute prema službenom izvoru (centralna banka) ili prema poslovnoj banci ili međunarodnim okružnicama/glasilima za slične transakcije i to na dan koji je unaprijed utvrđen, a i izvor i dan moraju biti navedeni u natječajnoj dokumentaciji, pod uvjetom da takav datum ne nastupa ranije od 30 dana od prethodno označenog krajnjeg datuma za podnošenje ponude, niti poslije izvornog datuma prestanka važenja ponude.

2.32 Plaćanje ugovorene cijene treba biti u valuti ili valutama u kojima je cijena izrečena u ponudi uspjelog ponuđivača.

2.33 Kada cijena ponude mora biti izrečena u domaćoj valuti, ali ponuđivač zahtijeva isto tako plaćanje u drugim valutama u određenom postotku cijene ponude, tečaj koji se koristi u svrhu plaćanja biti će onaj koji je korišten u ponudi ponuđača, da bi se osiguralo da vrijednost (iznos) dijela stranoj valuti ponudbene cijene ostaje isti, bez ikakvog gubitka ili dobitka.

2.34 Uvjeti plaćanja moraju biti u skladu s međunarodnom komercijalnom praksom koja se primjenjuje na određenu robu i radove.

(a) Ugovori za robu i radove trebaju predvidjeti punu isplatu nakon isporuke i pregleda, ako je tako traženo, za ugovorenu robu, osim za ugovore koji uključuju instaliranje i stavljanje u uporabu, a u tom slučaju se dio sredstava može isplatiti nakon što je dobavljač izvršio sve svoje obveze. Korištenje akreditiva se preporuča da bi se omogućila promptna isplata dobavljaču. U velikim ugovorima za postrojenja i opremu treba predvidjeti odgovarajuću isplatu unaprijed, a u ugovorima zaključenim na duži rok, progresivno plaćanje tijekom razdoblja proizvodnje ili montaže.

(b) Ugovori za javne radove trebaju imati u opravdanim slučajevima mogućnost za osiguranje predujma za postrojenja i materijale izvođača radova, redovito progresivno plaćanje, te razumne iznose koji će biti isplaćeni nakon što izvođač izvrši sve svoje obveze po ugovoru.

2.35 Sva plaćanja unaprijed za mobilizaciju projekta i slične troškove učinjena nakon potpisivanja ugovora za robu i radove moraju biti značajna s obzirom na procijenjeni iznos takvih troškova i specificirana u natječajnoj dokumentaciji. Iznosi i vremenski rasporedi ostalih plaćanja unaprijed, poput plaćanja za materijale koji se isporučuju na gradilište, također moraju biti specificirana. Natječajna dokuemntacija mora navesti dogovore za osiguranje koje je potrebno za plaćanja unaprijed.

2.36 Natječajna dokumentacija mora sadržavati odredbe o načinu i uvjetima plaćanja, te hoće li biti dopušteno alternativno plaćanje i pod kojim uvjetima. Metoda plaćanja mora uzeti u obzir prihvaćene postupke za podizanje sredstava zajma kako je opisano u Dodatku 3.

2.37 Ugovorna dokumentacija mora jasno pobliže odrediti opseg radova koji će biti izvedeni, robe koja će biti nabavljena, prava i obveza zajmoprimca, dobavljača ili izvođača, te funkcije i ovlasti inženjera, arhitekta ili upravitelja gradilišta, ako ga angažira zajmoprimac, s obzirom na nadzor i upravljanje projektom. Pored općih uvjeta ugovora, primjenjuju se i svi specijalni uvjeti koji se odnose na određenu robu ili radove koji se nabavljaju i na mjesto projekta.

2.38 Natječajna dokumentacija za radove mora navesti da se traži jamčevina za izvršenje u iznosu koji je dostatan da bi se zaštitio zajmoprimac u slučaju da izvršitelj prekrši ugovor. Ta jamčevina bit će izvršena u obliku obveznice ili bankovne garancije u odgovarajućem obliku i iznosu, kako je određeno u natječajnoj dokumentaciji. Iznos obveznice ili garancije može varirati, ovisno o vrsti jamčevine koja se podnosi i prirodi i opsegu radova. Dio jamčevine dat će se za dovoljno razdoblje nakon datuma dovršenja radova da bi se pokrila odgovornost za kvarove ili razdoblje održavanja sve dok zajmoprimac konačno ne prihvati projekt. Alternativno, ugovori mogu stipulirati postotak za svako periodično plaćanje koji se zadržava sve do konačanog preuzimanja. Izvođačima može biti dopušteno zamijeniti zadržani iznos istovrijednom jamčevinom nakon privremenog preuzimanja.

2.39 U ugovorima za nabavu robe potreba za jamčevinom za izvršenje ovisi o tržišnim uvjetima i poslovnoj praksi za određenu vrstu robe. Od dobavljača ili proizvođača se može zatražiti da daju bankovnu garanciju kao zaštitu s obzirom na neizvršenje ugovora. Takva jamčevina u odgovarajućem iznosu može također pokrivati garancijske obveze ili se kože zadržati postotak plaćanja da bi se pokrile garancijske obveze, te obveze instalacije ili prodaje. Iznos jamčevine ili pologa treba biti razuman.

2.40 Odredbe o otklanjanju štete ili slične odredbe u odgovarajućem iznosu trebaju biti uključene u uvjete ugovora za slučaj da dođe do zastoja u radovima, izvršavanju poslova ili isporuci robe, ili ako roba ne ispunjava zahtjeve što bi moglo rezultirati dodatnim troškovima ili gubitkom prihoda ili drugog probitka zajmoprimca. Može se također predvidjeti odredba o bonusu na isplatu izvođču ili dobavljaču za slučaj da završi poslove ili isporuči robu prije ugovorenog roka ako takav raniji završetak posla ili isporuka mogu biti od koristi zajmoprimcu.

2.41 Uvjeti ugovora uključeni u natječajnu dokumentaciju navode da se neispunjenje obveza izvršitelja koje slijede iz ugovora neće smatrati njegovim propustom ako je takav neuspjeh posljedica više sile kako je definirano u uvjetima ugovora.

2.42 U uvjetima ugovora trebaju biti utvrđena sredstva i forum pred kojim će se sporovi iznijeti u skladu sa nadležnim pravnim sustavom. Međunarodna komercijalna arbitraža može imati stanovite prednosti pred drugim oblicima rješavanja sporova. Prema tome, zajmoprimac će ovaj tip arbitraže uzeti u obzir u ugovorima za nabavu roba i radova. Banka u ovim sporovima nije arbitar, niti će se od nje tražiti da odredi arbitra. 29 U slučaju ugovora o izvršenju radova, nabavi robe i montaži, te ugovora "ključ u ruke", odredbe koje se odnose na rješavanje sporova moraju također uključivati i mehanizme poput odbora za reviziju sporova ili izricatelja presude, u cilju bržeg rješavanja sporova.

2.43 Vrijeme dopušteno za pripremanje i podnošenje ponuda treba biti određeno uz obvezno uzimanje u obzir pojedinačnih okolnosti projekta i veličine i složenosti ugovora. Za međunarodno natjecanje taj rok treba biti najmanje 45 dana od datuma objave ili datuma kada je natječajna dokumentacija dostupna sudionicima natječaja, koji god od njih da je kasniji. Kod velikih i složenih poslova taj rok ne smije biti manji od 90 dana kako bi se omogućilo budućim ponuđivačima da izvrše ispitivanja prije nego podnesu ponude. U ovakvim slučajevima zajmoprimcu se predlaže da sazove prednatječajni sastanak i organizira posjete na mjesto projekta za predstavnike budućih ponuđivača. Ponuđivaču treba biti dozvoljeno da podnese ponudu preporučenom poštom ili urudžbenom dostavom. Mjesto i krajnji rok do kada ponude trebaju biti podnijete moraju biti naznačeni u pozivu za podnošenje ponuda.

2.44 Vrijeme otvaranja ponuda treba odgovarati zadnjem roku za podnošenje ponude ili uslijediti odmah nakon 30 zadnjeg roka za podnošenje ponude, te treba biti oglašeno, zajedno s naznakom mjesta gdje će ponude biti otvorene, u pozivu za podnošenje ponuda. Zajmoprimac treba otvoriti sve ponude u utvrđeno vrijeme i na rečenom mjestu. Ponude trebaju biti otvorene javno, te prema tome ponuđivačima ili njihovim predstavnicima treba biti dozvoljen pristup. Ime ponuđivača i ukupni iznos svake ponude, uključujući i alternativnu ponudu ako je i ona bila zahtijevana ili odobrena, trebaju biti pročitani i unešeni u zapisnik po otvaranju, a kopija zapisa mora odmah biti poslana Banci. Ponude primljene poslije utvrđenog vremena kao i one koje nisu otvore i pročitane na otvaranju ponuda neće biti uzete u razmatranje.

2.45 Osim ako je drukčije rečeno u odjeljku 2.61 i 2.62 ovih Smjernica, niti jednom ponuđivaču ne smije biti dozvoljeno da promjeni svoju ponudu nakon isteka roka za primanje ponuda. Zajmoprimac treba tražiti tumačenja u tijeku ocjenjivanja ponude, ali niti jednome od njih ne može dopustiti da poslije otvaranja ponuda ponudu mijenja u njenom suštinskom dijelu ili navedenu cijenu. Zahtjev za pojašnjenjem i odgovori ponuđača moraju biti u pismenom obliku.

2.46 Poslije javnog otvaranja ponuda, obavijesti koje se odnose na pregled, objašnjenje i ocjenjivanje ponuda, te preporuke u pogledu dodjele ugovora ne mogu biti dostupne ponuđačima niti osobama koje nisu službeno uključene u ovaj postupak sve dok se ne obijesti upješnog ponuđača o dodjeli ugovora.

2.47 Zajmoprimac treba ustanoviti jesu li ponude (i) usklađene s traženim uvjetima prikladnosti specificiranim u odjeljku 1.6. ovih Smjernica; (ii) jesu li uredno potpisane; (iii) popraćene zahtijevanom jamčevinom; (iv) da li suštinski odgovaraju dokumentima ponude; (v) jesu li sukladne općoj uporabi. Ako ponuda nije suštinski usklađena sa postavljenim zahtjevima u pozivu, odnosno sadrži dokumente koji odstupaju od zahtijevanih rokova, uvjeta i specifikacija u natječajnoj dokumentaciji, ona neće biti dalje razmatrana. Zajmoprimcu se ne može odobriti ispravljanje ili povlačenje neispravnosti ili izjava kada je ponuda već otvorena 31

2.48 Svrha ocjenjivanja ponude je utvrđivanje troškova svake ponude za zajmoprimca u smislu u kojem će se omogućiti uspoređivanje na temelju njihovih troškova. Slijedom odjeljka 2.57 ponuda sa najnižim troškovima 32 ali ne obvezatno i najnižom cijenom treba biti odabrana za dodjelu ugovora.

2.49 Cijena ponude javno pročitana na otvaranju ponude treba biti bez ikakvih aritmetičkih pogrešaka. U svrhu ocjenjivanja, izvršit će se usklađivanje za svako brojivo nematerijalno odstupanje ili ograničenje. Odredbe o usklađivanju cijene koje se primjenjuju na razdoblje provedbe projekta neće biti uzete u obzir prilikom ocjenjivanja.

2.50 Ocjenjivanje i usporedba ponuda bit će temeljena na c.i.f. ili c.i.p. cijenama za nabavu uvozne robe i tvorničkim cijenama za robu koja se nabavlja iz zemlje zajmoprimca, zajedno s cijenama za sve potrebne montaže, obuku, komisioniranje i ostale slične usluge.

2.51 Natječajna dokumentacija treba specificirati značajne čimbenike koji uz cijenu trebaju biti razmotreni u ocjenjivanju čitave ponude i način na koji će oni biti primijenjeni u cilju utvrđivanja ponude s najnižom cijenom. Za robu i opremu čimbenici koji se mogu uzeti u razmatranje uključuju, inter alia, troškove domaćeg transporta i osiguranja do mjesta realizacije projekta, raspored rokova plaćanja, vrijeme isporuke, operativne troškove, učinkovitost i kompatibilnost opreme, dostupnost usluga i rezervnih dijelova, te važnu obuku, sigurnost i brigu za okoliš. Pri određivanju ponude s najnižom cijenom treba navesti ostale čimbenike osim cijene, kad god je to moguće u monetarnom obliku ili tako da se izrazi njihov značaj s obzirom na odredbe koje se odnose na ocjenjivanje ponude.

2.52 Kad se radi o ugovorima za radove, ugovarači su odgovorni za sve carine, poreze i druga davanja 33 i Zajmoprimci trebaju uzeti ove čimbenike u obzir u pripremanju svojih ponuda. Ocjenjivanje i usporedba ponuda treba biti na toj osnovi. Ocjena ponuda za radove mora biti isključivo monetarna. Svi postupci slijedom kojih ponude iznad ili ispod predhodne procjene vijednosti ponude podliježu automatskoj diskvalifikaciji nisu prihvatljivi. Ako je kritičan čimbenik vrijeme, vrijednost ranijeg dovršenja može biti biti uzeta u obzir u skladu s kriterijima koji su izneseni u natječanoj dokumentaciji, jedino ako uvjeti ugovora navode kaznene odredbe radi nepridržavanja rokova.

2.53 Zajmoprimac treba pripremiti detaljan izvještaj na bazi ocjene i usporedbe ponuda te navesti razloge na kojima se temelji preporuka za davanje ugovora.

2.54 Na zahtjev zemlje zajmoprimca i pod uvjetima koji će biti dogovoreni slijedom Ugovora o zajmu i utvrđeni u natječajnoj dokumentaciji, prednost će se moći davati u međunarodnom natječaju za:

(a) robu proizvedenu u zemlji zajmoprimca kad se uspoređuje domaća cijena s cijenom stranih proizvođača;

(b) javne radove u zemljama članicama koje imaju GNP 34 po glavi stanovnika ispod određenog praga kad se uspoređuju ponude prihvatljivih domaćih izvođača s izvođačima iz stranih zemalja.

2 55 Kada je dopušteno davanje prednosti domaćim proizvođačima ili domaćim izvođačima, kod ocjenjivanja i usporedbe ponuda treba slijediti metodologija utvrđenu u Dodatku 2 ovih Smjernica.

2.56 Zajmoprimci trebaju provesti postupak ocjenjivanja ponuda i zaključiti ugovor bez bilo kakvog produženja ponudbenih uvjeta tijekom prvog razdoblja valjanosti ponude. Produženje valjanosti ponude koje je posljedica izvanrednih okolnosti, trebaju zahtijevati u pisanom obliku svi ponuđači prije isteka roka za dostavljanje ponuda. Kao produženje roka odredit će se najkraće vremensko razdoblje potrebno da ba se dovršila ocjena, dobilo potrebna odobrenja i dodijelilo ugovor. U slučaju fiksne cijene ugovora, zahtjevi za drugo i svako slijedeće produženje roka dopustit će se jedino ako taj zahtjev uključuje odgovarajući mehanizam za prilagodbu navedene cijene da bi se odrazili troškovi ugovora tijekom razdoblja produženja. Kada je postavljen zahtjev za produženje važenja ponude, od ponuđača se neće tražiti niti će se dopustiti promjene cijena kao ni drugi uvjeta njihove ponude. Ponuđači imaju pravo odbiti zahtjev za produženje važenja ponude bez gubitka uplaćene jamčevine, a od onih koji su voljni prihvatiti produženje važenja ponude treba zahtijevati prihvaćanje produženje uvjeta osiguranja.

2.57 Ako ponuđači nisu bili ranije predkvalificirani zajmoprimac ima pravo provjeriti tijekom postkvalifikacije ima li ponuđač sposobnost i kapacitete udovoljiti zahtjevima ponude, odnosno da li ponuđač čija je ponuda bila najniža ispunjava sve uvjete da može izvršiti obveze iz ugovora. Kriteriji koji su uzeti u obzir trebaju biti navedeni u natječajnoj dokumentaciji i ako im ponuđač ne udovoljava, njegova ponuda će biti odbačena. U tom slučaju Zajmoprimac će te kriterije primijeniti na prvu slijedeću najnižu ponudu.

2.58 Zajmoprimac će dodijeliti ugovor u razdoblju važenja ponude ponuđaču koji ispunjava odgovarajuće standarde kapaciteta i financijskih mogućnosti i čija ponuda je (i) u skladu s natječajnom dokumentacijom i (ii) nudi najniže procijenjene troškove. 35 Od ponuđača se ne može tražiti da u ugovoru prihvati uvjete koji nisu prethodno bili sadržani u ponudi, ili da na neki drugi način značajno promijeni ponudu.

2.59 Natječajna dokumentacija obično sadrži odredbu o ovlaštenju zajmoprimca da može odbiti sve ponude. Odbijanje svih ponuda je opravdano kad ne postoji odgovarajuća konkurencija ili kad ponude nisu odgovarajuće. Nedostatak konkurencije ne određuje se isključivo prema broju sudionika. Ako su sve ponude odbijene zajmoprimac će pregledati uzroke i opravdati odbijanje, te razmotriti reviziju uvjeta ugovora, projekata i specifikacija, opsega ugovora ili kombinacije rečenog, prije nego raspiše novi natječaj.

2.60 Ako odbijanje svih ponuda nastupi radi nedostatne konkurencije, razmotrit će se opsežnije oglašavanje. Ako je do odbijanja došlo radi toga što većina ili niti jedna ponuda ne odgovaraju uvjetima, mogu se zatražiti nove ponude od prvotno predfvalificiranih poduzeća ili, u dogovoru s Bankom, samo od onih koje su prvi put podnijela ponude.

2.61 Ne smije se odbiti sve ponude ili zatražiti nove ponude tijekom istog natječaja i za isti projekt samo da bi se dobile ponude s nižim cijenama. Ako valjana ponuda s najnižom cijenom značajno premašuje prednatječajnu procjenu zajmoprimca, zajmoprimac će ispitati razloge za tako visoke troškove i razmotriti poziv na podnošenje novih ponuda kako je opisano u prethodnim odjeljcima. Također, zajmoprimac može pregovarati s ponuđačem najniže cijene da bi pokuša dobiti zadoboljavajući ugovor putem smanjenja u opsegu i/ili preraspodjeli rizika i odgovornosti što se može odraziti na smanjenje ugovorne cijene. Ipak, značajno smanjenje opsega i izmjena ugovorne dokumentacije može dovesti do ponovnog natječaja.

2.62 Prije odbijanja svih ponuda, pozivanja na podnošenje novih ponuda ili započinjanje pregovora s podnositeljima ponude s najnižom cijenom potrebna je suglasnost Banke.

2.63 Kad zajam omogućuje financiranje uvoznog programa, kao što je slučaj sa zajmovima za prilagodbu i zajmovima koji se brzo povlače, za ugovore velike vrijednosti koristi se međunarodni natječaj sa pojednostavljenim oglašavanjem i odredbana glede valute, kako je određeno u ugovoru o zajmu. 36

2.64 Pojednostavljeni postupci za obavještavanje o međunarodnom natječaju ne zahtijevaju Opću obavijest o nabavi. Obavijest o nabavi objavljuje se u najmanje jednim novinama u zamlji zajmoprimca (i u služebnom glasniku, ako postoji) pored jednog od slijedećih novina: (i) Development Business ili (ii) novine ili časopis ili stručni časopis koji se prodaje međunarodno. Razdoblje koje se odobrava za podnošenje ponuda može biti smanjeno na 30 dana. Ponuda i plaćanje mogu biti ograničeni na jednu valutu koja se često koristi u međunarodnoj trgovini.

2.65 Tržišne cijene robe kao što su žitarice, stočna hrana, jestivo ulje, gorivo, gnojivo i metali fluktuira ovisno o ponudi i potražnji u datom trenutku. Mnogi od ovih artikala kotiraju na tržištima robe. Nabava često uključuje višestruke dodjele ugovora za djelomične količine da bi se osigurala sigurnost nabave i višestruku kupovinu tijekom određenog vremenskog razdoblja da bi se iskoristila prednost povoljnih tržišnih uvjeta i imalo manje zalihe. Može se sačiniti popis predkvalificiranih ponuđača kojima se šalju preiodični pozivi na podnošenje ponuda. Ponuđače se može pozvati da navedu cijene na osnovi tržišnih cijena u vrijeme ili prije isporuka. Važenje ponude treba biti što kraće. U ponudi i pri plaćanju može se koristiti jedna valuta u kojoj se cijena proizvoda izražava na tržištu. Valuta treba biti određena u natječajnoj dokumentaciji. Natječajna dokumentacija može dopustiti slanje ponuda teleksom ili faksimilom, ako ne postoji zahtjev za podnošenjem jamčevine, ili ako je predkvalificirani ponuđač položio jamčevinu za određeno vremensko razdoblje. Koristit će se standardni ugovorni uvjeti i obrasci koji su u skladu sa tržišnom praksom.

3.1 Postoje okolnosti u kojima međunarodni natječaj ne bi bio najekonomičniji i najefikasniji način nabave pa se drugi načini smatraju pogodnijima. Pojedini načini nabave i kategorije roba i radova na koje se primjenjuju određeni su ugovorom između Banke i zajmoprimca i pobliže su određeni u Sporazumu o zajmu. 37 Politika Banke u odnosu na prednosti domaćoj robi i izvođačima ne primjenjuje se na druge načine nabave osim na međunarodni natječaj. Druge metode nabave koje se općenito koriste, u situacijama u kojima međunarodna konkurentna ponuda ne može biti pogodna, dane su u ovom dijelu.

3.2 Ograničeni međunarodni natječaj u suštini je međunarodni natječaj uz izravan poziv bez otvorene objave, a može biti pogodna metoda nabave u slučajevima gdje su (i) iznosi niski, (ii) postoji samo ograničeni broj dobavljača tražene robe i radove, ili (iii) drugi iznimni razlozi mogu opravdati odstupanje od cjelovitih ICB postupaka. U sklopu LIB, zajmoprimci trebaju tražiti ponude sa dovoljno opsežne liste potencijalnih ponuđača, da bi se osigurale konkurentne cijene, a lista mora ukljuživati sve dobavljače kad se radi o ograničenom broju. Domaće ili regionalne prednosti nisu primjenljive u ocjenjivanju ponuda u sklopu LIB. U svakom drugom pogledu, osim glede oglašavanja i prednosti, ICB postupci se primjenjuju.

3.3 Konkurentna ponuda oglašena lokalno i u sukladnosti sa lokalnim postupcima može biti najdjelotvorniji i ekonomičniji način priskrbljivanja roba i radova koji, po svojoj prirodi, ne obećava uspjeh u privlačenju strane konkurencije. Da bi bili prihvatljivi za korištenje u nabavi koju financira Banka, ovi postupci moraju biti revidirani i izmjenjeni tako da osiguraju ekonomičnost, učinkovitost, preglednost i sukladnost s odredbama Dijela I ovih Smjernica. DKP može biti najbolji način nabave kad se ne očekuje interes stranih ponuđača jer (i) vrijednosti ugovora su male; (ii) poslovi su zemljopisno ili vremenski udaljeni (iii) poslovi su radno intenzivni; ili (iv) domaće robe i radovi koji su na raspolaganju ispod su cijena na međunarodnom tržištu. DKP postupci mogu se također primjenjivati tamo gdje su prednosti međunarodnog natječaja umanjene zbog potrebnih administrativnih ili financijskih postupaka.

3.4 Objavljivanje Općih obavijesti o nabavi nije potrebno za DKP; a oglašavanje može biti ograničeno na lokalnu štampu ili službene novine. Natječajna dokumentacija može biti na službenom jeziku zemlje i uglavnom se koristi domaća valuta za ponudu i plaćanje. Treba osigurati odgovarajuće vremensko razdoblje za pripremu i podnošenje ponuda. Natječajni postupak mora osigurati primjerenu konkurenciju da bi se osigurale razložne cijene, a metode koje se koriste za ocjenu ponuda i davanje ugovora trebaju se dati na znanje svim ponuđačima i ne smiju se svojevoljno primijeniti. Ako strane firme žele sudjelovati na natječaju pod ovim uvjetima, to će im biti omogućeno.

3.5 Kupovina je metoda nabave zasnovana na usporedbi ponuda s cijenama koju podnosi nekoliko stranih ili domaćih dobavljača, uobičajeno najmanje tri, da bi se osigurale konkurentne cijene. Ovo je odgovarajuća metoda nabave za gotovu robu ili za robu proizvedenu u skladu sa standardnim specifikacijama kad se radi o robi manje vrijednosti. Poziv za podnošenje ponuda s cijenom treba navesti opis i količinu robe, kao i željeno vrijeme i mjesto isporuke. Ponude s cijenom mogu se poslati putem teleksa ili faksimila. Ocjenjivanje ponuda treba biti u skladu sa zdravom praksom javnog ili privatnog sektora kupca. Uvjeti prihvaćene ponude bit će uključeni u narudžbu za kupovinu.

3.6 U međunarodnoj kupovini može se tražiti ponuda najmanje tri dobavljača iz dvije različite zemlje. Lokalna kupovina može se koristiti kad je željena roba na raspolaganju iz više od jednog izvora u zemlji zajmoprimca po konkurentim cijenama.

3.7 Izravno ugovaranje bez konkurencije (iz jednog izvora) može biti odgovarajući način u slijedećim okolnostima:

(a) Postojeći ugovor za robu ili radove, dodijeljen u sukladnosti s postupcima prihvatljivim za Banku, može se proširiti za izradu ili nabavu dodatnih radova ili roba koje su slične po prirodi. Banci treba pružiti dokaze da se u ovom slučaju ne bi ostvarila nikakva prednost daljnjim natjecanjem, a cijene su prema proširenim ugovorima prihvatljive. Odredbe ovakvog proširenja, ukoliko je to razmotreno unaprijed, trebaju biti uključene u izvorni ugovor;

(b) Standardizacija opreme ili rezervnih dijelova, koja bi bila kompatibilna s postojećom opremom, može opravdati dodatnu kupovinu od originalnog dobavljača. Da bi se opravdao ovaj vid kupovine, izvorna oprema treba biti odgovarajuća, količina nove opreme treba biti manja od postojećeg broja, cijene trebaju biti razumne, i prednosti drugog proizvođača ili dobavljača opreme trebaju biti razmotrene i odbijene na osnovama koje su prihvatljive za Banku;

(c) Potrebna oprema je zaštićenog imena i nabavljena iz samo jednog izvora;

(d) Izvođač radova odgovoran za realizaciju projekta, zahtijeva nabavu kritičnih dijelova od određenog nabavljača kao uvjet njegovog jamčenja izvedbe;

(e) Izuzetno, u služaju prirodne katastrofe.

3.8 Namjenski račun tj. okolnosti kad se koristi zajmoprimčevo osoblje i oprema 38 može biti jedini praktičan način izvedbe određenih radova. Primjena ovog računa može biti opravdana kad:

(a) kvantitet uključenog posla ne može biti unaprijed određen;

(b) poslovi su mali i rašireni su na udaljene lokacije i nije vjerojatno da bi se kvalificirane graditeljske firme natjecale nudeći razumne cijene

(c) poslovi moraju biti izvedeni bez ometanja postojećih operacija;

(d) rizici od nepredvidljivog ometanja poslova prije potiču od zajmoprimca nego od ugovarača; ili

(e) izvanredne okolnosti traže pravovremenu akciju.

3.9 Mogu se pojaviti situacije kada nabava od UNICEF-a, WHO ili neke druge specijalizirane agencije UN-a može biti najekonomičniji, najefikasniji način nabave manjih količina roba i opreme, napose u podružju edukacije, zdravstva i opskrbljivanja ruralnih područja vodom, te provođenja zdravstvenih mjera.

3.10 Kad zajmoprimac nema potrebnu organizaciju, izvore i iskustvo, mogao bi razmotriti (ili to Banka može od njega zatražiti) zapošljavanje jedne od firmi koja je specijalizirana za izvođenje međunarodnog natječaja kao svojeg posrednika. Predstavnih zajmoprimca mora u potpunosti slijediti sve postupke nabave navedene u Ugovoru o zajmu u ime zajmoprimca, uključujući i korištenje Bančine Standardne natječajne dokumentacije, postupaka pregleda, i prateće dokumentacije. Ovi uvjeti također se primjenjuju na slučajeve kad ulogu posrednika pri nabavi imaju agencije UN-a. 39 Izvođači upravnih poslova mogu biti zaposleni na sličan način za ostale radove koji uključuju reknstrukciju, popravke, sanaciju i novu gradnju u izvanrednim situacijama, ili kad se radi o velikom broju ugovora male pojedinačne vrijednosti.

3.11 Inspekcija prije isporuke i ovjera uvoza predstavljaju čimbenike sigurnosti za zajmoprimca, naročito kad zemlja ima velik uvozni program. Inspekcija i ovjera obično pokrivaju kvalitetu, količinu i razumnost cijene. Uvozna robe nabavljena putem međunarodnog natječaja ne podliježe provjeri cijene, nego samo provjeri kvalitete i količine. Ipak, uvozna roba koja nije kupljena putem međunarodnog natječaja može dodatno podlijegati i provjeri cijene. Posrednici za inspekciju plaćeni su po osnovi honorara na temelju vrijednosti robe. Troškovi ovjere uvozne robe ne razmatraju se u ocjeni ponuda u okviru međunarodnog natječaja.

3.12 Kada zajam osigurava sredstva za neku posredničku instituciju poput poljoprivrednog kreditnog fonda ili poduzeća za financijski razvoj, koja će davati sredstva pod-korisnicima kao što su građani, poduzeća u privatnom sektoru ili autonomna komercijalna poduzeća u javnom sektoru za djelomično financiranje pod-projekata, nabava se obično vrši preko tih korisnika u sukladnosti s ustaljenom komercijalnom praksom, prihvatljivom za Banku. Ipak, čak i u takvim situacijama, međunarodna konkurentna ponuda može biti učinkovitiji i ekonomičniji način nabave za obimnije potrebe pojedinačnih roba ili u slučajevima kada velike količine roba mogu biti grupirane zajedno, za kupovinu naveliko.

3.13 Kad Banka sudjeluje u financiranju troškova projekta koji se nabavlja po principu BOO/BOT/BOOT 40 ili sličnoj vrsti dogovora s privatnim sektorom, koristi se jedna od slijedećih metoda nabave, kako je potanko opisano i Izvješću o ocjeni osoblja, Izvješću predsjednika i Ugovoru o zajmu:

(a) Poduzetnici u okviru BOO/BOT/BOOT ili slične vrste ugovora 41 odabiru se slijedom postupaka međunarodnog natječaja ili ograničenig međunarodnog natječaja prihvatljivih za Banku, a koji mogu uključivati nekoliko stupnjeva da bi se došlo do najbolje kombinacije kriterija za ocjenu, kao što su troškovi i veličina ponuđenog financiranja, operativne specifikacije ponuđenih postrojenja, troškovi koji se naplaćuju korisniku ili kupcu, ostali prihodi koje će imati zajmoprimac ili kupac, te razdoblje amortizacije postrojenja. Rečeni poduzetnik, odabran na ovaj način, može dobavljati robu, radove i suluge koje su potrebne za postrojenje od prihvatljivih izvora, koristeći vlastite postupke. U tom slučaju Izvješće o procjeni osoblja, Izvješće predsjednika i Ugovor o zajmu odredit će vrste izdataka koje stvori rečeni poduzetnik na koje se primjenjuje financiranje Banke. Ili,

(b) Ako rečeni poduzetnik nije odabran na način naveden u gornjem pododjeljku (a), roba, radovi ili usluge potrebne za postrojenje koje će biti financirane iz sredstava Banke bit će nabavljene u skladu s odredbama međunarodnog i organičenog međunarodnog natječaja.

3.14 Ako Banka jamči otplatu zajma koji je dao drugi zajmodavac, roba i radovi financirani iz takvog zajma bit će nabavljeni slijedeći principe ekonomičnosti i učinkovitosti i u skladu s postupcima određenim u odjeljku 1.5.

3.15 Kad je u interesu održivosti projekta, ili da bi se postigli određeni specifični društveni ciljevi projekta, poželjno u određenim kmponentama projekta (i) pozvati na sudjelovanje lokalnu zajednicu i/ili nevladine organizacije (NGOs), ili (ii) povećati korištenje lokalnog know-how i materijala, ili (iii) koristiti odgovarajuće tehnologije poput intenivnog rada, tada postupci nabave, specifikacije i ugovori trebaju biti adekvatno prilagođeni da bi uvažili ova razmatranja, uz uvjet da su učinkovita. Predloženi postupci moraju biti opisani u Izvješću o procjeni osoblja, Izvješću predsjednika i Ugovoru o zajmu.

Dodatak 1

1. Banka će pregledati dogovore nabave koje predlaže zajmoprimac, uključivši ugovorne pakete, primjenjive postupke, te raspored postupka nabave glede sukladnosti sa Smjernicama i predloženi program provedbe i raspored isplate sredstava. Zajmoprimac će na vrijeme obavijestiti Banku o svakom zakašnjenju ili ostalim promjenama u rasporedu postupka nabave koja bi mogla značajno ujecati na pravovremenu i uspješnu provedbu ugovora za projekt, te će se s Bankom dogovoriti o korektivnim mjerama.

2. S obzirom na sve ugovore slijedom Ugovora o zajmu koji su sačinjeni u skladu s Bančinim prethodnim pregledom:

(a) Za slučajeve gdje se koristi predkvalifikacija, zajmoprimac će, prije poziva na kvalifikaciju, dostaviti Banci nacrt dokumenata koji će biti korišteni uključivši tekst poziva na predkvalifikaciju, upitnik, te metodoligiju ocjenjivanja, zajedno s opisom postupaka oglašavanja koji će biti primijenjeni, te sve izmjene u spomenutom postupku i dokumentima, na opravdan zahtjev Banke. Popis predkvalificiranih ponuđača, zajedno s izjavom o njihovim kvalifikacijama i ostalim razlozima za isključenje bilo kojeg podnositelja prijave za predkvalifikaciju, zajmoprimac će dostaviti Banci da bi Banka iznijela napomene prije nego se podnositeljima pošalju obavijesti o odluci zajmoprimca, a zajmoprimac će izvršiti dodatke ili brisanja ili izmjene rečene liste na opravdan zahtjev Banke.

(b) Prije poziva na podnošenje ponuda, zajmopimac će Banci dostaviti nacrt natječajne dokumentacije, uključivši poziv na podnošenje ponuda, upute ponuđačima, osnovu za ocjenu ponuda i dodjelu ugovora, te uvjete ugovora i specifikacije za javne radove, nabavu robe, instalaciju opreme itd., ovisno o slučaju, zajedno s opisom postupaka oglašavanja koji će se slijediti u postupku natječaja (ako se ne koristi metoda predkvalifikacije), te će izvršiti one izmjene u rečenim dokumentima koje Banka opravdano zatraži. Za sve daljnje izmjene potrebna je suglasnost Banke prije nego se iste uruče potencijalnim ponuđačima.

(c) Nakon što su ponude primljene i evaluirane, zajmoprimac će, prije konačne odluke o izvršenom izboru, uputiti Banci uz dovoljno vremena za njen pregled, detaljan izvještaj (obrazložen, ako Banka tako zahtijeva, od stručnjaka prihvatljivih za Banku) o ocjenjivanju i usporedbi primljenih ponuda, skupa sa preporukama za ponudu i ostalim sličnim informacijama koje Banka razumno zatraži. Banka će, ukoliko odredi da bi odabrana ponuda mogla biti u neskladu sa zajmovnim Ugovorom ili Smjernicama, odmah obavijestiti zajmoprimca i iznijeti razloge za ovakvo opredjeljenje;

(d) Ako zajmoprimac zatraži produženje važenja ponude da bi dovršio postupak ocjene, dobio potrebna odobrenja i pojašnjenja, te dodijelio ugovor, mora prethodno zatražiti suglasnost Banke za prvi zahtjev za produženjem, ako je dulji od osam tjedana, te za sve slijedeće zahtjeve za produženjem bez obzira na razdoblje.

(e) Rokovi i uvjeti ugovora neće se bez pristanka Banke značajno razlikovati od onih na osnovi kojih su zatražene ponude ili predkvalifikacija izvođača, ako su isti primijenjeni.

(f) Jedan valjan primjerak ugovora bit će dostavljen Banci odmah nakon sklapanja i prije isporuke Banci zahtjeva za podizanje prvog dijela sredstava sa zajmovnog računa. Kad se plaćanja po ugovoru vrše sa specijalg računa, tada će se Banci poslati jedan primjerak ugovora prije nego što se izvrši prva isplata sa specijalnog računa slijedom takvog ugovora.

(g) Sva ocjenjivačka izvješća bit će podnešena zajedno sa sažetkom nabave na obrascu koji daje Banka. Opis i iznos ugovora, zajedno s imenom i adresom uspješnog ponuđača izdaje Banka nakon što zajmoprimac potvrdi dodjelu ugovora.

3. U slučaju ugovora koji podliježu predhodnom pregledu prije davanja značajnog produženja određenog vremenskog razdoblja za izvedbu projekta, suglasnosti s izmjenama ili odricanjem od ugovornih uvjeta takvog ugovora, uključivši izdavanje naloga za promjenu ili naloga koji proizlaze iz tog ugovora (osim u slučaju iznimne hitnosti) koja bi u ukupnom iznosu uvećala izvorni iznos ugovora za više od 15 posto, zajmoprimac mora obavijestiti Banku o predložeom poduženju, izmjeni ili nalogu za promjenu, te razlozima na kojima su isti zasnovani. Ako Banka odluči da bi takav prijedlog bio u neskladu s odredbama Ugovora o zajmu, pravovremeno će obavijestiti zajmoprimca i navesti razloge za takvu odluku. Jedna primjerak nadopuna ugovoru bit će dotavljen Banci za njenu evidenciju.

4. S obzirom na sve ugovore koji se ne ravnaju prema odjeljku 2, zajmoprimac će uputiti Banci, odmah nakon potpisivanja i prije postavljanja Banci prvog zahtjeva za povlačanje sredstava sa zajmovnog računa na temelju takvog ugovora, jednu valjanu kopiju tog ugovora, skupa sa analizama ponuda koje se na njega odnose, preporuke za dodjelu ugovora i ostale obavijesti koje Banka razumno zatraži. Kad se plaćanja za ugovor vrše s posebnog računa, tada presliku ugovora zajedno s ostalim obavijestima koje treba dostaviti Banci, moraju biti dostavljeni Banci prije zahtjeva za prvom isplatom s obzirom na rečeni ugovor. Ako Banka zaključi da dodjela ugovora ili ugovor sam po sebi nije u skladu sa Ugovorom o zajmu, odmah će obavijestiti zajmoprimca i navesti razloge za takvu odluku. Ove odredbe ne primjenjuju se na ugovore na račun kojih se vrše povlačenja sredstava zajma na temelju troškovnika (Statements of Expenditure) 42 , nego u tom slučaju zajmoprimac zadržava sve dokumente da bi pregled izvršili neovisni revizori i nadzorna misija Banke.

5. Ako je ugovor koji se dodjeljuje slijedom postupaka međunarodnog natječaja domaćem ponuđaču napisan na službenom jeziku njegove zemlje 43, Banci će biti dostavljen ovjereni prijevod ugovora na engleskom, francuskom ili španjolskom jeziku uz potvrđenu presliku ugovora.

Takvi ovjereni prijevodi također će biti dostavljeni Banci ako dođe do bilo kakvih naknadnih izmjena rečenih ugovora.

Dodatak 2

1. Zajmoprimac može, uz Ugovor s Bankom, imati mogućnost dodjele prvenstva domaćim proizvođačima u ocjenjivanju ponuda u međunarodnom natječaju kad se uspoređuju domaće sa stranim ponudama. U takvim slučajevima natječajna dokumentacija mora jasno navesti uvjete pod kojima domaći proizvođači imaju prednost i sadržavat će obavijesti kako bi se uspostavila prihvatljivost za ove ponude glede navedenog prvenstva. Nacionalnost proizvođača ili dobavljača nije uvjet za ostvarenje navedene prihvatljivosti. Metode i stupnjevi navedeni u ovim Smjernicama predstavljaju osnovu za ocjenu i usporedbu ponuda.

2. Za usporedbu, odgovarajuće ponude će se klasificirati u jednu od slijedeće tri grupe:

(a) Grupa A: ponude koje nude robu proizvedenu u zemlji zajmoprimca, ukoliko ponuđač ustanovi i o tome pruži zadovoljavajuće dokaze zajmoprimcu i Banci da su (i) troškovi rada, sirovina i komponenti nabavljenih iz zemlje zajmoprimca najmanje 30% niže od tvorničkih cijena za ovakve robe iz drugih ponuda, te (ii) proizvodna postrojenja u kojima će biti proizvedena roba ili izvršena montaža proizvode/montiraju rečenu robu najmanje od trenutka podnošenja ponude.

(b) Grupa B: sve ostale domaće ponude; i

(c) Grupa C: ponude robe iz ostalih zemalja koje se izravno uvoze.

3. Tvorničke cijene koje navode ponuđači iz grupe A moraju uključivati sve carine i poreze koji se plaćaju na osnovne materijale ili komponente kupljene na domaćem tržištu ili uvezene. Također, cijene koje navode natjecatelji svrstani u grupu B moraju uključivati sve carine ili poreze koji se plaćaju na komponenete i sirovine. Cijene koje navode ponuđači u grupi A i grupi B trebaju isključivati porez na promet i slične poreze na gotove proizvode. Cijene koje navode ponuđači u grupi C moraju biti na temelju c.i.f. ili c.i.p., isključivši carinske obveze i ostale poreze na uvoz.

4. U prvom koraku sve ocijenjene ponude u svakoj grupi bit će uspoređene da bi se odredila najniža cijena ponude. Najniže ponude bit će uspoređene međusobno i ako je kao rezultat te usporedbe najniža ponuda iz grupe A ili grupe B, ta se ponuda odabire za dodjelu ugovora.

5. Ako, prema rezultatima usporedbe prema prethodnom stavku 4., najniža ocijenjena ponuda bude ona iz grupe C, sve ponude iz grupe C biti će dalje uspoređivane s najnižom ponudbenom cijenom iz grupe A nakon dodavanja, samo u svrhu daljnje usporedbe, ponudbenoj cijeni uvozne robe u svakoj pojedinačnoj ponudi grupe C iznosa koji je jednak: (i) iznosu carinskih obveza i drugih uvoznih taksi koje bi uvoznik bez olakšica morao platiti na uvoz robe ponuđene u ponudama grupe C; ili (ii) iznosu koji je 15 % niži od cijene c.i.f. ponudbene cijene za takvu robu, ako spomenute carinske obveze i takse iznose 15 % od ove cijene. Ako je ponuda iz grupe A u ovakvoj daljnjoj usporedbi najniža, ona će biti izabrana za dodjelu, a ako nije tako, biti će izabrana najniže evaluirana ponuda iz Grupe C prema odredbama uspoređenja u Odjeljku 4.

6. U slučaju da se radi o jedinstvenoj odgovornosti, dobavi i instalaciji ili ugovorima "ključ u ruke" 44 u kojima je određeni broj jedinica opreme grupiran u jedan ugovorni paket, tada se prednost ne primjenjuje na čitav paket, nego samo na robu koju prizvodi domaći proizvođač unutar tog paketa. Oprema koju nude strani ponuđači mora biti navedene prema c.i.f. ili c.i.p. kriterijima, a oprema domaćih ponuđača prema tvorrničkim cijenama (bez poreza na promet ili sličnih poreza); sve ostale komponente, kao što su dizajn, radovi, montaža i nadzor trebaju biti zasebno navedeni. Ponude ne bi trebale biti klasificirane u grupe A, B ili C. Kod usporedbe ponuda samo c.i.f. ili c.i.p. cijene u svakoj ponudi za opremu koja se nudi iz neke druge zemlje osim zemlje zajmoprimca bit će uvećane za odgovarajuće carinska davanja i ostale poreze koje plaća uvoznik koji nije oslobođen tih obveza ili za 15%, koji god od ovih iznosa je niži. Ako carinska davanja variraju od jedne do druge stavke unutar jdnog paketa, tad se primjenjuje odgovarajuća tarifa za svaki dio opreme. Nikakve prednost ne daje se za pridružene usluge ili radove uključene u paket.

7. Za ugovore za radove koji se dodjeljuju na bazi međunarodne konkurentne ponude, zajmoprimac može, sporazumno s Bankom, dati prednost od 7 % domaćem izvođaču 45 u skladu i prema slijedećim odredbama:

(a) Od izvođača koji reflektiraju na ovakve prednosti treba tražiti da osiguraju, kao dio podataka za kvalifikaciju 46 , one informacije, uključujući i podatke o vlasništvu, koji su potrebni da bi se odredilo da li, slijedom klsifikacije koju je odredio zajmoprimac a prihvatila Banka, taj izvođač ispunjava uvjete za davanje predosti domaćem ponuđaču. Natječajna dokumentacija moraju jasno navesti prednost i metodu koja će se primijenjivati u evaluaciji i usporedbi ponuda kako bi se primijenila takva prednost.

(b) Nakon što zajmoprimac primi i pregleda valjane ponude, one će biti klasificirane u slijedeće dvije grupe;

(i) Grupa A: ponude domaćih izvođača koji ispunjavaju uvjete za davanje prednosti; i

(ii) Grupa B: ponude koje nude ostali izvođači.

U svrhu ocjenjivanja i usporedbe ponuda, iznos od 7.5% od iznosa ponude biti će dodan ponudama primljenim od izvođača iz Grupe B.

Dodatak 3

1. Odgovornost za provedbu projekta, te time i za plaćanje robe, radova i usluga slijedom projekta snosi isključivo zajmoprimac. Banka sa svoje strane mora slijedom svog Statuta osigurati da se sredstva iz Bančinog zajma isplaćuju samo za nastale troškove. Povlačenja sredstava zajma izvršavaju se samo na zahtjev zajmoprimca. Zajedno sa zajmoprimčevim zahtjevom za povlačenje sredstava moraju se podnijeti i dokazi da su sredstva korištena u skladu s Ugovorom o zajmu. Plaćanje može biti izvršeno (i) da bi se nadoknadili troškovi zajmoprimca za plaćanje ili plaćanja koja je već izvršio iz svojih vlastitih izvora, (ii) izravno trećoj strani (obično dobavljaču ili savjetniku), ili (iii) poslovnoj banci za izdatke na osnovi World Bank Special Commitment kojim se pokriva akreditiv poslovne banke.

2. Dva najviše primjenjivana postupka sa specijalnim zahtjevima su troškovnik i posebni račun. Metoda troškovnika koristi se da bi se platilo zajmoprimcu u slučajevima kad bi dokumentacija o izdacima bila preopsežna (primjerice izdaci za javne radove koji se izvršavaju sa namjenskog računa ili plaćanja za male ugovore ili po narudžbenicama za kupovinu). Za podizanja sredstava na temelju izjave o izdacima zajmoprimac podnosi obrazac s podacima o izdacima i drži dokumentaciju na terenu tako da je mogu pregledati neovisni revizori i nadzorna misija Banke.

3. Posebni računi su računi financirani predujmom iz Bančinog zajma koje zajmoprimci koriste isključivo da bi pokrili Bančin dio opravdanih troškova kako u domaćoj tako i u stranoj valuti. Osnovni cilj specijanih računa je pomoć zajmoprimcu pri savladavanju problema protoka gotovine i ubrzati isplate. Zajmoprimac izvršava plaćanja s računa izvođačima, dobavljačima i ostalima na datum dospijeća plaćanja. Banka popunjava posebni račun redovito nakon primitka zahtjeva za podizanje sredstava uz odgovarajuću dokumentaciju zajmoprimca. Kad se približi kraj isplata sredstava zajma, Banka inicira postupak kojim prikuplja potpunu dokumentaciju za iznos neplaćenog predujma.

4. Ugovor o zajmu i isplatno pismo daju nacrt postupaka isplate koje treba slijediti s obzirom na zajam, uključivši odredbe o retroaktivnom financiranju, stavke koje su prihvatljive za povlačenje slijedom postupka davanja izjave o izdacima., odredbe o korištenju posebnog računa, te minimalnu vrijednost zahtjeva za isplatu s računa. Minimalna vrijednost varira s obzirom na zajmove, ovisno o veličini zajma i prirodi projekta. Kad se koristi posebni račun, tada minimalna vrijednost iznosi između 10 i 33% ukupnog predujma stavljenog na raspolaganje na specijalni račun. Metoda plaćanja navedena u natječajnoj dokumentaciji treba uzeti u obzir postupke isplate koji se primjenjuju na zajam o kojem je riječ.

5. Potpuni opis Bančinih postupaka povlačenja nalazi se u Priručniku za povlačenje.

Dodatak 4.

1. Ovaj Dodatak daje smjernice mogućim ponuđačima koji žele sudjelovati u nabavi koju financira Banka.

2. Kako naglašava odjeljak 1.2 Smjernica, zajmoprimac je pravno odgovoran za nabavu. On poziva, prima i ocjenjuje ponude te dodjeljuje ugovor. Ugovor se sklapa između zajmoprimca i dobavljača ili izvođača. Banka nije ugovorna strana u tom ugovoru.

3. Kao što je navedeno u odjeljku 1.11 Smjernica, Banka vrši pregled postupaka nabave, dokumentacije, ocjena ponuda, preporuka za dodjelu ugovora, te ugovora da bi osigurala da je postupak izvršen u skladu s dogovorenim postupcima slijedom Ugovora o zajmu. U slučaju velikih ugovora (obično definiranih dolarskim pragom u svakom Ugovoru o zajmu), dokumentaciju Banka pregledava prije izdavanja, kako je opisano u Dodatku 1. Također, ako u bilo kojem trenutku postupka nabave (čak i nakon dodjele ugovora) Banka zaključi da dogovoreni postupci nisu bili primijenjeni u nekom značajnom smislu, tada Banka proglašava neispravnost postupka nabave, kako je opisano u odjeljku 1.13. Ako zajmoprimac dodijeli ugovor nakon što od Banke primi izjavu da nema primjedbi, Banka će proglasiti nepravilno vođenje postupka nabave samo ako je do izjave da nema prigovora došlo na temelju nepotpunih, netočnih ili informacija koje navode na pogrešan zaključak koje je dostavio zajmoprimac. Nadalje, ako Banka odluči da je došlo do prijevare ili korupcije na strani predstavnika zajmoprimca ili ponuđača, tada banka može poduzeti odgovarajuće sankcije koje su određene u odjeljku 1.15 Smjernica.

4. Banka je izdala Standardnu natječajnu dokementaciju za različite vrste nabave. Kako se navodi u odjeljcima 2.12 ovih Smjernica, zajmoprimac je obvezan koristiti ovu dokumentaciju uz minimalne izmjene da bi bila prikladna za određenu zemlji ili projekt. Predkvalifikacijsku i natječajnu dokumentaciju finalizira i izdaje zajmoprimac.

5. Obavijesti o mogućnostima natjecanja u okviru međunarodnog natječaja mogu se dobiti iz Opće obavijesti o natječaju i Poziva na predkvalifikaciju ili podnošenje ponuda, kako je opisano u odjeljcima 2.7 i 2.8 Smjernica. Opće smjernice o sudjelovanju 47 kao i obavijesti o poslovnim mogućnostima budućih projekata mogu se naći u publukacijama koje se mogu dobiti putem pretplate za Development Business Ujedinjenih naroda, kao i u Centru za obavještavanje javnosti. 48 Izvješća o ocjeni osoblja također su na raspolaganju u Centru za obavještavanje javnosti nakon odobrenja zajma.

6. Kad ponuđači prime predkvalifikacijsku ili natječajnu dokumentaciju, trebaju pažljivo proučiti te dokumente da bi utvrdili mogu li udovoljii tehničkim, poslovnim i ugovornim uvjetima, te ako mogu, trebaju pripremiti ponudu. Ponuđač tada treba kritički pregledati dokumentaciju i ustvrditi postoje li nejasnoće, nedostaci ili kontradikcije, ili neke karakteristike ili specifikacije koje su nejasne ili se čine diskriminatornima ili restriktivnima. Ako je to slučaj, trebaju zatražiti objašnjenje od zajmoprimca u pismenom obliku u vremenskom roku koji je naveden u natječajnoj dokuemntaciji za traženje objašnjenja.

7. Kriterij i metodologija za odabir uspješnog ponuđača navedeni su u natječajnoj dokumentaciji, općenito u Uputama ponuđačima i specifikacijama. Ako nisu jasni, potrebno je zatražiti objašnjenje od zajmoprimca.

8. S tim u svezi treba naglasiti da odgovarajuća natječajna dokumentacija koju izdaje zajmoprimac određuje svaku nabavu, kako je navedeno u odjeljku 1.1. ovih Smejrnica. Ako ponuđač misli da neka od odredbi dokumentacije nije u skladu sa Smjernicama, treba to pitanje podnijeti zajmoprimcu.

9. Ponuđač je odgovoran zatražiti razrješenje nejasnoća, suprotnosti, ispuštanja i sličnih pitanja prije podnošenja ponude, da bi osigurao podnošenje ponude koja je u potpunosti valjana i u skladu sa zahtjevima, uključivši svu prateću dokumentaciju koja je potrebna u okviru natječajne dokumentacije. Ako ponuda ne udovoljava bitnim (tehničkim i komercijalnim) zahtjevima, to će rezultirati odbijanjem iste. Ako ponuđač želi predložiti odstupanje s obzirom na zahtjeve koji nisu od primarne važnosti ili predložiti alternativno rješenje, ponuđač treba navesti cijenu ponude koja je u potpunosti u skladu sa zahtjevima i zasebno navesti prilagodbu cijene koja može biti ponuđena ako se prihvati izmjena ili alternativno rješenje. Kad je ponuda primljena i javno otvorena od ponuđača neće biti zatraženo, niti će mu biti dopušteno mijenjati cijenu ili sadržaj ponude.

10. Kako je navedeno u odjeljku 2.46 proces ocjenjivanja ponude je povjerljiv sve dok se ne pošalju obavijesti o dodjeli. To je neophodno da bi se omogućilo zajmoprimcu i revizorima Banke da izbjegnu svako uplitanje. Ako ponuđač želi pružiti dodatne obavijesti Zajmoprimcu, Banci ili i jednom i drugom, to treba učiniti u pismenom obliku.

11. Ponuđači mogu poslati Banci kopiju korespondencije sa zajmoprimcem u svezi s predmetima koji se odnose na nabavu i relevantnim pitanjima ili može izravno pisati Banci, ako Zajmoprimac ne odgovori pravovremeno ili ako se radi o žalbi na zajmoprimca. Takva korespondencija treba biti upućena voditelju odsjeka za određenii sektor za zemlju zajmoprimca, uz kopiju Savjetniku za regionalnu nabavu.

12. Preporuke koje Banka primi od potencijalnih ponuđača, prije datuma zatvaranja natječaja, ako je to potrebno, bit će upućene zajmoprimcu uz napomene i preporuke Banke radi daljnjeg postupka ili odgovora.

13. Glede korespondencije koju ponuđači prime nakon otvaranja ponuda bit će postupljeno na slijedeći način. U slučaju ugovora koji ne podliježu prethodnom pregledu Banke, korespondencija će biti poslana zajmoprimcu na razmatranje i odgovarajuće djelovanje, ako postoji, i bit će pregledana tijekom nadgledanja projekta koje izvršava osobje Banke. U slučaju da ugovor podliježe prethodnom pregledu, korespondenciju će pregledati Banka uz konzultacije sa zajmoprimcem. Ako su potrebni dodatni podaci da bi se dovršio ovaj postupak, isti će biti zatraženi od zajmoprimca. Ako su potrebne dodatne obavijesti ili objašnjenja od ponuđača, Banka će zatražiti Zajmoprimca da ih prikupi, te da ih poprati svojim komentarom ili, ako je to odgovarajuće, uključi u izvješće o postupku ocjenjivanja. Bančin pregled neće biti dovršen sve dok takva korespondencija nije u potpunosti pregledana i razmotrena.

14. Osim radi stjecanja uvida, Banka neće ulaziti u rasprave ili korespndenciju niti s jednim ponuđačem tijekom ocjenjivanja i postupka pregleda nabave, sve dok se ne objavi dodjela ugovora.

1. Ako nakon objave dodjele ugovora neki ponuđačželi objašnjenje osnove na temelju koje njegova ponuda nije odabrana, svoj zahtjev treba uputiti zajmoprimcu. Ako ponuđač nije zadovoljan objašnjenjem i želi sastanak sa Bankom, to može učiniti tako da se obrati savjetniku za regionalnu nabavu za zemlju zajmoprimca koji će organizirati sastanak na odgovarajućoj razini i s relevantnim osobljem. U tom razgovoru može se raspravljati samo o ponudi ponuđača, a ne o ponudama konkurenata.

1 Zahtjevi IBRD-a i IDA-e s obzirom na nabavu su jednaki, te se ove Smjernice odnose kako na IBRD tako i na IDA, a kad se odnose na zajmove tad su uključeni krediti i priprema projekta (PPF). Ugovor o zajmu uključuje Ugovor o razvojnom kreditu i Ugovor o projektu.

2 Svako spominjanje "robe" i "radova" u ovim Smjernicama uključuje i prateće usluge kao što su prijevoz, osiguranje, montaža, obuka, te početno održavanje. "Roba" uključuje robu, sirovine, postrojenja, opremu, te industrijska postrojenja. Odredbe ovih Smjernica također se primjenjuju na usluge koje su ponuđene ili ugovorene na temelju izvršenja mjerljivih fizičkih radova, kao što je bušenje, izrada nacrta i slični poslovi. Smjernice se ne odnose na usluge savjetnika na koje se primjenjuju smjernice: Korištenje savjetodavnih usluga od strane zajmoprimaca Svjetske Banke i Svjetske Banke kao izvršne agencije (u daljnjem tekstu Smjernice za savjetodavne usluge).

3 U svrhe ovih Smjernica, riječi "bid" i "tender" imaju isto značenje (op.p. - ponuda).

4 U nekim slučajevima zajmoprimac djeluje kao posrednik, a projekt izvodi druga agencija ili tijelo. Kad je u ovim Smjernicama riječ o zajmoprimcu uključene su navedene agencije i tijela, kao i pod-zajmoprimci slijedom dogovora o proslijeđivanju zajma.

5 Statut Banke: članak III, Odjeljak 5(b).

6 Vidi odjeljak 1.6.

7 U svrhe ovih Smjernica, izraz izvođač radova odnosi se samo na poduzeća koja pružaju građevinske usluge.

8 Vidi odjeljak 1.6.

9 Vidi Dio 5.01 Općih uvjeta koji se primjenjuju na Ugovore o zajmovima i jamstvima, od 1. siječnja 1985. Banka ima listu zemalja iz kojih ponuđači ne mogu sudjelovati u nabavi koju financira Banka. Ta lista se redovito dopunjava i može se dobiti u Centru za obavještavanje javnosti Svjetske banke.

10 Vidi odjeljak 2.5.

11 Osim Namjenskog računa, u skladu s odjeljkom 3.8.

12 Kad je to odgovarajuće koriste se izrazi »kredit«, »IDA« i »Ugovor o kreditu«.

13 Vidi odjeljak 1.6.

14 U svrhe Smjernica »postrojenje« se odnosi na instaliranu opremu.

15 Vidi odjeljke 2.48-2.54 koji se odnose na postupke ocjenjivanja ponuda.

16 Kod izgradnje izvođač obično se izvodi radove direktno nego angažira druga poduzeća i upravlja radom drugih izvođača, preuzimajući punu odgovornost i rizik glede cijene, kvalitete i pravovremenosti. Suprotno tome, upravitelj gradilišta je savjetnik ili posrednik zajmoprimca, ali ne preuzima takve rizike. (Ako ih financira Banka usluge upravitelja gradilišta trebaju biti ugovorene u skladu sa Smjernicama o savjetodavnim uslugama. Vidi bilješku 2.)

17 Suprotno natječaju u dva koraka, Banka ne prihvaća sustav podnošenja dvije ili tri omotnice u kojima ponuđači zasebno daju kvalifikacije, tehničke specifikacije i cijenu u isto vrijeme, ali koje se otvaraju i ocjenjuju svaka zasebno.

18 Development Business je publikacija UN-ovog Odjela za obavještavanje javnosti, UN Plaza, New York, New York, 10017, USA. Ured se nalazi u Svjetskoj banci u Washingtonu.

19 Vidi odlomak 2.43.

20 Vidi odlomke 2.54-2.55.

21 Banka je pripremila Standardnu natječajnu dokumentaciju za korištenje zajmoprimca.

22 Za daljnje objašnjenje vidi INCOTERMS 1990. Objavila Međunarodna trgovačka komora, 39 Cours Albert 1, 75008, Pariz, Francuska. CIF označava trošak, osiguranje i utovar za morski prijevoz. CIP označava trošak, prijevoz i osiguranje u slučaju multimodularnog prijevoza. Oba izraza koriste se za neplađenu carinu, za čije plaćanje je zadužen zajmoprimac.

23 EXW cijena uključuje sve carine, porez na promet i ostale poreze koji su već plaćeni ili dospijevaju na naplatu za komponente i sirovine korištene u proizvodnji ili montaži opreme, ili prethodni uvoz opreme ponuđene u ponudi.

24 Vidi odjeljak 1.6.

25 Zajmoprimac može odlučiti izključiti carinske obveze na uvezenu opremu iz cijene ponude, budući da je teško odrediti ili uključiti "privremeni iznos" za isplatu stvarnih troškova. Vidi također Dodatak 2, bilj. 44.

26 INCOTERMS 1990 za utovar u luci bez plaćanja naknade, te za trošak i utovar u odredišnoj luci.

27 U svrhe Smjernica, ECU se smatra prihvatljivom valutom.

28 U daljnjem tekstu domaća valuta.

29 Podrazumijeva se da dužnosnici Međunarodnog centra za investicijske sporove (ICSID) mogu imenovati arbitre.

30 Da bi se osiguralo dovoljno vremena za odnošenje ponuda na mjesto koje je objavljeno kao mjesto javnog otvaranja.

31 Vidi odlomak 2.49.

32 Vidi odlomak 2.51.

33 Osim ako natječajna dokumentacija ne odredi drugačije za ugovore "ključ u ruke" (vidi odj.2.22 i bilj.25)

34 Bruto domaći proizvod kako ga Banka definira svake godine.

35 Na to se odnosi izraz "ponuđač čija cijena je ocijenjena najnižom" i "ponuda čija cijena je ocijenjena najnižom".

36 Ostali oblici nabave uobičajeno se izvršavaju u skladu s postupcima koje slijedi privatno ili javno poduzeće koje izvršava uvoz, ili nekom drugom poslovnom praksom koja je prihvatljiva za Banku, kako je opisano u odj. 3.12.

37 Ugovori neće biti podijeljeni na manje dijelove da bi bili manje privlačni za postupak međunarodnog natječaja. Prijedlog da se ugovor podijeli na manje pakete mora prethodno odobriti Banka.

38 Građevinska jedinica u državnom vlasništvu koja nije autonomna u smislu upravljanja i financija smatra se jedinicom namjenskog računa. Namjenski račun inače znači "izravna radna snaga" ili "izravni radovi".

39 Smernice za savjetodavne usluge primjenjuju se na odabir posrednika u nabavi i inspekciji. Troškovi ili honorar takvih posrednika prihvatljiv je za financiranje iz sredstava zajma, ako je tako određeno u Ugovoru o zajmu i uz uvjet da su uvjeti odabira i njihova zapošljavanja prihvatljivi za Banku.

40 BOO: Build, Own, Operate; BOT: Build, Operate, Transfer; BOOT: Build, Own, Operate, Transfer.

41 Za projekte kao što su tuneli, luke, mostovi, električne centrale, postrojenja za zbrinjavanje otpada i sustavi za distribuciju vode.

42 Odnosi se na Dodatak 3.

43 Odnosi se na odjeljak 2.15.

44 Ove odredbe se primjenjuju samo ako su carinske obveze isključene iz cijene ponude, a cijena uvezene robe izražena je na temelju c.i.f. ili c.i.p.cijena.

45 Davanje prednosti domaćim izvođačima primjenjuje se samo u zemljama koje udovoljavaju uvjetima. Vidi pododj. 2.54(b).

46 Tijekom predkvalifikacije i/ili natječaja.

47 Vodič za međunarodne poslovne mogućnosti.

48 Adresa UNDB (United Nations Development Business) nalazi se u bilj. 18. Adresa Centra za obavještavanje javnosti je adresa Svjetske banke, tj. 1818 H Street, N.W., Washington, D.C., 20433, USA.